Od zadania do zadania
Dodano:
Szefowie polskich firm nie liczą czasu spędzanego w biurze
Polska nie będzie drugą Ameryką, choć pod jednym względem przypominamy ten kraj: drogę z pracy do domu polskim menedżerom także częściej oświetla księżyc niż słońce. Co więcej, uważają ten stan rzeczy za normalny, choć wcale nie pożądany. Na pytanie, dlaczego tak późno wracają do domu, odpowiadają z westchnieniem: cóż, zadaniowy czas pracy, trzeba pracować tak długo, aż się skończy.
- Nasi szefowie często siedzą w pracy do 22.00 i dłużej, ale nigdy nie przyznamy się do tego oficjalnie, bo ściągniemy sobie na kark inspekcję pracy - mówią pracownicy wielkiej warszawskiej korporacji, oczywiście anonimowo. Nikt nie jest zresztą skłonny się przyznać, że nie radzi sobie z własnym rozkładem zajęć. Nie ma też na ten temat oficjalnych danych. - Nie badaliśmy do tej pory, ile czasu spędzają w pracy polscy menedżerowie - przyznaje prof. Helena Strzemińska z Instytutu Pracy i Spraw Socjalnych.
- Przypuszczam, że podobnie jak ich koledzy w rozwiniętych państwach Unii Europejskiej pracują ponad 50 godzin tygodniowo - dodaje.
Główny Urząd Statystyczny podaje jedynie, że najbardziej zapracowaną grupą zawodową w Polsce są pracodawcy, których tygodniowy czas pracy w pierwszym kwartale 2005 r. wyniósł 49,4 godz. (51,1 godz. - mężczyźni, 45,9 godz. - kobiety). Z menedżerami powinno być podobnie.
Szef fatalista
- Bierna akceptacja to określenie dość trafnie opisujące stosunek wielu menedżerów do stylu własnej pracy - mówi Jacek Dębczyński z firmy konsultingowej United Partners, specjalizujący się w projektach restrukturyzacyjnych firm. - A wystarczyłoby nieraz trochę zdrowego rozsądku, aby ją usprawnić i - w efekcie - skrócić. Przyczyny przesiadywania w biurze bywają różne i najważniejsze jest ich znalezienie. Niestety, w nawale obowiązków brakuje na ogół czasu na refleksję i błędne koło się zamyka. - Gdy dochodzi do sytuacji, że coś - na przykład nadmiar otrzymywanych komunikatów - dezorganizuje pracę, należy zostawić wszystko inne i zająć się usunięciem tego problemu - radzi Dębczyński. - Być może należy zlecić sortowanie poczty elektronicznej asystentowi, wzmocnić zabezpieczenia systemowe, tak aby do skrzynki zapracowanego menedżera trafiały tylko informacje dla niego przeznaczone - sugeruje konsultant.
To są jednak tylko rozwiązania doraźne. - Tak naprawdę wszystko zależy od tego, jaka jest kultura firmy - zauważa Lucyna Wiskowska, szefowa działu HR w Motorola Polska. - Nic nie pomoże, jeśli w firmie będzie panowało przekonanie, że warto pracować po godzinach, bo to "dobrze wygląda" i świadczy o zaangażowaniu w jej sprawy. Po drugie, konieczne jest dobre opisanie procedur postępowania, zwłaszcza w komunikacji wewnętrznej. - W Motoroli takie procedury istnieją od chwili powstania internetu i my musieliśmy się tylko do nich dostosować, mieliśmy zatem ułatwione zadanie - przyznaje Wiskowska. Ale wszędzie tam, gdzie opisy nie istnieją, warto w ich opracowanie wciągnąć jak największą część zespołu. Wówczas uznają je za własny pomysł, a nie za kolejną dyrektywę zarządu, którą w najlepszym wypadku będą obojętnie tolerować, a w najgorszym - ignorować.
Tryby muszą się kręcić
- Dla sprawnej komunikacji w firmie kluczowe jest to, czy są w niej stosowane stałe praktyki w zakresie przepływu informacji, czy dokładnie wiadomo, kto odpowiada za poszczególne rodzaje informacji i wie, komu i kiedy je przekazywać - dodaje Monika Jaczewska, długoletnia konsultantka HR i kierownik działu doboru oraz rozwoju personelu w PLL LOT SA. Gdy system działa właściwie, zbieranie i analiza informacji oraz formułowanie na tej podstawie zadań do wykonania zajmuje ok. 30 proc. czasu menedżera, pozostałe 70 proc. można poświęcić na wykonanie zadania i ocenę rezultatów. - Niestety, często proporcje są odwrotne - przyznaje Jaczewska.
Aby język giętki
Żadne procedury i zabezpieczenia nie pomogą, gdy ludzie nie posiądą sztuki komunikowania się. Dębczyński radzi, aby menedżerowie czasami porozmawiali o tym, w jaki sposób komunikują się z sobą i światem zewnętrznym. Uzgodnienie "wspólnego kodu" może oszczędzić sporo czasu, marnowanego dotąd na wyjaśnianie znaczenia informacji.
Efektywna komunikacja wymaga dyscypliny. Dotyczy to zwłaszcza drugiego wielkiego "zjadacza czasu" - spotkań i narad. - Chyba każdy był kiedyś na spotkaniu, które trwało godzinę, choć merytorycznej zawartości wystarczyło na dziesięć minut - zauważa Dębczyński. - Dlatego spotkania warto poddać pewnym rygorom: określić limit czasu oraz zakres tematyczny i starać się tego trzymać.
Delegacje do lamusa
Warto pamiętać, że nie wszystko trzeba omawiać, siedząc w tym samym pokoju. - W naszej firmie sprawdziły się telekonferencje - mówi Alicja Ozdowy z IBM Business Consulting Services. Innym sprawdzonym w IBM sposobem na oszczędzenie czasu są tzw. team rooms, czyli grupy tematyczne tworzone w intranecie w ramach aplikacji Lotus Notes. - Osoby pracujące nad jednym projektem czy zajmujące się pokrewnymi zagadnieniami mogą tam wymieniać się uwagami, zamieszczać niezbędne dokumenty - wyjaśnia Alicja Ozdowy. Niezłym sposobem na wyeliminowanie niepotrzebnych czynności i poprawę efektywności własnej pracy jest działający w IBM system Intranet Labor Claiming, do którego wprowadza się co tydzień dane o ilości czasu poświęconego np. na projekty, szkolenia czy spotkania. Bardzo dobrze sprawdza się tam, gdzie są liczne kontakty z klientami i partnerami zewnętrznymi, na przykład w firmach konsultingowych.
Od czasu do czasu zdarzają się sytuacje, kiedy realizowane zadanie wymaga przynajmniej kilku godzin spokoju, ciszy i skupienia. W dużej firmie o taki komfort niełatwo, nawet jeśli sekretarka będzie broniła dostępu do szefa jak lwica. Niektóre firmy, jak choćby IBM i Motorola, proponują, aby po prostu pójść do domu i tam w spokoju popracować. - U nas takie elastyczne podejście do czasu pracy jest stałym rozwiązaniem i sama z tego korzystam - mówi Lucyna Wiskowska.
Komórka może wszystko
To z pewnością świetny pomysł, ale co zrobić, gdy w domu okazuje się, że brakuje istotnych danych dostępnych tylko zasobach biurowych? - Z myślą o osobach pracujących poza firmą przygotowujemy program pozwalający na szybki i prosty dostęp do baz danych firmy za pomocą np. inteligentnego telefonu komórkowego - mówi Tomasz Rabąk z firmy informatycznej Sybase. Wystarczy wysłać SMS z pytaniem (np. podaj wyniki sprzedaży produktu x) i za chwilę przychodzi odpowiedź.
SMS-em można jednak przesyłać wyłącznie krótkie, wybiórcze informacje. A co zrobić, gdy okaże się, że na biurku zostało niezbędne do pracy w domu roczne sprawozdanie? Jest już sposób i na to. - System nazywa się Afaria, nie mylić z awarią - śmieje się Rabąk - i pozwala na korzystanie z zasobów firmy osobom mającym odpowiedni numer dostępowy.
Pomocne maszyny
Komputery mogą również pracować samodzielnie. - Jedną z możliwości systemu Emigo jest sporządzanie cyklicznych analiz według zadanych kryteriów - mówi Michał Zaremba, dyrektor handlowy firmy informatycznej Sagra. - Wystarczy określić, jakiego rodzaju dane mają być zestawione i opracowane, a system sam wszystko policzy i dostarczy do zamawiającego oraz wskazanych przez niego osób. - Największe korzyści z Emigo odnoszą menedżerowie zajmujący się sprzedażą, ale ułatwia życie również działom logistyki, marketingu i finansów - dodaje Zaremba.
Podobne zastosowanie ma Mobile Store, oferowany przez firmę Selmar. - Program obsługuje przede wszystkim przedstawicieli handlowych i ich relacje z klientami, ale służy również zwierzchnikom do kontroli i analizowania ich działań - zauważa Rafał Dziedziczak z Selmaru.
Sposobów na usprawnienie i być może skrócenie czasu pracy z pewnością nie brakuje. Zapracowanym jak koń w kieracie menedżerom przychodzi w sukurs informatyka, teoria zarządzania, psychologia i pewnie jeszcze kilkanaście innych dyscyplin naukowych. Ale nawet najdoskonalsze narzędzia nie zastąpią im zdrowego rozsądku. A tylko z jego pomocą można sobie uświadomić, że więcej wcale nie znaczy lepiej.
Matryca zarządzania czasem gen. Dwighta Eisenhowera
Sprawy, którymi masz się zająć, wpisz w odpowiednia pola:
pole B
Ważne i niepilne
dokształcanie, poszukiwanie nowych rozwiązań - odkładasz na później
pole A
ważne i pilne
termin upływa - załatwiasz od razu
pole D
nieważne i niepilne
od razu wyrzuć do śmieci
Pole C
nieważne i pilne
nie musisz robić tego sam - przekaż współpracownikom
- Nasi szefowie często siedzą w pracy do 22.00 i dłużej, ale nigdy nie przyznamy się do tego oficjalnie, bo ściągniemy sobie na kark inspekcję pracy - mówią pracownicy wielkiej warszawskiej korporacji, oczywiście anonimowo. Nikt nie jest zresztą skłonny się przyznać, że nie radzi sobie z własnym rozkładem zajęć. Nie ma też na ten temat oficjalnych danych. - Nie badaliśmy do tej pory, ile czasu spędzają w pracy polscy menedżerowie - przyznaje prof. Helena Strzemińska z Instytutu Pracy i Spraw Socjalnych.
- Przypuszczam, że podobnie jak ich koledzy w rozwiniętych państwach Unii Europejskiej pracują ponad 50 godzin tygodniowo - dodaje.
Główny Urząd Statystyczny podaje jedynie, że najbardziej zapracowaną grupą zawodową w Polsce są pracodawcy, których tygodniowy czas pracy w pierwszym kwartale 2005 r. wyniósł 49,4 godz. (51,1 godz. - mężczyźni, 45,9 godz. - kobiety). Z menedżerami powinno być podobnie.
Szef fatalista
- Bierna akceptacja to określenie dość trafnie opisujące stosunek wielu menedżerów do stylu własnej pracy - mówi Jacek Dębczyński z firmy konsultingowej United Partners, specjalizujący się w projektach restrukturyzacyjnych firm. - A wystarczyłoby nieraz trochę zdrowego rozsądku, aby ją usprawnić i - w efekcie - skrócić. Przyczyny przesiadywania w biurze bywają różne i najważniejsze jest ich znalezienie. Niestety, w nawale obowiązków brakuje na ogół czasu na refleksję i błędne koło się zamyka. - Gdy dochodzi do sytuacji, że coś - na przykład nadmiar otrzymywanych komunikatów - dezorganizuje pracę, należy zostawić wszystko inne i zająć się usunięciem tego problemu - radzi Dębczyński. - Być może należy zlecić sortowanie poczty elektronicznej asystentowi, wzmocnić zabezpieczenia systemowe, tak aby do skrzynki zapracowanego menedżera trafiały tylko informacje dla niego przeznaczone - sugeruje konsultant.
To są jednak tylko rozwiązania doraźne. - Tak naprawdę wszystko zależy od tego, jaka jest kultura firmy - zauważa Lucyna Wiskowska, szefowa działu HR w Motorola Polska. - Nic nie pomoże, jeśli w firmie będzie panowało przekonanie, że warto pracować po godzinach, bo to "dobrze wygląda" i świadczy o zaangażowaniu w jej sprawy. Po drugie, konieczne jest dobre opisanie procedur postępowania, zwłaszcza w komunikacji wewnętrznej. - W Motoroli takie procedury istnieją od chwili powstania internetu i my musieliśmy się tylko do nich dostosować, mieliśmy zatem ułatwione zadanie - przyznaje Wiskowska. Ale wszędzie tam, gdzie opisy nie istnieją, warto w ich opracowanie wciągnąć jak największą część zespołu. Wówczas uznają je za własny pomysł, a nie za kolejną dyrektywę zarządu, którą w najlepszym wypadku będą obojętnie tolerować, a w najgorszym - ignorować.
Tryby muszą się kręcić
- Dla sprawnej komunikacji w firmie kluczowe jest to, czy są w niej stosowane stałe praktyki w zakresie przepływu informacji, czy dokładnie wiadomo, kto odpowiada za poszczególne rodzaje informacji i wie, komu i kiedy je przekazywać - dodaje Monika Jaczewska, długoletnia konsultantka HR i kierownik działu doboru oraz rozwoju personelu w PLL LOT SA. Gdy system działa właściwie, zbieranie i analiza informacji oraz formułowanie na tej podstawie zadań do wykonania zajmuje ok. 30 proc. czasu menedżera, pozostałe 70 proc. można poświęcić na wykonanie zadania i ocenę rezultatów. - Niestety, często proporcje są odwrotne - przyznaje Jaczewska.
Aby język giętki
Żadne procedury i zabezpieczenia nie pomogą, gdy ludzie nie posiądą sztuki komunikowania się. Dębczyński radzi, aby menedżerowie czasami porozmawiali o tym, w jaki sposób komunikują się z sobą i światem zewnętrznym. Uzgodnienie "wspólnego kodu" może oszczędzić sporo czasu, marnowanego dotąd na wyjaśnianie znaczenia informacji.
Efektywna komunikacja wymaga dyscypliny. Dotyczy to zwłaszcza drugiego wielkiego "zjadacza czasu" - spotkań i narad. - Chyba każdy był kiedyś na spotkaniu, które trwało godzinę, choć merytorycznej zawartości wystarczyło na dziesięć minut - zauważa Dębczyński. - Dlatego spotkania warto poddać pewnym rygorom: określić limit czasu oraz zakres tematyczny i starać się tego trzymać.
Delegacje do lamusa
Warto pamiętać, że nie wszystko trzeba omawiać, siedząc w tym samym pokoju. - W naszej firmie sprawdziły się telekonferencje - mówi Alicja Ozdowy z IBM Business Consulting Services. Innym sprawdzonym w IBM sposobem na oszczędzenie czasu są tzw. team rooms, czyli grupy tematyczne tworzone w intranecie w ramach aplikacji Lotus Notes. - Osoby pracujące nad jednym projektem czy zajmujące się pokrewnymi zagadnieniami mogą tam wymieniać się uwagami, zamieszczać niezbędne dokumenty - wyjaśnia Alicja Ozdowy. Niezłym sposobem na wyeliminowanie niepotrzebnych czynności i poprawę efektywności własnej pracy jest działający w IBM system Intranet Labor Claiming, do którego wprowadza się co tydzień dane o ilości czasu poświęconego np. na projekty, szkolenia czy spotkania. Bardzo dobrze sprawdza się tam, gdzie są liczne kontakty z klientami i partnerami zewnętrznymi, na przykład w firmach konsultingowych.
Od czasu do czasu zdarzają się sytuacje, kiedy realizowane zadanie wymaga przynajmniej kilku godzin spokoju, ciszy i skupienia. W dużej firmie o taki komfort niełatwo, nawet jeśli sekretarka będzie broniła dostępu do szefa jak lwica. Niektóre firmy, jak choćby IBM i Motorola, proponują, aby po prostu pójść do domu i tam w spokoju popracować. - U nas takie elastyczne podejście do czasu pracy jest stałym rozwiązaniem i sama z tego korzystam - mówi Lucyna Wiskowska.
Komórka może wszystko
To z pewnością świetny pomysł, ale co zrobić, gdy w domu okazuje się, że brakuje istotnych danych dostępnych tylko zasobach biurowych? - Z myślą o osobach pracujących poza firmą przygotowujemy program pozwalający na szybki i prosty dostęp do baz danych firmy za pomocą np. inteligentnego telefonu komórkowego - mówi Tomasz Rabąk z firmy informatycznej Sybase. Wystarczy wysłać SMS z pytaniem (np. podaj wyniki sprzedaży produktu x) i za chwilę przychodzi odpowiedź.
SMS-em można jednak przesyłać wyłącznie krótkie, wybiórcze informacje. A co zrobić, gdy okaże się, że na biurku zostało niezbędne do pracy w domu roczne sprawozdanie? Jest już sposób i na to. - System nazywa się Afaria, nie mylić z awarią - śmieje się Rabąk - i pozwala na korzystanie z zasobów firmy osobom mającym odpowiedni numer dostępowy.
Pomocne maszyny
Komputery mogą również pracować samodzielnie. - Jedną z możliwości systemu Emigo jest sporządzanie cyklicznych analiz według zadanych kryteriów - mówi Michał Zaremba, dyrektor handlowy firmy informatycznej Sagra. - Wystarczy określić, jakiego rodzaju dane mają być zestawione i opracowane, a system sam wszystko policzy i dostarczy do zamawiającego oraz wskazanych przez niego osób. - Największe korzyści z Emigo odnoszą menedżerowie zajmujący się sprzedażą, ale ułatwia życie również działom logistyki, marketingu i finansów - dodaje Zaremba.
Podobne zastosowanie ma Mobile Store, oferowany przez firmę Selmar. - Program obsługuje przede wszystkim przedstawicieli handlowych i ich relacje z klientami, ale służy również zwierzchnikom do kontroli i analizowania ich działań - zauważa Rafał Dziedziczak z Selmaru.
Sposobów na usprawnienie i być może skrócenie czasu pracy z pewnością nie brakuje. Zapracowanym jak koń w kieracie menedżerom przychodzi w sukurs informatyka, teoria zarządzania, psychologia i pewnie jeszcze kilkanaście innych dyscyplin naukowych. Ale nawet najdoskonalsze narzędzia nie zastąpią im zdrowego rozsądku. A tylko z jego pomocą można sobie uświadomić, że więcej wcale nie znaczy lepiej.
Matryca zarządzania czasem gen. Dwighta Eisenhowera
Sprawy, którymi masz się zająć, wpisz w odpowiednia pola:
pole B
Ważne i niepilne
dokształcanie, poszukiwanie nowych rozwiązań - odkładasz na później
pole A
ważne i pilne
termin upływa - załatwiasz od razu
pole D
nieważne i niepilne
od razu wyrzuć do śmieci
Pole C
nieważne i pilne
nie musisz robić tego sam - przekaż współpracownikom