Mówiąc o ewidencji czasu, warto poruszyć też kilka dodatkowych kwestii. W końcu jest to temat trochę bardziej złożony, ponieważ nie mówimy jedynie o notowaniu obecności od poniedziałku do piątku, lecz także o nadgodzinach, zmianach nocnych, w niedzielę bądź święta, urlopach różnego rodzaju, czy grafikach. Jest tego dość sporo, ale na szczęście rejestracja czasu pracy z inewi.pl ułatwia takie zadanie, przyspiesza je i sprawia, że całość jest przejrzysta zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika. Zatem jak to wygląda w praktyce?
Rejestracja Czasu Pracy
Na początek klasyczna sytuacja, czyli Rejestracja Czasu Pracy, która odbywa się prościej, ponieważ jest dostępna online. Dowolny smartfon lub tablet zamontowany w odpowiednim miejscu, ze ściągniętą aplikacją, zastępuje specjalne dość drogie urządzenie do rejestracji. Pracownicy, wchodząc do biura, są identyfikowani przy pomocy kodu QR, wykonanego w danej chwili zdjęcia, a dodatkowo jeszcze geolokalizacji. Informacja mówiąca o rodzaju zdarzenia, czy jest to wejście, czy też wyjście zostanie zapisana w systemie. Wszelkie spóźnienia, przerwy, czy godziny nadliczbowe będą widoczne dla pracodawcy. Jak widać, taka aplikacja pozwala otrzymać bardzo szczegółowe informacje. Natomiast nie zawsze jest tak, że pracuje się z biura. Co w takiej sytuacji?
Co z pracownikami pracującymi zdalnie lub przebywającymi na delegacji?
Wtedy, gdy dana osoba nie loguje się z biura, może uzyskać dostęp do inEwi na swoim urządzeniu mobilnym i w dalszej kolejności postępować dokładnie tak samo. Dzięki geolokalizacji będzie jasne, gdzie się w danej chwili znajduje. Jeśli nie smartfon, to komputer pracowniczy z powodzeniem posłuży jako czytnik, ponieważ zalogować można się także z poziomu aplikacji internetowej. Takie usprawnienia są pomocne dla osób będących w delegacjach albo takich, które mają pozwolenie na pracę zdalną.
Raporty oraz karta ewidencji czasu pracy
Informacje, które zostaną zarejestrowane, są dostępne zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy w formie przejrzystego oraz szczegółowego raportu. Ponieważ zgodnie z przepisami właściciel firmy musi zadbać o przygotowanie karty ewidencji czasu pracy osobno dla każdej zatrudnionej osoby, to warto wiedzieć, że z pomocą inEwi można ją bez problemu wygenerować. Jest to cyfrowy odpowiednik papierowego dokumentu. Wspomniany już artykuł 149 mówi o tym, że ewidencję prowadzi się między innymi w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia. Nie inaczej jest w przypadku inEwi, ponieważ aplikacja pozwala wyliczać wypłatę należną danej osobie. Tym bardziej że zapisane dane można wyeksportować do popularnego programu kadrowo-płacowego Comarch Optima, czy Sage Symfonia.
Zarządzanie urlopami
Kolejną sprawą są urlopy. Również w tym wypadku widać sporo udogodnień. Przede wszystkim nie musimy składać papierowych dokumentów, a możemy poprosić o wolne drogą elektroniczną, właśnie z pomocą aplikacji. Pracodawca lub inna odpowiedzialna za te kwestie osoba musi tylko zatwierdzić wniosek w inEwi. Pracownik z kolei dostanie natychmiast powiadomienie przez system, SMS, stronę internetową, czy email. Wszystko zatem dzieje się o wiele szybciej i do tego wygodniej. Nie trzeba bezpośrednio spotykać się z przełożonym. Co więcej, można także planować dni wolne z dużym wyprzedzeniem, wybrać urlop z nadgodzin i widzieć dokładnie w systemie ile jeszcze przysługuje nam standardowego wolnego, a ile na żądanie.
Przejrzyste grafiki
Właściwe przygotowanie rozkładu pracy osób zatrudnionych ma wpływ na funkcjonowanie firmy. Dawniej, w przypadku wersji papierowej było to o wiele trudniejsze, aniżeli dziś, kiedy jest inEwi. Wykonać można zarówno grafiki normowane, jak i nienormowane, a podczas tworzenia sprawdzić ich poprawność z przepisami Kodeksu Pracy. W przypadku nieprawidłowości, takich jak przekroczenie maksymalnej normy tygodniowej, osoba przygotowująca dokument zostanie o takim fakcie powiadomiona. Z kolei pracownik, mając swoją wersję mobilną tejże aplikacji, ma przy sobie wygodny podgląd harmonogramu.
Jak widać, dzięki inEwi można z powodzeniem prowadzić całą ewidencję czasu pracy i wszelkie dodatkowe czynności z tym związane. Istotne jest to, że taka aplikacja bardzo usprawnia wykonanie takiego zadania. Oprócz tego jest mniejsza szansa na ewentualne pomyłki, niedomówienia, czy nieporozumienia. Widać tutaj korzyści nie tylko dla pracodawcy, lecz także dla pracownika.