Przetarg organizowany był przez MSZ, a w 2011 roku wygrało w nim konsorcjum trzech firm: Easylog, IT Expert i CAM Media. Ostatnia z nich nie uczestniczyła w zmowie. O udział w niej oskarżono powiązanego z firmą Easylog Janusza J. oraz jego partnerkę Monikę J., byłą urzędniczkę MSZ. W sprawę zamieszani są także członkowie komisji przetargowej i osoby z firm, które podczas konkursu dla pozoru prezentowały konkurencyjne oferty.
"Rzeczpospolita" relacjonuje, że polska dyplomacja ustanowiła zakres cenowy na 125 tys. euro do 35 mln euro, o czym miało wiedzieć jedynie wąskie grono osób. Chodziło o kompleksową obsługę spotkań i konferencji. Do przetargu zostało dopuszczonych pięć firm, po czym cztery z nich, które przeszły do dalszego etapu, wycofało się. Pozostało tylko konsorcjum, a oferta firmy Easylog opiewała na 34 mln złotych.
Prokurator Andrzej Michalski z Prokuratury Krajowej w Warszawie poinformował w rozmowie z „Rzeczpospolitą”, że „działania oskarżonych, którzy weszli w zmowę, spowodowały szkodę w imieniu Skarbu Państwa w wysokości co najmniej 14 mln zł”.