Zapomnieć o głównym księgowym
Dodano:
Autsourcing usług księgowych jest jeszcze w Polsce nowością
Stosowanie outsourcingu obsługi prawnej, rachuby płac, usług medycznych, rekrutacji, szkoleń itp. jest akceptowane przez większość przedsiębiorców jako uznana praktyka w zarządzaniu firmą. Natomiast outsourcing usług księgowych jest jeszcze w Polsce nowością, w dodatku wzbudzającą wiele kontrowersji.
Kadra kierownicza obawia się braku dostępu do informacji, dyrektor finansowy - zmniejszenia podległego mu zespołu, główny księgowy - utraty pracy. Po drugiej stronie barykady stoi z reguły prezes lub członek zarządu odpowiedzialny za finanse. Pragną oni pozbyć się kłopotów i wydatków związanych z istnieniem działu księgowości. Outsourcing wydaje się tu wymarzonym rozwiązaniem. Będzie się wiązał z koniecznością utraty pracy przez kilka lub kilkanaście osób, ale pozwoli na wdrożenie nowoczesnych rozwiązań organizacyjnych oraz na przerzucenie ryzyka związanego z prowadzeniem firmy na zewnętrznego wykonawcę.
Szansa na redukcję kosztów
Najczęściej impulsem do wprowadzenia outsourcingu jest konieczność redukcji kosztów. Księgowość to obszar umożliwiający uzyskanie oszczędności rzędu 20-50 procent, ale wymaga najczęściej wdrożenia nowego systemu finansowo-księgowego, redukcji zatrudnienia, przeprojektowania procesów księgowych, wdrożenia procedur, optymalizacji obiegu dokumentów itp. Wiele przedsiębiorstw restrukturyzuje swoje działy księgowości, zamiast poszukać firmy zewnętrznej.
Inna sprawa to konieczność wdrożenia nowego systemu komputerowego w obszarze finansów i księgowości. Przedsięwzięcie to wiąże się z poważnymi inwestycjami (od kilkuset tysięcy do nawet kilku milionów złotych) oraz zarządzaniem trudnym i długotrwałym projektem. Bardzo często po wdrożeniu - trwającym do dwóch lat - poziom usług świadczonych przez wewnętrzny dział księgowości jest najwyżej średni. Poza tym wciąż brakuje dostępu do informacji zarządczych, trzeba płacić za nadgodziny i stale uzgadniać dane w systemie księgowym.
Zastosowanie outsourcingu księgowości pozwala uniknąć drogiego i długotrwałego wdrażania i przygotowania środowiska pracy. Daje natomiast dostęp do informacji zarządczych w postaci raportów lub dostęp online do systemu komputerowego.
Bariery czy przyzwyczajenie
Najpoważniejszą barierą przy wdrażaniu outsourcingu księgowości jest obawa przed fizycznym brakiem księgowego w promieniu dwudziestu metrów od prezesa firmy. Większość szefów na propozycje wykreślenia jego stanowiska ze schematu organizacyjnego reaguje niepokojem i obawą przed brakiem dostępu do informacji. Rola księgowego jest bowiem w firmach różna, ale zwykle pełni on funkcje nieformalnego centrum decyzyjnego i ośrodka informacyjnego generującego w ciągu kilku minut raporty wymagane przez prezesa i dyrektora finansowego.
Inna bariera to trwające wiele miesięcy lub nawet lat oraz bardzo kapitałochłonne wdrożenie systemu komputerowego. Niewielu szefów skłonnych jest potraktować te wydatki jako tzw. sunk cost i uniknąć dalszych nakładów na utrzymanie kosztownego systemu. Poprawność polityczna wymaga kontynuowania rozpoczętego dzieła, aż inwestycja się zamortyzuje.
Kolejna bariera: złe doświadczenia rynkowe. Znane są historie firm, które przekazały księgowość w outsourcing, ale projekt nie zakończył się sukcesem. W efekcie powracano do wewnętrznej księgowości, co wiązało się z dodatkowymi kosztami. Szczególnie wiele złego na rynku zrobiły biura rachunkowe, które podejmowały się przedsięwzięć outsourcingowych, nie mając niezbędnych kompetencji w zakresie obsługi księgowej dużych firm. Nie rozumiały potrzeb informacyjnych zarządów firm, nie zdawały sobie sprawy ze złożoności procesów komunikacyjnych, konieczności wdrażania procedur, inercji w podejmowaniu decyzji formalnych i nieformalnych grup nacisku. Efekt? Rosnące nieporozumienia, brak efektów i... powrót do starego modelu organizacji.
Redukcje zatrudnienia i związane z nimi komplikacje też nie ułatwiają podejmowania decyzji w sprawie outsourcingowania usług księgowych. Bardzo często redukowane stanowiska zajmują pracownicy z wieloletnim stażem pracy. Koszty odpraw są wysokie, emocje podsycają związki zawodowe.
I jeszcze jedna bariera: niedostateczna wiedza o outsourcingu księgowości i możliwych korzyściach wynikających z jego zastosowania.
Jakie korzyści?
Premia za przezwyciężenie barier przy podejmowaniu decyzji o outsourcingu księgowości może być niezwykle atrakcyjna i wartościowa. Przede wszystkim możliwe jest osiągnięcie znacznej redukcji kosztów. Uporządkowanie księgowości poprawia skuteczność działania służb kontrolingowych, a to wpływa na uzyskanie oszczędności w obszarze całej firmy.
Istotne jest też odciążenie kadry kierowniczej od zarządzania działem księgowości. Firma outsourcingowa będzie zarządzać realizacją zadań księgowych, śledzić zmiany w przepisach, nadzorować obieg dokumentów, aktualizować oprogramowanie, tworzyć raporty i dostarczać niezbędnych informacji wspomagających zarządzanie.
Ważne jest także przeniesienie ryzyka. Bierze je na siebie usługodawca. W tradycyjnym modelu główny księgowy odpowiada za swoje błędy do wysokości trzech miesięcznych pensji. W wypadku outsourcingu odpowiedzialność ponosi firma świadcząca usługi. Aby rzeczywiście tak było, musi ona wykupić polisę ubezpieczeniową o wartości znacznie wyższej niż kwota obowiązkowa (obecnie 10 tysięcy euro).
Wszystkie te korzyści firma osiągnie jednak tylko pod warunkiem wybrania odpowiedniego partnera i podpisania z nim umowy gwarantującej nie tylko atrakcyjna cenę, ale także wysoką jakość usług oraz elastyczność we współpracy. Warto w umowie określić wszelkie sytuacje, w których może ona zostać rozwiązana, konsekwencje tego dla obu stron oraz sankcje za niesatysfakcjonującą jakość usługi. Sporządzenie takiego dokumentu warto powierzyć dobremu prawnikowi lub kancelarii prawnej, chociażby w ramach... usługi outsourcingowej.
Przydaje się także wyznaczenie `sponsora`, czyli członka władz firmy, który będzie wspierał wdrożenie obsługi outsourcingowej i rozwój współpracy. Najlepiej w takiej roli sprawdza się prezes zarządu.
Sposób na problemy
Czy outsourcing rozwiąże problemy menedżerów firmy związane z księgowością? Czy to możliwe, że usługodawca zewnętrzny będzie tańszy niż dział wewnątrz firmy? Czy będzie w stanie dodatkowo generować zysk jej właścicieli? Takie pytania zadaje sobie wielu prezesów, rozważając możliwość zastosowania outsourcingu księgowości. W przeważającej liczbie przypadków odpowiedź na powyższe pytania jest twierdząca.
Profesjonalna firma obsługująca wielu klientów ma specjalistyczną organizację pozwalająca na świadczenie wysokiej jakości usług księgowych. Zatrudnia zwykle znakomicie przygotowanych merytorycznie menedżerów oddelegowanych do zarządzania, kontroli jakości itp. Wprowadza również specjalną organizację kontaktów z klientami tak, by zminimalizować stratę czasu i energii na czynności będące dotychczas wynikiem złej organizacji pracy lub niewłaściwej komunikacji.
Firmy outsourcingowe zajmują się także obsługą kontrolingową klienta. Wtedy w ich gestii pozostaje nie tylko dostarczanie odpowiednich raportów zarządczych, ale także rekomendacja działań korygujących odchylenia od wykonania planu finansowego.
Może więc warto pozwolić sobie na zapomnienie o głównym księgowym?
Słownik
- Outsourcing pełny - wydzielenie poza firmę wszystkich elementów nieprzydatnych bezpośrednio do realizacji strategicznego celu działania. Ma to związek z przejściem do firmy zewnętrznej części pracowników oraz odkupieniem części środków trwałych należących do zleceniodawcy
- Polskie Towarzystwo Outsourcingowe - stowarzyszenie powołane w celu popularyzacji outsourcingu jako metody zarządzania firmami i przedsięwzięciami gospodarczymi, upowszechniania wiedzy o metodach i zasadach outsourcingu oraz integracji środowiska menedżerów związanych z tą sferą
- SLA - skrót od angielskich słów: service level agreement. Najistotniejsza część umowy outsourcingowej regulująca minimalny poziom jakości świadczonych usług oraz zasady dokonywania oceny współpracy
5 sygnałów, że trzeba wdrożyć outsourcing księgowości
- Szykuje się nowe wdrożenie systemu FK. Zamiast samodzielnie wdrażać nowy system komputerowy dla księgowości, kadr i płac, warto powierzyć te zadania zewnętrznej firmie. Wynik będzie ten sam: zapewnimy sobie profesjonalną obsługę księgową, kadrową, płacową, a przy tym unikniemy wydatków na zakup licencji, modernizacje serwerów, usługi wdrożeniowe oraz zarządzanie projektem angażującym dużą część kierownictwa firmy.
- Wyniki kontroli skarbowych są negatywne. Może to oznaczać, że nasza kadra księgowa nie nadąża za zmieniającymi się przepisami. Firma zewnętrzna zapewni wyższy poziom bezpieczeństwa, m.in. dzięki doświadczonej kadrze oraz polisom ubezpieczeniowym chroniącym outsourcingobiorcę przed skutkami błędów.
- Problemy kadrowe - zmiana głównego księgowego. Jest to odpowiedni moment, żeby zastanowić się, czy nie warto zlikwidować wewnętrznego działu księgowości i nie powierzyć realizowania jego zadań firmie zewnętrznej. Unikniemy wydatków i straty czasu na rekrutację nowego GK oraz ryzyka, że wybrana osoba nie spełni pokładanych nadziei.
- Brak przydatnych informacji zarządczych z księgowości. Bardzo często wewnętrzny dział księgowości koncentruje się na wypełnianiu podstawowych obowiązków w stosunku do budżetu i ZUS. W ramach obsługi zewnętrznej za tę samą cenę można uzyskać usługę księgową wraz z raportowaniem informacji zarządczych, co w istotnym stopniu poprawi efektywność zarządzania firmą.
- Zbyt wysokie koszty księgowości. Koszt wewnętrznego działu księgowości jest zazwyczaj wyższy od kosztu obsługi zewnętrznej. Przekazanie jego zadań firmie świadczącej księgowe usługi outsourcingowe przynosi oszczędności rzędu 20-50 procent oraz dodatkowe korzyści, takie jak transfer odpowiedzialności i odciążenie od zarządzania.
Czy się opłaca?
Outsourcing usług księgowych
ZA:
1. Obniżenie kosztów bezpośrednich o mniej więcej 20 proc.
2. Uniknięcie nakładów na inwestycje w kosztowne systemy informatyczne i ich utrzymanie
3. Zmniejszenie ryzyka - odpowiedzialność za ewentualne błędy przejmuje firma zewnętrzna
4. Wdrożenie nowoczesnego raportowania informacji zarządczych
5. Wsparcie ze strony wysoko kwalifikowanych specjalistów bez konieczności zatrudnienia ich na etat
6. Możliwość skoncentrowania się na podstawowej działalności
przeciw:
1. Strach przed nieznanym
2. Lęk przed powierzeniem tajemnic firmy
3. Obawa o utratę kontroli nad strategiczną sferą działania
4. Opór pracowników zagrożonych zwolnieniem lub utratą pozycji
Kadra kierownicza obawia się braku dostępu do informacji, dyrektor finansowy - zmniejszenia podległego mu zespołu, główny księgowy - utraty pracy. Po drugiej stronie barykady stoi z reguły prezes lub członek zarządu odpowiedzialny za finanse. Pragną oni pozbyć się kłopotów i wydatków związanych z istnieniem działu księgowości. Outsourcing wydaje się tu wymarzonym rozwiązaniem. Będzie się wiązał z koniecznością utraty pracy przez kilka lub kilkanaście osób, ale pozwoli na wdrożenie nowoczesnych rozwiązań organizacyjnych oraz na przerzucenie ryzyka związanego z prowadzeniem firmy na zewnętrznego wykonawcę.
Szansa na redukcję kosztów
Najczęściej impulsem do wprowadzenia outsourcingu jest konieczność redukcji kosztów. Księgowość to obszar umożliwiający uzyskanie oszczędności rzędu 20-50 procent, ale wymaga najczęściej wdrożenia nowego systemu finansowo-księgowego, redukcji zatrudnienia, przeprojektowania procesów księgowych, wdrożenia procedur, optymalizacji obiegu dokumentów itp. Wiele przedsiębiorstw restrukturyzuje swoje działy księgowości, zamiast poszukać firmy zewnętrznej.
Inna sprawa to konieczność wdrożenia nowego systemu komputerowego w obszarze finansów i księgowości. Przedsięwzięcie to wiąże się z poważnymi inwestycjami (od kilkuset tysięcy do nawet kilku milionów złotych) oraz zarządzaniem trudnym i długotrwałym projektem. Bardzo często po wdrożeniu - trwającym do dwóch lat - poziom usług świadczonych przez wewnętrzny dział księgowości jest najwyżej średni. Poza tym wciąż brakuje dostępu do informacji zarządczych, trzeba płacić za nadgodziny i stale uzgadniać dane w systemie księgowym.
Zastosowanie outsourcingu księgowości pozwala uniknąć drogiego i długotrwałego wdrażania i przygotowania środowiska pracy. Daje natomiast dostęp do informacji zarządczych w postaci raportów lub dostęp online do systemu komputerowego.
Bariery czy przyzwyczajenie
Najpoważniejszą barierą przy wdrażaniu outsourcingu księgowości jest obawa przed fizycznym brakiem księgowego w promieniu dwudziestu metrów od prezesa firmy. Większość szefów na propozycje wykreślenia jego stanowiska ze schematu organizacyjnego reaguje niepokojem i obawą przed brakiem dostępu do informacji. Rola księgowego jest bowiem w firmach różna, ale zwykle pełni on funkcje nieformalnego centrum decyzyjnego i ośrodka informacyjnego generującego w ciągu kilku minut raporty wymagane przez prezesa i dyrektora finansowego.
Inna bariera to trwające wiele miesięcy lub nawet lat oraz bardzo kapitałochłonne wdrożenie systemu komputerowego. Niewielu szefów skłonnych jest potraktować te wydatki jako tzw. sunk cost i uniknąć dalszych nakładów na utrzymanie kosztownego systemu. Poprawność polityczna wymaga kontynuowania rozpoczętego dzieła, aż inwestycja się zamortyzuje.
Kolejna bariera: złe doświadczenia rynkowe. Znane są historie firm, które przekazały księgowość w outsourcing, ale projekt nie zakończył się sukcesem. W efekcie powracano do wewnętrznej księgowości, co wiązało się z dodatkowymi kosztami. Szczególnie wiele złego na rynku zrobiły biura rachunkowe, które podejmowały się przedsięwzięć outsourcingowych, nie mając niezbędnych kompetencji w zakresie obsługi księgowej dużych firm. Nie rozumiały potrzeb informacyjnych zarządów firm, nie zdawały sobie sprawy ze złożoności procesów komunikacyjnych, konieczności wdrażania procedur, inercji w podejmowaniu decyzji formalnych i nieformalnych grup nacisku. Efekt? Rosnące nieporozumienia, brak efektów i... powrót do starego modelu organizacji.
Redukcje zatrudnienia i związane z nimi komplikacje też nie ułatwiają podejmowania decyzji w sprawie outsourcingowania usług księgowych. Bardzo często redukowane stanowiska zajmują pracownicy z wieloletnim stażem pracy. Koszty odpraw są wysokie, emocje podsycają związki zawodowe.
I jeszcze jedna bariera: niedostateczna wiedza o outsourcingu księgowości i możliwych korzyściach wynikających z jego zastosowania.
Jakie korzyści?
Premia za przezwyciężenie barier przy podejmowaniu decyzji o outsourcingu księgowości może być niezwykle atrakcyjna i wartościowa. Przede wszystkim możliwe jest osiągnięcie znacznej redukcji kosztów. Uporządkowanie księgowości poprawia skuteczność działania służb kontrolingowych, a to wpływa na uzyskanie oszczędności w obszarze całej firmy.
Istotne jest też odciążenie kadry kierowniczej od zarządzania działem księgowości. Firma outsourcingowa będzie zarządzać realizacją zadań księgowych, śledzić zmiany w przepisach, nadzorować obieg dokumentów, aktualizować oprogramowanie, tworzyć raporty i dostarczać niezbędnych informacji wspomagających zarządzanie.
Ważne jest także przeniesienie ryzyka. Bierze je na siebie usługodawca. W tradycyjnym modelu główny księgowy odpowiada za swoje błędy do wysokości trzech miesięcznych pensji. W wypadku outsourcingu odpowiedzialność ponosi firma świadcząca usługi. Aby rzeczywiście tak było, musi ona wykupić polisę ubezpieczeniową o wartości znacznie wyższej niż kwota obowiązkowa (obecnie 10 tysięcy euro).
Wszystkie te korzyści firma osiągnie jednak tylko pod warunkiem wybrania odpowiedniego partnera i podpisania z nim umowy gwarantującej nie tylko atrakcyjna cenę, ale także wysoką jakość usług oraz elastyczność we współpracy. Warto w umowie określić wszelkie sytuacje, w których może ona zostać rozwiązana, konsekwencje tego dla obu stron oraz sankcje za niesatysfakcjonującą jakość usługi. Sporządzenie takiego dokumentu warto powierzyć dobremu prawnikowi lub kancelarii prawnej, chociażby w ramach... usługi outsourcingowej.
Przydaje się także wyznaczenie `sponsora`, czyli członka władz firmy, który będzie wspierał wdrożenie obsługi outsourcingowej i rozwój współpracy. Najlepiej w takiej roli sprawdza się prezes zarządu.
Sposób na problemy
Czy outsourcing rozwiąże problemy menedżerów firmy związane z księgowością? Czy to możliwe, że usługodawca zewnętrzny będzie tańszy niż dział wewnątrz firmy? Czy będzie w stanie dodatkowo generować zysk jej właścicieli? Takie pytania zadaje sobie wielu prezesów, rozważając możliwość zastosowania outsourcingu księgowości. W przeważającej liczbie przypadków odpowiedź na powyższe pytania jest twierdząca.
Profesjonalna firma obsługująca wielu klientów ma specjalistyczną organizację pozwalająca na świadczenie wysokiej jakości usług księgowych. Zatrudnia zwykle znakomicie przygotowanych merytorycznie menedżerów oddelegowanych do zarządzania, kontroli jakości itp. Wprowadza również specjalną organizację kontaktów z klientami tak, by zminimalizować stratę czasu i energii na czynności będące dotychczas wynikiem złej organizacji pracy lub niewłaściwej komunikacji.
Firmy outsourcingowe zajmują się także obsługą kontrolingową klienta. Wtedy w ich gestii pozostaje nie tylko dostarczanie odpowiednich raportów zarządczych, ale także rekomendacja działań korygujących odchylenia od wykonania planu finansowego.
Może więc warto pozwolić sobie na zapomnienie o głównym księgowym?
Słownik
- Outsourcing pełny - wydzielenie poza firmę wszystkich elementów nieprzydatnych bezpośrednio do realizacji strategicznego celu działania. Ma to związek z przejściem do firmy zewnętrznej części pracowników oraz odkupieniem części środków trwałych należących do zleceniodawcy
- Polskie Towarzystwo Outsourcingowe - stowarzyszenie powołane w celu popularyzacji outsourcingu jako metody zarządzania firmami i przedsięwzięciami gospodarczymi, upowszechniania wiedzy o metodach i zasadach outsourcingu oraz integracji środowiska menedżerów związanych z tą sferą
- SLA - skrót od angielskich słów: service level agreement. Najistotniejsza część umowy outsourcingowej regulująca minimalny poziom jakości świadczonych usług oraz zasady dokonywania oceny współpracy
5 sygnałów, że trzeba wdrożyć outsourcing księgowości
- Szykuje się nowe wdrożenie systemu FK. Zamiast samodzielnie wdrażać nowy system komputerowy dla księgowości, kadr i płac, warto powierzyć te zadania zewnętrznej firmie. Wynik będzie ten sam: zapewnimy sobie profesjonalną obsługę księgową, kadrową, płacową, a przy tym unikniemy wydatków na zakup licencji, modernizacje serwerów, usługi wdrożeniowe oraz zarządzanie projektem angażującym dużą część kierownictwa firmy.
- Wyniki kontroli skarbowych są negatywne. Może to oznaczać, że nasza kadra księgowa nie nadąża za zmieniającymi się przepisami. Firma zewnętrzna zapewni wyższy poziom bezpieczeństwa, m.in. dzięki doświadczonej kadrze oraz polisom ubezpieczeniowym chroniącym outsourcingobiorcę przed skutkami błędów.
- Problemy kadrowe - zmiana głównego księgowego. Jest to odpowiedni moment, żeby zastanowić się, czy nie warto zlikwidować wewnętrznego działu księgowości i nie powierzyć realizowania jego zadań firmie zewnętrznej. Unikniemy wydatków i straty czasu na rekrutację nowego GK oraz ryzyka, że wybrana osoba nie spełni pokładanych nadziei.
- Brak przydatnych informacji zarządczych z księgowości. Bardzo często wewnętrzny dział księgowości koncentruje się na wypełnianiu podstawowych obowiązków w stosunku do budżetu i ZUS. W ramach obsługi zewnętrznej za tę samą cenę można uzyskać usługę księgową wraz z raportowaniem informacji zarządczych, co w istotnym stopniu poprawi efektywność zarządzania firmą.
- Zbyt wysokie koszty księgowości. Koszt wewnętrznego działu księgowości jest zazwyczaj wyższy od kosztu obsługi zewnętrznej. Przekazanie jego zadań firmie świadczącej księgowe usługi outsourcingowe przynosi oszczędności rzędu 20-50 procent oraz dodatkowe korzyści, takie jak transfer odpowiedzialności i odciążenie od zarządzania.
Czy się opłaca?
Outsourcing usług księgowych
ZA:
1. Obniżenie kosztów bezpośrednich o mniej więcej 20 proc.
2. Uniknięcie nakładów na inwestycje w kosztowne systemy informatyczne i ich utrzymanie
3. Zmniejszenie ryzyka - odpowiedzialność za ewentualne błędy przejmuje firma zewnętrzna
4. Wdrożenie nowoczesnego raportowania informacji zarządczych
5. Wsparcie ze strony wysoko kwalifikowanych specjalistów bez konieczności zatrudnienia ich na etat
6. Możliwość skoncentrowania się na podstawowej działalności
przeciw:
1. Strach przed nieznanym
2. Lęk przed powierzeniem tajemnic firmy
3. Obawa o utratę kontroli nad strategiczną sferą działania
4. Opór pracowników zagrożonych zwolnieniem lub utratą pozycji