Poranek, dochodzi dziewiąta. Laptop przygotowany, stolik uprzątnięty, spokój i cisza. Pod ręką kubek z kawą, wydawać by się mogło – idealne warunki, by pisać tekst do „Wprost Biznes”. Mam napisać o walce z odwlekaniem w pracy. Sięgam do klawiatury... Ach tak, jeszcze warto odebrać pocztę mailową. No i Facebook. Niestety, żadnych wiadomości. Nawet zdjęcia na tablicy dość wczorajsze, z wyjątkiem słodkich kotów Baśki – bo Baśka ma koty. Kiedy wracam do pisania, orientuję się, że minęła godzina, a kursor miga i nic. Jeszcze zerknę na serwisy informacyjne, jednak newsy są ciekawsze niż pisanie tekstu, na który przecież mam jeszcze całe dwa dni! W dwa dni się uwinę, to pewne... Zresztą już prawie 13.00, może obiad?
Na drugi dzień to samo. Trzeba przecież obejrzeć serial, wypić kawę, skoczyć na miasto, posprzątać w mieszkaniu. Poza tym nie jestem w nastroju, nie mam materiałów, a na dodatek rozchorował się kot Baśki (opowiadałem już, że Baśka ma nowego kota?). Jeszcze niedawno byłem przekonany, że jestem leniem. Teraz wiem, że to prokrastynacja, czyli patologiczna tendencja do nieustannego przekładania pewnych czynności na później. Zwłaszcza tych, które nie przynoszą natychmiastowych efektów. Psychologowie nazywają to „niezdolnością do odsunięcia gratyfikacji”. Można, a nawet trzeba z tym walczyć, bo szkoda życia. Przecież wąchania kwiatków od spodu nie przełożę na później!
SYNDROM STUDENTA
Większość osób po raz pierwszy doświadcza tej przypadłości w trakcie studiów. Pozbywszy się rodzicielsko-nauczycielskiej kontroli, zaczynamy funkcjonować na zasadzie kolejnych zrywów niepodległościowych, które najczęściej mają miejsce w czasie sesji egzaminacyjnych. Pewnie dlatego niektórzy psychologowie prokrastynację nazywają „syndromem studenta”. Sęk w tym, że problem nie znika po opuszczeniu murów uczelni. Szczególnie boleśnie dotyka freelancerów, osoby wykonujące wolny zawód i osoby zaczynające własny biznes. Słowem – tych, którzy nie mają bata (czytaj: szefa) nad głową. Jeśli zamiast spotkania z klientem, odpowiedzi na ważnego e-maila czy przygotowania raportu regularnie wybierasz surfowanie w internecie lub celowo przeciągasz lunch, grozi ci prokrastynacja. Jeśli odkładanie stało się twoim codziennym nawykiem, prawdopodobnie przypadłość ta już cię dopadła.
A jak ten mechanizm wygląda z punktu widzenia psychologii? Stosunkowo prosto: odkładam zadanie, bo nie radzę sobie z napięciem, jakie wywołuje konieczność wykonania go teraz. Owo napięcie znika jednak tylko pozornie – człowiek, przekładając zajęcie, zniechęca się do niego coraz bardziej, budując coraz większą psychiczną barierę przed wykonaniem go. Oczywiście znajduje przy okazji masę wymówek – najczęściej, że nie jest jeszcze gotów do wykonania zadania. Rzeczywistą przyczyną prokrastynacji jest jednak najczęściej lęk przed porażką lub sukcesem oraz perfekcjonizm. Owszem, większość zadań zostaje w końcu ukończona, ale zwykle kończy się to zarwaną nocą, a to i tak pod warunkiem że za niewykonanie grozi nam jakaś sankcja. Czas zatem na autorefleksję. Po pierwsze, pióro w dłoń! Przed nami krótka podróż przez główne przyczyny odwlekania. Jeśli coś wyda ci się znajome lub warte zanotowania – śmiało zapisz to na kartce. Uświadomienie sobie pewnych rzeczy jest pierwszym krokiem do zmiany na lepsze!
PUDEŁKO Z ZADANIAMI
Najpierw zadaj sobie kilka ważnych pytań. Pierwsze: czy nie czujesz się przeciążony? Jeśli masz takie odczucia, prawdopodobnie są one spowodowane faktem, że już wcześniej odłożyłeś kilka ważnych zadań, które, nakładając się na siebie, wygenerowały niesamowite poczucie stresu. Ten stan może być też spowodowany przekładaniem jednego zajęcia, które musisz wykonać, a które wymaga dużo wysiłku. – Trochę tak, jakbyśmy mieli na drodze pudło, które trzeba gdzieś zanieść. Ponieważ nie mamy ochoty się z nim siłować, przestawiamy je na bok. Za chwilę znowu na nie wpadamy i znowu odstawiamy, by zająć się nim później – tłumaczy Zbigniew Ryżak, psycholog, trener umiejętności biznesowych, autor książki „Działaj teraz”. – W świecie fizycznym takie pudło będzie ważyć ciągle tyle samo. W świecie psychicznym jednak każde jego przestawienie zwiększa jego ciężar. Po dziesięciu przestawieniach waży 100 kilo i ruszyć je jest potwornie ciężko – dodaje.
Innym częstym tłumaczeniem odwlekania jest formułka: „nie mam czasu”. W przypadku przedsiębiorców czy ludzi wykonujących wolne zawody to najczęściej prawda. Tyle że działa tu mechanizm błędnego koła: odwlekam, bo nie mam czasu, i jednocześnie nie mam czasu, bo odwlekam. Mało tego – nie mam czasu dla siebie, bo wykonanie kolejnych zadań realizuję metodą nocnych maratonów, po których przecież muszę się wyspać. A nie mogę, bo rano trzeba znów przystąpić do pracy i nadrabiać zaległości. Przez ten brak czasu (a właściwie brak organizacji czasu) zapewne cierpią w jakiś sposób twoje relacje z bliskimi, bo przecież… nie masz dla nich czasu. Można się nieźle zakręcić. A może po prostu za dużo na siebie bierzesz? Zaległe projekty z poprzedniego tygodnia, spotkanie z przyjaciółmi, odwiezienie dziecka do szkoły, żony (lub męża) na zakupy i jeszcze zastępstwo w pracy… Czy na pewno potrafisz mówić „nie”? W końcu pytanie najważniejsze: „Po co ja to właściwie robię?”. Nawet niebosiężne plany prysną, jeśli nie będziesz świadomy celu. Nawet dzieci buntują się przed wykonywaniem bezsensownych i bezcelowych zadań.
MYŚLODSIEWNIA I HARRY POTTER
I jak? Cokolwiek pojawiło się na kartce? Jeśli tak – dokonałaś/łeś pierwszego kroku do pójścia w ciekawą wędrówkę pokonania prokrastynacji. Ten krok nazywa się „samoświadomość”. Bartłomiej Popiel, coach, organizator wielu szkoleń biznesowych, autor książki „Zrobię to dzisiaj!”, podkreśla, ze warto jeszcze określić, w jakich dziedzinach życia następuje odwlekanie. Następnie radzi, by wypisać konsekwencje i straty, jakie mogą z tego wyniknąć. Przydatne może być również napisanie deklaracji – osobistego postanowienia walki z odwlekaniem. Cóż, powoływanie się na honor i zasada dotrzymywania słowa ma w dzisiejszym świecie jeszcze swoje znaczenie. A teraz do dzieła! Na początek stwórz sobie łańcuch rytuałów. Chodzi o to, byś wypracował sobie szereg nawyków, które będą prowadzić cię dopracy. Może brzmi śmiesznie, ale jest bardzo przydatne, spróbuj więc ułożyć sobie kilka następujących po sobie czynności. Na przykład: pobudka – kawa – ćwiczenia – śniadanie – prysznic – praca/zajęcia. Aby stało się to nawykiem, potrzebujesz miesiąca. Po drugie stwórz swoje miejsce pracy. Stos papierów na biurku, włączone radio lub inny hałas nie sprzyjają pracy. Poczta mailowa i Facebook też nie pomogą, czasem wręcz trzeba na jakiś czas odciąć się od internetu. Jeszcze jedna piekielnie skuteczna wskazówka – każdy, kto zna „Harry’ego Pottera”, słyszał o myślodsiewni, cudownym naczyniu, do którego można odesłać swoje myśli, gdy nie chce się ich rozważać w tym momencie. Nasza myślodsiewnia będzie czystą kartką papieru i piórem. Wszelkie pomysły i plany pojawiające się podczas pracy zapisujemy, by zająć się tym później i by (na razie) nie obijały się nam bez sensu po głowie.
Rada trzecia: pogrupuj zadania.
Zwłaszcza jeśli uzbierała ci się cała masa zaległych. Jeśli zaplanujesz wykonanie ich wszystkich w ciągu jednego dnia, nie zrobisz ani jednego. Najlepiej na małej (to ważne!) karteczce zapisać maksymalnie trzy zadania, które wykonasz dziś. Może stwierdzisz, że przy twoim nawale obowiązków to śmiesznie mało, ale i tak codziennie będziesz o trzy zadania do przodu! Po jakimś czasie lista zaległych spraw w zadziwiającym tempie będzie malała. Uwaga: najlepiej zacząć od zadania najtrudniejszego i najpilniejszego. Kolejna zasada brzmi: po prostu – zacznij!
– Przy planowanych zadaniach najgorszy jest początek. Kiedy zaczniesz działać i wpadniesz w rytm, możesz nad zadaniem spędzić nawet kilka godzin – przekonuje coach Bartłomiej Popiel. A teraz coś szczególnie ważnego dla zapracowanych biznesmenów: naucz się delegować obowiązki. To zadanie dotyczy głównie kierowników, przełożonych i dyrektorów. Zamiast zajmować się totalnie wszystkim, mniej odpowiedzialne i ważne zadania możecie przecież zlecać komuś innemu. Mówiąc kolokwialnie, dajcie zarobić innym, a sami będziecie mogli zająć się sprawami o wiele ważniejszymi i przynoszącymi o wiele większe zyski. No i zyskacie wiele czasu!
I na koniec: nie zapominaj o nagrodzie! Jeśli udało ci się wprowadzić w życie choć jeden z powyższych punktów i tym samym nie odwlec jakiejś ważnej sprawy, przyznaj sobie nagrodę. Może to być kino, długa kąpiel lub wyjście z przyjaciółmi na piwo. Po udanym tygodniu pracy nagródź się większą nagrodą. Pamiętaj, by była ona adekwatna i konsekwentna, tzn. nie ma sukcesu – nie ma nagrody. System małych nagród, fachowo nazywanych przez psychologów pozytywnymi wzmocnieniami, to jedna z podstaw terapii behawioralnej, którą najczęściej się stosuje w leczeniu najpoważniejszych stadiów prokrastynacji. Niekiedy pójście do specjalisty jest niezbędne. Ja jeszcze się na ten krok nie zdecydowałem, w końcu niniejszy artykuł udało mi się oddać prawie na czas. Ale już wiem, że z odwlekaniem w moim życiu muszę zacząć walczyć na serio. I najlepiej teraz, największą bowiem przeszkodą w przezwyciężaniu prokrastynacji jest właśnie prokrastynacja.
Artykuł ukazał się w numerze 30 /2014 tygodnika "Wprost".
Najnowszy numer "Wprost" jest dostępny w formie e-wydania.
Najnowszy "Wprost" jest także dostępny na Facebooku.
"Wprost" jest dostępny również w wersji do słuchania.
Tygodnik "Wprost" można zakupić także za pośrednictwem E-kiosku
Oraz na AppleStore i GooglePlay