Przyjęcie rozpoczęło się od toastów wygłoszonych przez królową Elżbietę II i prezydenta Aleksandra Kwaśniewskiego.
Elżbieta II w swym przemówieniu wspominała swą wizytę w Polsce 1996 roku, mówiła także o konstytucji 3 maja, pierwszej ustawie zasadniczej w Europie. "Polska i Wielka Brytania są starymi przyjaciółmi w nowej Europie. Gdzie, jeśli nie w Londynie, można to najlepiej świętować" - powiedziała królowa.
Polski prezydent wzniósł toast za polsko-brytyjską przyjaźń oraz za przyszłość obu krajów w zjednoczonej Europie. Podziękował też Brytyjczykom za otwarcie 1 maja rynku pracy dla obywateli nowych krajów UE. "Odebraliśmy to jako gest solidarności i zaufania" - podkreślił Kwaśniewski.
Najważniejsze miejsce przy stole zajęła brytyjska królowa. Po jej prawie stronie siedzi Kwaśniewski, a po lewej Filip, książę Edynburga. Obok niego natomiast miejsce zajęła żona prezydenta Jolanta Kwaśniewska.
Sala balowa, w której odbywa się przyjęcie powstała w latach 1853- 55 i służy królowej do wydawania oficjalnych bankietów.
Podczas przyjęcia na cześć polskiego prezydenta gościom będzie grała orkiestra Gwardii Walijskiej. Na stołach oprócz wielkich bukietów kwiatów stoją też złote świeczniki. U szczytu stołu, przed najważniejszymi gośćmi, ustawiono największy bukiet z groszków pachnących.
W przyjęciu uczestniczą brytyjski premier Tony Blair, wiceprezes EBOR Hanna Gronkiewicz-Waltz, ostatni prezydent Polski na uchodźstwie Ryszard Kaczorowski, historyk Norman Davis i zwierzchnik Kościoła anglikańskiego Rowan Williams.
Podczas przyjęcia serwowane są potrawy przygotowane w kuchni pałacowej. Podano rosół z warzywami, później będzie filet z soli z karczochami i baranina w pomidorach koktajlowych faszerowana risottem z białym truflami. Będą też młode ziemniaki z liściem mięty i deser czekoladowy z bezami.
Prezydencka para i najważniejsi członkowie delegacji - ministrowie, którzy towarzyszą Kwaśniewskiemu podczas wizyty - mieszkają w apartamentach Pałacu Buckingham.
"Godnie, ale skromnie" - tak mówią o warunkach panujących w pałacu. Niektórzy uskarżają się na problemy z kranami w pałacowych łazienkach. Zgodnie ze zwyczajami panującymi w Wielkiej Brytanii z oddzielnego kranu leci zimna, a z oddzielnego ciepła woda. Nie można więc np. biorąc prysznic ustawić odpowiedniej temperatury.
Aleję prowadzącą do pałacu zdobią szpalery polskich i brytyjskich flag. Przyjęcie trwało do północy.