Oprogramowanie dla firmy
Dodano:
Dobry program do zarządzania lub finansowo-księgowy sprawi, że menedżerowie o wiele lepiej będą kontrolować sytuację w firmie. Co zrobić, aby na pewno tak się stało?
Danuta Hajduk, właścicielka firmy Wesem z Wieliczki, producenta akcesoriów samochodowych i rowerowych nie ma wątpliwości: podjęta trzy lata temu decyzja o wdrożeniu zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie firmą była słuszna. - System w krótkim czasie usprawnił zarządzanie przepływem dokumentów, oraz gospodarką magazynową - mówi Danuta Hajduk. Jej firma, zatrudniająca dzisiaj 180 osób, wybrała rozwiązanie CDN XL firmy ComArch. Właścicielka niedługo czekała na efekty. Nowy system informatyczny nie był tani, bo wdrożenie kosztowało ok. 100 tys. zł, ale przyczynił się do poprawy zarządzania produkcją, co doprowadziło do zwiększenia wydajności i efektywności firmy.
- Znacznie usprawniliśmy procesy finansowe i zarządzania zapasami. Mamy teraz lepszą przejrzystość informacji oraz skuteczny proces egzekwowania należności - podkreśla Danuta Hajduk. - Mam też spokojną głowę, bo gdy zmieniają się przepisy, informatycy z ComArchu pomagają wdrożyć uaktualnioną wersję oprogramowania.
Co wybierać
Dziś nawet o wiele mniejsze firmy niż Wesem, które chcą kupić oprogramowanie wspierające prowadzenie biznesu, mają spory wybór. Mają też szansę, by produkt był ściśle dostosowany do ich potrzeb. Chodzi o to, by wiedzieć, co jest nam niezbędne. Jedno z pierwszych pytań, na które musi sobie odpowiedzieć szef małej i średniej firmy brzmi: kupować gotowy program ("pudełkowy") czy zamawiać aplikację przygotowaną specjalnie dla potrzeb przedsiębiorstwa? Drugi wariant jest oczywiście znacznie droższy. Podczas gdy ceny jednego modułu w programie pudełkowym (np. sprzedaż i magazyn) zaczynają się od 150-200 zł to wdrożenie większego systemu do zarządzania może średnią firmę, jak w wypadku Wesemu z Wieliczki, kosztować kilkadziesiąt tysięcy złotych.
Zdaniem Wojciecha Kubania z firmy QBS Software, która specjalizuje się w produkcji i sprzedaży software'u dla MŚP, zdecydowanie bardziej opłaca się rozpocząć od programu pudełkowego, a potem, jeżeli będzie taka potrzeba, przerzucić się na produkt dedykowany. Tomasz Sokołowski z firmy Insert, oferującej programy pudełkowe (sprzedała 230 tys. licencji), zwraca uwagę, że zwykle firmy nie wykorzystują wszystkich opcji oferowanych przez takie systemy. - Systemy pudełkowe mają wielu użytkowników, są więc rozwiązaniami sprawdzonymi - podkreśla.
Trochę inaczej patrzy na to Andrzej Boryka, dyrektor ds. wdrożeń w firmie BPSC, która specjalizuje się programach do zarządzania klasy ERP. - Standardowe, pudełkowe systemy odpowiednie są tylko dla małych firm. Średnie mają już znacznie większe wymagania. Potrzebują systemu, który przede wszystkim zapewni pełną integrację wszystkich obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa. Tylko takie rozwiązanie gwarantuje szybki dostęp do rzetelnej informacji - uważa Boryka. Dodaje on, że w wypadku średnich firm ogromne znaczenie ma również elastyczność oprogramowania, pozwalająca na dostosowanie go do specyficznych potrzeb. Tego wymagania pudełkowy system nie jest w stanie spełnić.
Jak widać, jednoznaczna odpowiedź na pytanie, jaki program, jest trudna. Zawsze jednak firma musi dokładnie wiedzieć, czego potrzebuje. - Dopiero wtedy można wypracować kompromis między ceną, jakością, funkcjonalnością i elastycznością i w konsekwencji zdecydować się na rozwiązanie pudełkowe bądź dedykowane - uważa Piotr Ulkowski, dyrektor produkcji oprogramowania dla sektora MŚP w ComArchu, który sprzedaje zarówno rozwiązania pudełkowe, jak i dedykowane.
Nie rób tych błędów
Jak więc wytłumaczyć przypadki, że firma po zainwestowaniu w biznesowe oprogramowanie nie jest zadowolona, a zakupiony software wcale nie przyczynia się do usprawnienia działalności?
- Po pierwsze, nie sprawdzają, co kupują, a mogą to zrobić, testując wersje demo. Po drugie, nie proszą o referencje, a zawsze warto porozmawiać z innymi użytkownikami - to według Wojciecha Kubania dwa klasyczne błędy, jakie popełniają małe i średnie firmy. Tymczasem bezpłatne wersje demonstracyjne można otrzymać w sklepach komputerowych lub zamówić bezpośrednio u producenta.
- Warto poświecić czas na dokładną analizę wersji testowych, tym bardziej że zmiana już wdrożonego systemu zwykle bywa procesem dość uciążliwym - mówi Piotr Ulkowski. Nieraz spotykał się z sytuacjami, że firma dokonywała zakupu na zasadzie: bo konkurencja ma albo bo są środki z Unii. - Często klient większą uwagę przywiązuje do wyposażenia w samochodzie służbowym niż do możliwości systemu informatycznego - rozkłada ręce Ulkowski. Podkreśla jednak, że świadomość klientów znacznie wzrosła w ostatnich latach. To ważne, bo sukces wdrożenia w dużej mierze zależy od zaangażowania nabywcy. - To on wdraża system, dostawca tylko w tym pomaga. Nawet najlepsze rozwiązanie, wdrażane przez świetnych fachowców, nie odniesie sukcesu, jeśli jest implementowane, jest wbrew użytkownikom, procesom biznesowym czy kulturze organizacyjnej firmy - podkreśla.
Z kolei Andrzej Boryka zwraca uwagę, że należy dobrze określać budżet na inwestycje. Założenie za małego budżetu, zwłaszcza jeżeli uwzględnić potrzeby rozwojowe firmy, to jego zdaniem, dość powszechny błąd popełniany przy wyborze oprogramowania.
Wymagania rosną
Firma wdrażająca oprogramowanie oczekuje, że wydatek zapewni skok jakościowy w zakresie sprawności zarządzania. Producenci dostrzegają, że klienci z sektora MŚP mają coraz więcej wymagań. - Pytają już nie tylko o tradycyjne systemy do księgowości, kadr płac czy sprzedaży, ale coraz częściej o programy pomocnicze - systemy CRM, kontroling czy mobilną sprzedaż. Dziś wymagania małego sklepu niewiele różnią się od wymagań sieci hipermarketów - zauważa Tomasz Sokołowski
Niezależnie od tego, co oferuje sam program, trzeba do tej inwestycji podejść z głową. Wtedy tak jak w wypadku firmy Wesem z Wieliczki jeszcze po kilku latach od wdrożenia system ciągle będzie dobrze spełniać swoje zadania.
Cena
Systemy "pod klienta" są z reguły znacznie droższe. Wymagają specjalistycznego wdrożenia, obsługi serwisowej oraz dają mniejsze pole manewru przy wyborze firmy świadczącej te usługi.
W systemach pudełkowych koszty wytworzenia dzielone są między wielu kupujących, może się jednak zdarzyć, że klient płaci też za możliwości, których nigdy nie wykorzysta, a które wchodzą w zakres "standardu".
Elastyczność
i funkcjonalność
Elastyczność to podstawowa przewaga systemów dedykowanych. Są dostosowane do realiów przedsiębiorstwa, mogą obsługiwać wyrafinowane procesy biznesowe klienta, uwzględniać przyzwyczajenia użytkowników i rozwijać się wraz z firmą. Systemy rozwijane przez lata są bardzo funkcjonalne, ergonomiczne i oferują duże możliwości
konfiguracyjne.
Czas wdrożenia
Przygotowanie systemu dedykowanego wymaga nie tylko pieniędzy, ale i czasu. Wdrożenie może trwać miesiącami, a efekt bywa obarczony grzechami "młodych" rozwiązań informatycznych: kłopotami ze stabilnością, dokumentacją, ergonomią.
Systemy pudełkowe oferują z reguły znacznie krótsze czasy wdrożenia i dokumentację. Mogą być też skutecznie zweryfikowane u użytkowników, którzy już z nich korzystają.
Dla małych firm
CDN Optima (ComArch) - program do zarządzania, obsługi sprzedaży, księgowości, kadr i płac. Moduły: kasa/bank, faktury, środki trwałe, detal, handel, analizy, CRM, księga podatkowa, księga handlowa, księga handlowa plus, płace i kadry, płace i kadry plus, biuro rachunkowe.
Subiekt GT (Insert) - program do wspomagania sprzedaży, m.in. pełna obsługa wszystkich typów dokumentów, handlowych i magazynowych, prowadzenie kartoteki kontrahentów i towarów, pełna obsługa rozrachunków, obsługa zamówień z rezerwacją towarów oraz zaliczek i przedpłat.
Rewizor GT (Insert) - system finansowo-księgowy, m.in. zarządzanie planami kont, ewidencja i rozliczanie podatku VAT, ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz operacji z nimi związanych, definiowanie i wyliczanie sprawozdań i zestawień finansowych oraz deklaracji skarbowych.
Wa-pro Start (Wa-Pro)
- zestaw prostych aplikacji przeznaczony dla początkującej, małej firmy usługowo-handlowej. W jego skład wchodzą trzy aplikacje wymieniające z sobą dane księgowe: sprzedaż i magazyn, fakturowanie oraz księga podatkowa - korzystają one ze wspólnej bazy danych, współdzieląc z sobą kartoteki kontrahentów, pracowników, banków i kursów walut.
Symfonia Start (Sage)
- zestaw programów dla małych firm (i osób prowadzących działalność gospodarczą), niezależnie od jej rodzaju. Składa się z trzech aplikacji: mała księgowość start - dla firm prowadzących księgę przychodów i rozchodów lub ewidencję zryczałtowanego podatku dochodowego. Handel start - wspomaga obsługę sprzedaży i magazynu. Faktura i kasa start - wystawia różne typy dokumentów sprzedaży: faktury VAT, rachunki dla sprzedaży nie
objętej VAT, dokumenty korygujące
Programy najczęściej wybierane przez klientów
Dla średnich firm
CDN Egeria (ComArch)
- modułowy system klasy ERP wspomagający zarządzanie. Funkcjonalność systemu obejmuje następujące obszary: finanse/księgowość, kontroling wraz z systemem wspomagania decyzji, zarządzanie personelem, logistyka, produkcja, zarządzanie klientem. W wypadku istnienia indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa system może być rozbudowany o dodatkowe moduły, uwzględniające specyfikę każdej firmy.
Wa-pro Prestiż (Wa-Pro)
- zintegrowany system zarządzania przedsiębiorstwem. Wspiera również menedżerów w podejmowaniu decyzji, udostępniając narzędzia wielowymiarowej analizy danych. Moduły: magazyny i sprzedaż, finanse i księgowość, środki trwałe i amortyzacja oraz kadry i płace.
SM BOSS (Great Plains Polska) - do wspomagania zarządzania. Mogą korzystać z niego firmy o różnych profilach działalności: handlowe, usługowe, produkcyjne, biura rachunkowe.
Moduły: zakup, sprzedaż, kasa/bank i rozrachunki, magazyn, kadry i płace (zatrudnienie), produkcja, finanse.
SKID (Macrosoft) - system wspomagający zarządzanie przedsiębiorstwem, klasy ERP. W skład tego pakietu wchodzą: FIKS - finanse i księgowość, ESTRA - ewidencja środków trwałych, KASA - rejestracja raportów kasowych, HOMEBANK - zlecenia w systemie homebanking, MAGFAKT - gospodarka magazynowa i sprzedaż, KALI - kadry i płace, RCP - rejestracja czasu pracy, INFOMEN - informacja menedżerska.
Co warto sprawdzić przy wyborze dostawcy i systemu
- przetestować wersję demonstracyjną programu
- zbadać referencje dostawcy (baza klientów)
- ustalić, czy zakres umowy wsparcia jest wystarczający
- sprawdzić możliwość dopasowania do specyficznych potrzeb
- dowiedzieć się, jaki jest gwarantowany maksymalny czas reakcji
- spytać, czy i na jakich zasadach dostawca gwarantuje aktualizację oprogramowania (płatnie czy bezpłatnie)
- zweryfikować doświadczenie zawodowe pracowników dostawcy, zwłaszcza tych, którzy będą wspierać naszą firmę
- Znacznie usprawniliśmy procesy finansowe i zarządzania zapasami. Mamy teraz lepszą przejrzystość informacji oraz skuteczny proces egzekwowania należności - podkreśla Danuta Hajduk. - Mam też spokojną głowę, bo gdy zmieniają się przepisy, informatycy z ComArchu pomagają wdrożyć uaktualnioną wersję oprogramowania.
Co wybierać
Dziś nawet o wiele mniejsze firmy niż Wesem, które chcą kupić oprogramowanie wspierające prowadzenie biznesu, mają spory wybór. Mają też szansę, by produkt był ściśle dostosowany do ich potrzeb. Chodzi o to, by wiedzieć, co jest nam niezbędne. Jedno z pierwszych pytań, na które musi sobie odpowiedzieć szef małej i średniej firmy brzmi: kupować gotowy program ("pudełkowy") czy zamawiać aplikację przygotowaną specjalnie dla potrzeb przedsiębiorstwa? Drugi wariant jest oczywiście znacznie droższy. Podczas gdy ceny jednego modułu w programie pudełkowym (np. sprzedaż i magazyn) zaczynają się od 150-200 zł to wdrożenie większego systemu do zarządzania może średnią firmę, jak w wypadku Wesemu z Wieliczki, kosztować kilkadziesiąt tysięcy złotych.
Zdaniem Wojciecha Kubania z firmy QBS Software, która specjalizuje się w produkcji i sprzedaży software'u dla MŚP, zdecydowanie bardziej opłaca się rozpocząć od programu pudełkowego, a potem, jeżeli będzie taka potrzeba, przerzucić się na produkt dedykowany. Tomasz Sokołowski z firmy Insert, oferującej programy pudełkowe (sprzedała 230 tys. licencji), zwraca uwagę, że zwykle firmy nie wykorzystują wszystkich opcji oferowanych przez takie systemy. - Systemy pudełkowe mają wielu użytkowników, są więc rozwiązaniami sprawdzonymi - podkreśla.
Trochę inaczej patrzy na to Andrzej Boryka, dyrektor ds. wdrożeń w firmie BPSC, która specjalizuje się programach do zarządzania klasy ERP. - Standardowe, pudełkowe systemy odpowiednie są tylko dla małych firm. Średnie mają już znacznie większe wymagania. Potrzebują systemu, który przede wszystkim zapewni pełną integrację wszystkich obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa. Tylko takie rozwiązanie gwarantuje szybki dostęp do rzetelnej informacji - uważa Boryka. Dodaje on, że w wypadku średnich firm ogromne znaczenie ma również elastyczność oprogramowania, pozwalająca na dostosowanie go do specyficznych potrzeb. Tego wymagania pudełkowy system nie jest w stanie spełnić.
Jak widać, jednoznaczna odpowiedź na pytanie, jaki program, jest trudna. Zawsze jednak firma musi dokładnie wiedzieć, czego potrzebuje. - Dopiero wtedy można wypracować kompromis między ceną, jakością, funkcjonalnością i elastycznością i w konsekwencji zdecydować się na rozwiązanie pudełkowe bądź dedykowane - uważa Piotr Ulkowski, dyrektor produkcji oprogramowania dla sektora MŚP w ComArchu, który sprzedaje zarówno rozwiązania pudełkowe, jak i dedykowane.
Nie rób tych błędów
Jak więc wytłumaczyć przypadki, że firma po zainwestowaniu w biznesowe oprogramowanie nie jest zadowolona, a zakupiony software wcale nie przyczynia się do usprawnienia działalności?
- Po pierwsze, nie sprawdzają, co kupują, a mogą to zrobić, testując wersje demo. Po drugie, nie proszą o referencje, a zawsze warto porozmawiać z innymi użytkownikami - to według Wojciecha Kubania dwa klasyczne błędy, jakie popełniają małe i średnie firmy. Tymczasem bezpłatne wersje demonstracyjne można otrzymać w sklepach komputerowych lub zamówić bezpośrednio u producenta.
- Warto poświecić czas na dokładną analizę wersji testowych, tym bardziej że zmiana już wdrożonego systemu zwykle bywa procesem dość uciążliwym - mówi Piotr Ulkowski. Nieraz spotykał się z sytuacjami, że firma dokonywała zakupu na zasadzie: bo konkurencja ma albo bo są środki z Unii. - Często klient większą uwagę przywiązuje do wyposażenia w samochodzie służbowym niż do możliwości systemu informatycznego - rozkłada ręce Ulkowski. Podkreśla jednak, że świadomość klientów znacznie wzrosła w ostatnich latach. To ważne, bo sukces wdrożenia w dużej mierze zależy od zaangażowania nabywcy. - To on wdraża system, dostawca tylko w tym pomaga. Nawet najlepsze rozwiązanie, wdrażane przez świetnych fachowców, nie odniesie sukcesu, jeśli jest implementowane, jest wbrew użytkownikom, procesom biznesowym czy kulturze organizacyjnej firmy - podkreśla.
Z kolei Andrzej Boryka zwraca uwagę, że należy dobrze określać budżet na inwestycje. Założenie za małego budżetu, zwłaszcza jeżeli uwzględnić potrzeby rozwojowe firmy, to jego zdaniem, dość powszechny błąd popełniany przy wyborze oprogramowania.
Wymagania rosną
Firma wdrażająca oprogramowanie oczekuje, że wydatek zapewni skok jakościowy w zakresie sprawności zarządzania. Producenci dostrzegają, że klienci z sektora MŚP mają coraz więcej wymagań. - Pytają już nie tylko o tradycyjne systemy do księgowości, kadr płac czy sprzedaży, ale coraz częściej o programy pomocnicze - systemy CRM, kontroling czy mobilną sprzedaż. Dziś wymagania małego sklepu niewiele różnią się od wymagań sieci hipermarketów - zauważa Tomasz Sokołowski
Niezależnie od tego, co oferuje sam program, trzeba do tej inwestycji podejść z głową. Wtedy tak jak w wypadku firmy Wesem z Wieliczki jeszcze po kilku latach od wdrożenia system ciągle będzie dobrze spełniać swoje zadania.
Cena
Systemy "pod klienta" są z reguły znacznie droższe. Wymagają specjalistycznego wdrożenia, obsługi serwisowej oraz dają mniejsze pole manewru przy wyborze firmy świadczącej te usługi.
W systemach pudełkowych koszty wytworzenia dzielone są między wielu kupujących, może się jednak zdarzyć, że klient płaci też za możliwości, których nigdy nie wykorzysta, a które wchodzą w zakres "standardu".
Elastyczność
i funkcjonalność
Elastyczność to podstawowa przewaga systemów dedykowanych. Są dostosowane do realiów przedsiębiorstwa, mogą obsługiwać wyrafinowane procesy biznesowe klienta, uwzględniać przyzwyczajenia użytkowników i rozwijać się wraz z firmą. Systemy rozwijane przez lata są bardzo funkcjonalne, ergonomiczne i oferują duże możliwości
konfiguracyjne.
Czas wdrożenia
Przygotowanie systemu dedykowanego wymaga nie tylko pieniędzy, ale i czasu. Wdrożenie może trwać miesiącami, a efekt bywa obarczony grzechami "młodych" rozwiązań informatycznych: kłopotami ze stabilnością, dokumentacją, ergonomią.
Systemy pudełkowe oferują z reguły znacznie krótsze czasy wdrożenia i dokumentację. Mogą być też skutecznie zweryfikowane u użytkowników, którzy już z nich korzystają.
Dla małych firm
CDN Optima (ComArch) - program do zarządzania, obsługi sprzedaży, księgowości, kadr i płac. Moduły: kasa/bank, faktury, środki trwałe, detal, handel, analizy, CRM, księga podatkowa, księga handlowa, księga handlowa plus, płace i kadry, płace i kadry plus, biuro rachunkowe.
Subiekt GT (Insert) - program do wspomagania sprzedaży, m.in. pełna obsługa wszystkich typów dokumentów, handlowych i magazynowych, prowadzenie kartoteki kontrahentów i towarów, pełna obsługa rozrachunków, obsługa zamówień z rezerwacją towarów oraz zaliczek i przedpłat.
Rewizor GT (Insert) - system finansowo-księgowy, m.in. zarządzanie planami kont, ewidencja i rozliczanie podatku VAT, ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz operacji z nimi związanych, definiowanie i wyliczanie sprawozdań i zestawień finansowych oraz deklaracji skarbowych.
Wa-pro Start (Wa-Pro)
- zestaw prostych aplikacji przeznaczony dla początkującej, małej firmy usługowo-handlowej. W jego skład wchodzą trzy aplikacje wymieniające z sobą dane księgowe: sprzedaż i magazyn, fakturowanie oraz księga podatkowa - korzystają one ze wspólnej bazy danych, współdzieląc z sobą kartoteki kontrahentów, pracowników, banków i kursów walut.
Symfonia Start (Sage)
- zestaw programów dla małych firm (i osób prowadzących działalność gospodarczą), niezależnie od jej rodzaju. Składa się z trzech aplikacji: mała księgowość start - dla firm prowadzących księgę przychodów i rozchodów lub ewidencję zryczałtowanego podatku dochodowego. Handel start - wspomaga obsługę sprzedaży i magazynu. Faktura i kasa start - wystawia różne typy dokumentów sprzedaży: faktury VAT, rachunki dla sprzedaży nie
objętej VAT, dokumenty korygujące
Programy najczęściej wybierane przez klientów
Dla średnich firm
CDN Egeria (ComArch)
- modułowy system klasy ERP wspomagający zarządzanie. Funkcjonalność systemu obejmuje następujące obszary: finanse/księgowość, kontroling wraz z systemem wspomagania decyzji, zarządzanie personelem, logistyka, produkcja, zarządzanie klientem. W wypadku istnienia indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa system może być rozbudowany o dodatkowe moduły, uwzględniające specyfikę każdej firmy.
Wa-pro Prestiż (Wa-Pro)
- zintegrowany system zarządzania przedsiębiorstwem. Wspiera również menedżerów w podejmowaniu decyzji, udostępniając narzędzia wielowymiarowej analizy danych. Moduły: magazyny i sprzedaż, finanse i księgowość, środki trwałe i amortyzacja oraz kadry i płace.
SM BOSS (Great Plains Polska) - do wspomagania zarządzania. Mogą korzystać z niego firmy o różnych profilach działalności: handlowe, usługowe, produkcyjne, biura rachunkowe.
Moduły: zakup, sprzedaż, kasa/bank i rozrachunki, magazyn, kadry i płace (zatrudnienie), produkcja, finanse.
SKID (Macrosoft) - system wspomagający zarządzanie przedsiębiorstwem, klasy ERP. W skład tego pakietu wchodzą: FIKS - finanse i księgowość, ESTRA - ewidencja środków trwałych, KASA - rejestracja raportów kasowych, HOMEBANK - zlecenia w systemie homebanking, MAGFAKT - gospodarka magazynowa i sprzedaż, KALI - kadry i płace, RCP - rejestracja czasu pracy, INFOMEN - informacja menedżerska.
Co warto sprawdzić przy wyborze dostawcy i systemu
- przetestować wersję demonstracyjną programu
- zbadać referencje dostawcy (baza klientów)
- ustalić, czy zakres umowy wsparcia jest wystarczający
- sprawdzić możliwość dopasowania do specyficznych potrzeb
- dowiedzieć się, jaki jest gwarantowany maksymalny czas reakcji
- spytać, czy i na jakich zasadach dostawca gwarantuje aktualizację oprogramowania (płatnie czy bezpłatnie)
- zweryfikować doświadczenie zawodowe pracowników dostawcy, zwłaszcza tych, którzy będą wspierać naszą firmę