Jedno ze spotkań w sprawie organizacji obchodów odbyło się 19 stycznia 2010 r. w resorcie kultury. Przedstawiciel kancelarii premiera przekazał wówczas informację, że premier potwierdził wstępnie swój udział w oficjalnych państwowych uroczystościach w Katyniu oraz zaakceptował datę 10 kwietnia jako datę głównej ceremonii. Kancelaria Prezydenta powiadomiła MSZ o planowanym udziale prezydenta w kwietniowych obchodach w Katyniu 27 stycznia. Pismo trafiło też m.in. do ambasady RP w Moskwie. Nie wskazano w nim konkretnej daty wizyty, ani planowanych środków transportu delegacji na miejsce obchodów.
Wszystko o raporcie Millera we Wprost24
Kolejne spotkanie odbyło się 2 lutego w Radzie Ochrony Pamięci Walk i Męczeństwa. Podczas spotkania zaprezentowano dwa scenariusze uroczystości - w obu wariantach obchodów założony był udział prezydenta RP i premiera. W dniach 18-19 lutego 2010 r. w Katyniu odbyło się spotkanie sekretarza generalnego Rady Ochrony Pamięci Walk i Męczeństwa oraz przedstawicieli strony rosyjskiej: Zastępcy Naczelnika Zarządu ds. Kontaktów Międzynarodowych, Współpracy Regionalnej i Turystyki, administracji obwodu smoleńskiego, dyrektora Kompleksu Memorialnego w Katyniu oraz jego zastępcy. Celem spotkania było przedstawienie koncepcji organizacji uroczystości rocznicowych. Z notatki z tego spotkania wynika, że sekretarz ROPWiM przedstawił stronie rosyjskiej dwie koncepcje - zorganizowanie obchodów z jednoczesnym udziałem premiera i prezydenta lub dwóch uroczystości: pierwszej - w dniu 7 kwietnia z udziałem premierów Polski i Rosji, drugiej - w dniu 10 kwietnia z udziałem prezydenta RP. W notatce napisano, że strona rosyjska stwierdziła, że najbardziej korzystny byłby wariant osobnych wizyt premiera i prezydenta RP.
W raporcie napisano, że podsekretarz stanu MSZ 23 lutego 2010 r. zwrócił się pisemnie do szefa Kancelarii Prezydenta o ostateczne potwierdzenie uczestnictwa prezydenta w uroczystościach w Katyniu i przewodniczenia delegacji polskiej. Szef kancelarii zrobił to tego samego dnia, a także zadeklarował pełną gotowość kancelarii do "współpracy, konsultacji i koordynacji działań w realizacji tego przedsięwzięcia". Polska ambasada poinformowała MSZ 11 marca, że z rozmowy, którą przeprowadził pracownik ambasady z dyrektorem III Europejskiego Departamentu rosyjskiego MSZ wynikało, że rosyjskie MSZ oczekuje na decyzję Protokołu Rządu Federacji Rosyjskiej w sprawie organizacji wizyty. W tej samej rozmowie przedstawiciel strony rosyjskiej podkreślił, że Protokół Rządu FR będzie zajmował się wyłącznie organizacją spotkania Premiera RP z Premierem Federacji Rosyjskiej, gdyż do tej pory strona rosyjska nie otrzymała żadnej oficjalnej informacji o wizycie Prezydenta RP. Kolejne pismo z prośbą o niezwłoczne notyfikowanie stronie rosyjskiej przyjazdu prezydenta zostało przesłane z Kancelarii Prezydenta do MSZ 15 marca. Oficjalne powiadomienie strony rosyjskiej nastąpiło dzień później.
PAP, arb