Skąd wieje wiatr zmian?
W świecie biznesu od miesięcy toczy się gorąca dyskusja na temat zmian wywołanych cyfrową transformacją. Nowoczesne technologie wraz z innowacyjnym podejściem do budowy produktów oraz usług zmieniają świat biznesu i generują jego rozwój. Kolejnym znaczącym inspiratorem zmian są organy państwowe nadzorujące poszczególne branże, które niejako wymuszają je za pomocą odgórnych regulacji. Są to zarówno nowe regulacje podatkowe (Ministerstwo Finansów), obostrzenia związane z ochroną danych osobowych (RODO wprowadzane przez GIODO), czy te dotyczące funkcjonowania sektora finansowego (KNF).
Od lat rynek profesjonalnych usług i organizacji posługuje się także różnego rodzaju standardami certyfikacyjnymi potwierdzającymi funkcjonowanie zgodne z ustalonymi standardami. Poza samym potwierdzaniem spełniania przez organizację określonych norm, wprowadzanie standardów niesie za sobą szereg wymiernych korzyści dla jej funkcjonowania i konkurencyjności. Jednym z najbardziej znanych na rynku certyfikatów jest ISO, czyli spis standardów opisujących w bardzo szerokim zakresie sposoby i zasady działania przedsiębiorstwa (dobre praktyki).
Standardem trwającej właśnie rewolucji jest Certyfikacja Paperless, określająca model działania organizacji pozwalający na optymalne funkcjonowanie w cyfrowym świecie bez papieru.
Koniec ery papieru to proces
Od początku funkcjonowania systemów informatycznych jednym z ich głównych założeń było odejście od przechowywania danych w wersji papierowej. Ta podstawowa transformacja daje szybszy dostęp do danych i możliwość ich automatycznego przetwarzania, ale o ile w przypadku kluczowych procesów biznesowych nie istnieje już nawet możliwości pracy na danych papierowych, to procesy poboczne często wciąż bazują na papierze. Dzieje się tak nie z powodu braku odpowiednich technologii (bo one istnieją od dawna), a w wyniku nie potrafienia wyliczenia zwrotu z inwestycji i dostrzeżenia korzyści. Jest to jeden z kluczowych powodów, przez które całkowita eliminacja papieru w biznesie wciąż nie może się dokonać.
Podobnie jak ISO reguluje organizacje w zakresie jakości czy bezpieczeństwa, standard Paperless (PPL) określa w jaki sposób poprawnie i optymalnie digitalizować procesy biznesowe. Przy tym jest to standard będący nie tylko narzędziem metodycznym, ale również drogowskazem przy wyborze konkretnych narzędzi informatycznych. Odpowiada więc na pytania co digitalizować oraz jak to zrobić?
Na czym polega certyfikacja Paperless
Certyfikacja obejmuje 4 możliwe etapy rozwoju organizacji. Aby przybliżyć na czym polegają kolejne poziomy, posłużę się dobrze znanym wszystkim organizacjom przykładem procesu faktury kosztowej.
Certyfikat Paperless Poziom 1 – organizacja papierowa, ale już procesowa.
Faktury kosztowe są procesowane w organizacji wedle ściśle określonej procedury tj. na podstawie dekretu trafiają do odpowiednich jednostek, wyznaczone są kwotowe progi ich akceptacji, a cały proces (od momentu startu do zaksięgowania) mieści się w terminie płatności i księgowania danego dokumentu.
Certyfikat Paperless Poziom 2 – organizacja zdigitalizowała swoje procesy.
Spełnione są elementy Poziomu 1 z tą różnicą, że cały proces obsługiwany jest przez rozwiązanie informatyczne.
Certyfikat Paperless Poziom 3 – organizacja zautomatyzowała swoje elektroniczne procesy.
Elektroniczny proces zawiera elementy automatyzacji. Przykładowo posiada: możliwość zarejestrowania dokumentu księgowego przez urządzenie mobilne bez konieczności dostarczania wersji papierowej, automatyczną dekretację dokumentu dzięki mechanizmowi OCR i integrację z systemem bankowym w celu dokonania płatności.
Certyfikat Paperless Poziom 4 – w pełni elektroniczna organizacja wyznaczająca trendy w stosowaniu najnowszych technologii.
Najwyższy poziom oznacza spięcie systemów z rozwiązaniami dostawców w celu automatycznego przekazywania dokumentów księgowych lub przechowywanie dokumentów w rozwiązaniach opartych o Blockchain.
Jak wygląda certyfikacja Paperless
Przyznanie certyfikatu odbywa się na podstawie wyniku audytu dokonanego przez ekspertów od cyfrowej digitalizacji. W jego trakcie, w zależności od normy o jaką stara się organizacja, przeprowadzany jest szereg warsztatów z pracownikami, kadrą kierowniczą oraz zarządem spółki. Po ustaleniu harmonogramu spotkań, zakresu obszarów, które będą weryfikowane oraz zasad weryfikacji, audytor przedstawia podstawowe informacje o procesie audytowania oraz metodach pracy.
Na podstawie wywiadów z pracownikami i obserwacji audytora, powstaje składający się z dwóch części raport opisujący funkcjonowanie organizacji. Cześć pierwsza zawiera odpowiedzi na wszystkie pytania związane z normą PPL, gdzie każda z nich otrzymuje określoną liczbę punktów służących do oceny czy dany poziom certyfikacji może zostać przyznany. Wymagane jest aby organizacja zdobyła określoną liczbę punktów w poszczególnych obszarach, a nie jedynie łączny wynik.
Drugą część raportu stanowi zbiór merytorycznych rekomendacji, które audytor jest zobowiązany przygotować dla wszystkich potencjalnych miejsc do usprawnień. W przypadku rekomendacji procesowej, podawane jest uzasadnienie potencjalnego zysku z jej wprowadzenia oraz konsekwencje zmian dla organizacji. W przypadku zmian technologicznych, wskazywana jest potencjalna technologia, która może realizować dany proces w warunkach badanej organizacji.
Wartość dodana – środowisko
Celem funkcjonowania normy Paperless jest przede wszystkim dostarczenie organizacjom oraz ich partnerom wartości czysto biznesowych czyli monitorowania procesów i wskazania miejsc do cyfrowych usprawnień. Nie można jednak zapominać o bardzo ważnym aspekcie samej normy, czyli badaniu wpływu firm na środowisko. Norma docenia tych, którzy w sposób świadomy i rozsądny ten wpływ ograniczają, a także mobilizuje organizacje, które nie wiedzą jeszcze jak to zrobić lub nie mają świadomości jak bardzo istotna jest to kwestia, do głębszego zastanowienia się nad tym tematem.
Do zobaczenia w świecie bez papieru! Więcej na: www.paperless.pl
Piotr Aftewicz