Jak sobie radzić w spółce z o.o.

Za prowadzenie spraw spółki z o.o. odpowiedzialny jest zarząd. Wspólnicy mogą jednak wyrazić swoje stanowisko w najważniejszych sprawach związanych z zarządzaniem spółką w drodze uchwały. Podjęcie przez wspólników uchwały zasadniczo wymaga przeprowadzenia zgromadzenia wspólników. Istotą zgromadzenia jest zebranie w jednym miejscu wszystkich lub części wspólników. Zgromadzenie wspólników zasadniczo jest ważne bez względu na liczbę reprezentowanych na nim udziałów. Jeżeli prawidłowo powiadomiony wspólnik nie weźmie udziału w zgromadzeniu, uchwała może być podjęta pod jego nieobecność. Aby zapobiec takiej sytuacji, przepisy kodeksu spółek handlowych lub umowa spółki mogą ustanowić wymóg co do tzw. kworum. Pod tym pojęciem rozumie się minimalną liczbę udziałów, które muszą być reprezentowane na zgromadzeniu, aby można było skutecznie podejmować uchwały.

Zgromadzenia wspólników odbywają się co do zasady w siedzibie spółki. Pod pojęciem siedziby rozumie się określoną miejscowość (np. Warszawę lub Rzeszów), a nie konkretny adres. Wystarczające jest więc zebranie wspólników w obrębie miejscowości, w której spółka ma siedzibę. Zdarza się, że umowa spółki wskazuje również inne miejsce, w którym można przeprowadzić zgromadzenie wspólników. Ponadto zgromadzenie wspólników może się odbyć w każdym innym miejscu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, o ile wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie. Ważne jednak, że zgromadzenie może odbyć się wyłącznie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Wyklucza to możliwość przeprowadzenia zgromadzenia wspólników poza granicami Polski.

Zebranie wspólników w jednym miejscu, celem przeprowadzenia zgromadzenia wspólników, często napotyka na problemy praktyczne. Nierzadkie są sytuacje, w których wspólnik, np. ze względu na chorobę lub innego rodzaju trudności, nie jest w stanie stawić się na zgromadzeniu. Dopuszczalne jest wtedy skorzystanie z pomocy pełnomocnika. W pewnych okolicznościach osobisty udział wspólnika w zgromadzeniu jest jednak nieodzowny.

Wspomniane problemy praktyczne związane z organizacją zgromadzenia dotyczą zwłaszcza spółek z udziałem podmiotów zagranicznych lub spółek liczących wielu wspólników. Odnosi się to również do spółek, w których ustanowiono wysoki poziom kworum (np. 90%) lub konieczne jest zebranie na zgromadzeniu wszystkich wspólników. Jest to o tyle istotne, że poza zgromadzeniem zwyczajnym, które musi zostać przeprowadzone po zakończeniu każdego roku obrotowego, przynajmniej kilka razy w ciągu roku w spółce odbywają się zgromadzenia nadzwyczajne.

Ustawodawca dopuszcza powzięcie uchwał bez odbycia zgromadzenia wspólników. W takim przypadku wszyscy wspólnicy muszą wyrazić na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte, albo na głosowanie pisemne. Możliwe jest więc podjęcie uchwał przez wspólników w tzw. trybie obiegowym. W takim przypadku projekt uchwały krąży między wspólnikami, którzy oddają swoje głosy i przekazują uchwałę dalej, ewentualnie każdy ze wspólników przesyła odrębnie do spółki swój pisemny głos.

Powzięcie uchwały bez odbycia zgromadzenia wspólników jest o tyle utrudnione, że wymaga akceptacji wszystkich wspólników. Uzyskanie zgody wszystkich wspólników nie zawsze jest możliwe, zwłaszcza w przypadku konfliktu wewnątrz spółki. W takiej sytuacji powzięcie uchwały bez odbycia zgromadzenia wspólników staje się niemożliwe. Poza tym część uchwał musi zostać umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza (np. uchwały w sprawie zmiany umowy spółki). W przypadku takich uchwał niemożliwe jest ich podjęcie poza zgromadzeniem wspólników.

Z powyższych względów pojawiały się coraz liczniejsze opinie, w których zwracano uwagę na zasadność odformalizowania trybu podejmowania uchwał przez wspólników. Wskazywano na ułatwienia, jakie niesie za sobą przeprowadzenie zgromadzenia wspólników np. w trybie telekonferencji lub głosowania za pośrednictwem internetu. Powyższe stanowisko zyskiwało na popularności wraz z rozwojem nowych technologii.

Swoistym polem doświadczalnym w stosowaniu nowych technik były posiedzenia innych organów niż zgromadzenie wspólników, w szczególności rady nadzorczej. Przepisy nie regulują trybu przeprowadzania zebrań zarządu lub rady nadzorczej tak szczegółowo jak w przypadku zgromadzenia wspólników. Umowa spółki z o.o. może dopuszczać podejmowanie uchwał przez radę nadzorczą w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Pozwala to na uregulowanie zasad podejmowania uchwał przy pomocy środków komunikacji elektronicznej w dokumentach wewnętrznych spółki, tj. regulaminach. Powszechnie spotykane są zapisy dotyczące przyjmowania uchwał przez zarząd lub radę nadzorczą w trybie telekonferencji, czy za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Jedynie kwestią czasu było wprowadzenie zmian w kodeksie spółek handlowych pozwalających na udział w zebraniu wspólników przy wykorzystaniu szeroko rozumianych środków komunikacji elektronicznej. W pierwszej kolejności taką możliwość ustanowiono w spółce akcyjnej. Począwszy od 2009 r. statut spółki akcyjnej może dopuszczać udział w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Przyjęto, że spółki akcyjnej są z założenia lepiej zorganizowane niż spółki z o.o. Z uwagi na powyższe rozwiązania dotyczące udziału w zgromadzeniu w trybie „elektronicznym” wprowadzono najpierw w spółce akcyjnej.

Kolejnym krokiem było złagodzenie wymogów związanych z trybem podejmowania uchwał przez zgromadzenie wspólników w spółkach z o.o. zawiązywanych za pośrednictwem eKRS (czyli tzw. portalu S24). Począwszy od 1 kwietnia 2016 r., w spółce z o.o. założonej przez internet uchwały wspólników mogą być podjęte przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w systemie teleinformatycznym. W takim przypadku wniosek o wpis do KRS, wraz z uchwałą, składany jest za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Dane spółek z o.o. zakładanych za pośrednictwem portalu S24 znajdują się w systemie elektronicznym. Pozwala to na podejmowanie uchwał przez zgromadzenie wspólników takiej spółki także w trybie elektronicznym.

Podjęcie uchwały za pośrednictwem internetu nie wymaga formalnego zwołania zgromadzenia wspólników. Warunkiem jej podjęcia jest jednak wykonanie prawa głosu przez wszystkich wspólników. Prawo głosu wykonuje się przez oświadczenie złożone w systemie teleinformatycznym, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Uchwała podjęta przez internet jest równoważna z uchwałą sporządzoną w formie pisemnej. Uchwały powzięte w powyższy sposób dołącza się do księgi protokołów w postaci wydruków z systemu teleinformatycznego poświadczonych podpisami zarządu.

Podjęcie uchwały przez internet nie jest proste, ponieważ niezbędne jest, aby swój głos oddał każdy ze wspólników. Poza tym omówiona procedura dotyczy tylko spółek zawiązywanych za pośrednictwem portalu S24. Spółki z o.o. założone w tradycyjny sposób (czyli u notariusza) nie mogą skorzystać z tej możliwości.

Przedmiotem prac ustawodawczych jest obecnie projekt zmian w kodeksie spółek handlowych, który pozwalał będzie na udział w zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Jest on w znacznej mierze wzorowany na już obowiązujących regulacjach dotyczących zasad organizacji walnych zgromadzeń. Jak wspomniano, statut spółki akcyjnej już od 2009 r. może dopuszczać udział w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Ustawodawca nie określa zamkniętego katalogu trybów, za pośrednictwem których możliwe jest przeprowadzenie tzw. „elektronicznego” zgromadzenia wspólników. Decyzję w tym zakresie pozostawi się swobodzie wspólników wyrażonej w odpowiednich zapisach umowy spółki. Istota udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej sprowadzać się będzie przede wszystkim do transmisji obrad zgromadzenia w czasie rzeczywistym. Założeniem nowelizacji jest ponadto dopuszczenie dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym. W jej ramach wspólnicy będą mogą wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad zgromadzenia.

W uzasadnieniu projektu ustawy wskazano na przykład zgromadzenia wspólników zorganizowanego w formie telezgromadzenia. Polega ono na transmitowaniu w drodze elektronicznej obrad odbywających się w określonym miejscu do innych miejsc, w których zgromadzeni są poszczególni wspólnicy. Innym przykładem jest wideokonferencja, czyli rodzaj połączenia w drodze elektronicznej pomiędzy wspólnikami przebywającymi w różnych miejscach. Przy telezgromadzeniu wspólnik może znajdować się w innym miejscu, niż miejsce zgromadzenia. Przy wideokonferencji wspólnik może do niej dołączyć z dowolnego miejsca mającego dostęp do komunikacji elektronicznej.

Planowane przepisy będzie można wykorzystać w ten sposób, że zgromadzenie wspólników odbywać się będzie w określonym miejscu (np. siedzibie spółki), z udziałem przewodniczącego.

Pomimo przyjęcia elektronicznej formy zgromadzenia, spółka powinna wskazać miejsce, w którym będzie fizycznie przebywał prowadzący zgromadzenie wraz z protokolantem oraz ewentualnie członkami innych organów spółki. Pozostali wspólnicy będą mieli wybór, czy stawią się w miejscu zgromadzenia, czy też wezmą udział w zgromadzeniu za pośrednictwem środków elektronicznych.

Udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, pozwalać będzie na wykonywanie prawa głosu osobiście lub przez pełnomocnika.Przeprowadzenie zgromadzenia za pośrednictwem środków elektronicznych nie zwalnia przy tym od obowiązku przedstawienia dowodu udzielenia pełnomocnictwa. W związku z tym wspólnik powinien zadbać o dostarczenie do spółki pełnomocnictwa w formie pisemnej przed odbyciem elektronicznego zgromadzenia wspólników. Szkoda, że ustawodawca nie skorzystał tutaj z rozwiązania obowiązującego w zakresie publicznych spółek akcyjnych. Pełnomocnictwo do uczestniczenia w walnym zgromadzeniu spółki publicznej może być bowiem udzielone w postaci elektronicznej.

Jak wskazano w uzasadnieniu projektu ustawy, brak dysponowania pełnomocnictwem w formie pisemnej w chwili odbywania zgromadzenia stanowić będzie przyczynę odmowy dopuszczenia do uczestnictwa w zgromadzeniu. Założono bowiem, że uczestnictwo w elektronicznym zgromadzeniu wspólników przez pełnomocnika powinno stanowić wyjątek. Skoro zgromadzenie wspólników ma odbywać się w sposób zdalny, to wspólnik ma zapewnioną możliwość osobistego uczestnictwa w zgromadzeniu. Powyższe rozwiązanie istotnie utrudnia jednak udział w elektronicznym zgromadzeniu wspólników za pośrednictwem pełnomocnika.

Organizacja zgromadzenia wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej wymaga odpowiedniego przygotowania technicznego. W praktyce wykluczać to będzie możliwość przeprowadzenia w trybie elektronicznym tzw. zgromadzeń „ad hoc”. Chodzi tutaj o zgromadzenia, które odbywają się bez formalnego zwołania, w sytuacji gdy wszyscy wspólnicy stawiają się w jednym miejscu i wyrażają zgodę na odbycie zgromadzenia.

Niewłaściwe przygotowanie elektronicznego zgromadzenia może decydować o ważności uchwał podejmowanych przez wspólników. Ewentualne problemy z transmisją obrad mogą bowiem zakłócić przebieg zgromadzenia, np. wykluczyć możliwość oddania głosu. Równie istotne jest zapewnienie odpowiedniego trybu identyfikacji wspólników. Ustawodawca nie dopuszcza jednocześnie wprowadzenia zbyt rygorystycznych wymogów w tym zakresie. Udział wspólników w zgromadzeniu wspólników może bowiem podlegać jedynie takim ograniczeniom, które są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Jednocześnie udział w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej z oczywistych względów wyklucza możliwość przeprowadzenia głosowania tajnego.

W przypadku zgromadzenia wspólników przeprowadzonego w trybie tradycyjnym, wspólnik po podjęciu uchwały może zgłosić sprzeciw. Jest to ważne, ponieważ podniesienie sprzeciwu jest wymogiem formalnym pozwalającym na zaskarżenie uchwały przez wspólnika. Przy głosowaniu elektronicznym problematyczne może okazać się wskazanie precyzyjnego momentu podjęcia uchwały. Dlatego więc w przypadku elektronicznego zgromadzenia wspólnik może zgłosić sprzeciw już przy wykonywaniu prawa głosu. Poza tym wspólnik będzie miał możliwość nagrywania zgromadzenia wspólników i powołania się na takie nagranie, celem udowodnienia, że został przez niego zgłoszony sprzeciw co do uchwały.

Z przebiegu zwykłego zgromadzenia wspólników sporządza się protokół. Uchwały zgromadzenia wspólników muszą bowiem zostać wpisane do księgi protokołów. Są one podpisane przez obecnych lub co najmniej przez przewodniczącego i osobę sporządzającą protokół. W przypadku typowego zgromadzenia wspólników do protokołu należy dołączyć listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia. Z oczywistych względów w zakresie zgromadzenia prowadzonego w trybie elektronicznym uczestnicy nie będą składać podpisów. O fakcie obecności albo nieobecności wspólnika świadczyć powinien zapis audio-wideo z przebiegu zgromadzenia wspólników. Wskazane byłoby jednak zaznaczenie w protokole obrad, którzy wspólnicy wzięli w nim udział osobiście, a którzy za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Założyć należy, że z przebiegu elektronicznego zgromadzenia wspólników także powinien zostać sporządzony protokół. Zgodnie z projektem ustawy uchwały powzięte w trakcie elektronicznego zgromadzenia wspólników dołączane będą do księgi protokołów w postaci transkrypcji protokołu elektronicznego poświadczonej podpisami zarządu. Ponadto uzupełni się go o zapis audio-wideo. W ten sposób zapewni się uzyskanie materialnego nośnika uchwał.Transkrypcja protokołu (skan transkrypcji), zawierająca informacje o podjętych uchwałach, będzie także podlegać zgłoszeniu w systemie teleinformatycznym do KRS, np. w przypadku zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

Proponowane zapisy dotyczące protokołowania obrad zgromadzenia wspólników prowadzonego w trybie elektronicznym budzą jednak wątpliwości. Można zastanawiać się, czy możliwe będzie sporządzenie w tym trybie uchwał, które zgodnie z prawem wymagają zaprotokołowania przez notariusza. Zapis audio-wideo oraz jego transkrypcja nie spełniają bowiem wymogu aktu notarialnego w rozumieniu właściwych przepisów.

Podsumowując powyższe rozważania, zmiany w prawie dopuszczające udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej ocenić należy pozytywnie. Trudno jednak spodziewać się, że doprowadzą one do rewolucji polegającej na tym, że elektroniczne zgromadzenia wspólników wyprą zgromadzenia organizowane w dotychczasowym trybie. Przygotowanie elektronicznego zgromadzenia nadal pozostaje bowiem procesem skomplikowanym technicznie oraz wiążącym się z nakładami finansowymi.

Autorem tekstu jest dr Marcin Borkowski, radca prawny w GWW