Bez problemów
Bez problemów
Przez pewien czas stosowaliśmy outsourcing hybrydowy, współpracowaliśmy z małą firmą księgową, dla której byliśmy głównym, jeśli nie jedynym klientem - opowiada Jacek Krawczyk, wiceprezes zarządu Polskiej Konfederacji Pracodawców Prywatnych. - Rozwój organizacji wymusił na nas niejako decyzję o outsourcingu księgowości i payrollu. W tym samym czasie nasz dotychczasowy partner sam zaproponował zakończenie współpracy. Przekazanie informacji i dokumentów nastąpiło więc bez problemów.
Aktywni byli przy tym także sami pracownicy działu księgowości. - Wiedzieli, jakie motywy nami kierują. Rozumieli, że nie likwidujemy działu, bo mamy zastrzeżenia do ich pracy, i że od tego, jak się zachowają, będzie zależało ewentualne zaproszenie ich do współpracy - opowiada Jacek Krawczyk. Było to bardzo ważne; chodziło bowiem o maksymalne skrócenie okresu przejściowego, przekazanie firmie outsourcingowej informacji o dotychczas stosowanych metodach działania księgowości, konstruowania ksiąg, jak najszybsze otrzymywanie od niej w pełni wiarygodnych danych kontrolingowych itp. Nowy partner miał się przyjrzeć dotychczasowej praktyce i wskazać miejsca, w których można działać efektywniej. Wszystko przeprowadzono w ciągu miesiąca.
- Zdecydowaliśmy się na pełny out-sourcing, bo zależało nam na skupieniu się na tym, co stanowiło istotę działania Konfederacji. Szczególnie ważne było powierzenie firmie zewnętrznej spraw związanych z kadrami i płacami z powodu ogromnego skomplikowania przepisów w tym zakresie. Podejmując decyzję o outsourcingu, kierowaliśmy się jeszcze jedną przesłanką: zdjęliśmy z siebie ciężar niepokoju o to, że w związku z rozwojem Konfederacji wzrost organizacji wymusi powiększanie zespołu. Wszystkim zajmie się firma zewnętrzna.
Decyzja o wyoutsourcingowaniu księgowości i payrollu nie wzbudziła większych oporów członków zarządu PKPP. Wręcz przeciwnie, uczestniczyli oni aktywnie w całym procesie. Dyrektor finansowy uczestniczył w podejmowaniu decyzji o zastosowaniu outsourcingu. Był też osobą kluczową w przekazaniu całej informacji finansowej. - Nie wyobrażam sobie, by mogło być inaczej. Znaczyłoby to bowiem, że jest to niewłaściwy człowiek na tym miejscu.
Logicznie i sensownie
Seppo Yllander, prezes zarządu firmy Kartilamo Poland:
Pierwszy okres mojej obecności w Polsce polegał na szerokim otwieraniu oczu na dotychczasowy sposób zarządzania firmą. Dużo informacji dostarczył audyt, jednak dopiero rozpoczęcie oddychania `tym samym tlenem` umożliwiło mi znalezienie miejsc i sfer, których funkcjonowanie hamowało rozwój. Jedną z takich sfer była księgowość. Przy około osiemdziesięciu zatrudnionych pracownikach utrzymywanie w niej aż ośmiu osób było nieracjonalne. Z mojego doświadczenia nabytego podczas dotychczasowej pracy w Norwegii wynikało, że outsourcing usług księgowych jest znakomitym sposobem na usprawnienie przepływu informacji i dokumentów bez angażowania niepotrzebnych sił. Tymczasem tu zastałem sytuację, w której definicja poszczególych stanowisk była bardzo niejasna i rozwodniona. Zadania, które z powodzeniem mogła realizować jedna osoba, wykonywały dwie, trzy. Poza tym dokładna kontrola ujawniła, że część pracowników nie zna nowych przepisów podatkowych, w dodatku nie robi nic, by uzupełnić braki w wiedzy. Miałem wrażenie, jakby czas się dla nich zatrzymał.
Decyzja o szukaniu firmy zewnętrznej była więc koniecznością, choć spotkała się z oporem niektórych menedżerów. Długo rozmawialiśmy, przekonywaliśmy się wzajemnie. Wreszcie dali się przekonać. Przygotowania trwały siedem miesięcy. W tym czasie dokonaliśmy weryfikacji partnerów, dokonaliśmy wyboru i po długich negocjacjach podpisaliśmy umowę. Z działu księgowości odeszło pięć osób, w tym dyrektor finansowy. Pozostałe pracują w firmie.
O naszym partnerze mogę powiedzieć, że jest rzetelny i profesjonalny. Spełnia wszystkie wymogi, od posiadania wykupionej polisy ubezpieczeniowej na wypadek popełnienia błędu, poprzez znakomite know-how, aż po merytoryczne przygotowanie zajmujących się nami księgowych.
Dziś jest jeszcze za wcześnie na dokładne wyliczenia korzyści z zastosowania outsourcingu, ale szacuję, że tylko w tej sferze oszczędności sięgną około 40 procent.
Prawa jazdy pędzą siecią
Kilka lat temu Państwowa Wytwórnia Papierów Wartościowych stanęła przed zadaniem stworzenia systemu transmisji danych do produkcji nowych praw jazdy. Chodziło o przygotowanie projektu, budowę, wdrożenie i utrzymanie systemu transmisji danych umożliwiającego przesyłanie zamówień z całej Polski oraz prowadzenie ewidencji kierowców i wydanych dokumentów oraz o przeszkolenie około tysiąca osób mających zajmować się w terenie obsługą systemu.
Wybór padł na Hewlett-Packard Polska. Do 378 urzędów administracji samorządowej na terenie całego kraju firma dostarczyła ponad tysiąc zestawów operatorskich (sprzęt komputerowy, skanery, drukarki, czytniki kart, oprogramowanie systemowe i aplikacyjne). Stanowiska operatorskie w urzędach zostały połączone z sobą za pomocą wydzielonych sieci komputerowych. Z kolei wszystkie urzędy połączono z Centrum Personalizacji Dokumentów PWPW.
Dodatkowo HP stworzył oprogramowanie obsługujące całość procesu wydawania praw jazdy: od momentu przyjęcia wniosku od petenta w urzędzie, przez wysłanie danych do PWPW, po odbiór potwierdzeń z PWPW i wydanie dokumentu uprawnionej osobie. Poza wdrożeniem systemu przeszkolono ok. 1020 urzędników zajmujących się jego obsługą. Ich wiedza wystarcza do właściwego wykonywania obowiązków, a w razie problemów mogą korzystać z wewnętrznej infolinii HP. Całość rozwiązania objęta jest 24-godzinnym serwisem.
Koszt inwestycji wynosi ok. 12 milionów USD. HP będzie odpowiadać za prawidłowe funkcjonowanie systemu co najmniej do 2006 roku. Tytułem spłaty inwestycji i zapłaty za bieżące usługi Państwowa Wytwórnia Papierów Wartościowych wnosi na rzecz HP comiesięczne opłaty w wysokości odpowiadającej liczbie wyprodukowanych praw jazdy. Jest to bardzo korzystne dla PWPW, która ponosi koszty wdrożenia i eksploatacji systemu tylko w stopniu uzależnionym od przychodów z produkcji praw jazdy.
Z opłat za przesyłanie danych Hewlett--Packard pokrywa koszty finansowania infrastruktury sprzętowo-programowej, serwisu i koszty operatora telekomunikacyjnego.
Korzyści z out-sourcingu księgowości i payrollu w Polskiej Konfederacji Pracodawców Prywatnych:
- wyeliminowanie spraw niebędących elementami działalności podstawowej
- sprawdzenie istniejących finansowych procedur wewnętrznych przy okazji przekazywania danych do firmy księgowej
- dyrektor finansowy Konfederacji nie jest dziś osobą, która musi dbać o sporządzanie tych raportów - może robić to, do czego jest powołany - analizować i proponować zarządowi sposoby działania
- wypracowanie nowego modelu kontrolingowego
- przewidywalność kosztowa
Przez pewien czas stosowaliśmy outsourcing hybrydowy, współpracowaliśmy z małą firmą księgową, dla której byliśmy głównym, jeśli nie jedynym klientem - opowiada Jacek Krawczyk, wiceprezes zarządu Polskiej Konfederacji Pracodawców Prywatnych. - Rozwój organizacji wymusił na nas niejako decyzję o outsourcingu księgowości i payrollu. W tym samym czasie nasz dotychczasowy partner sam zaproponował zakończenie współpracy. Przekazanie informacji i dokumentów nastąpiło więc bez problemów.
Aktywni byli przy tym także sami pracownicy działu księgowości. - Wiedzieli, jakie motywy nami kierują. Rozumieli, że nie likwidujemy działu, bo mamy zastrzeżenia do ich pracy, i że od tego, jak się zachowają, będzie zależało ewentualne zaproszenie ich do współpracy - opowiada Jacek Krawczyk. Było to bardzo ważne; chodziło bowiem o maksymalne skrócenie okresu przejściowego, przekazanie firmie outsourcingowej informacji o dotychczas stosowanych metodach działania księgowości, konstruowania ksiąg, jak najszybsze otrzymywanie od niej w pełni wiarygodnych danych kontrolingowych itp. Nowy partner miał się przyjrzeć dotychczasowej praktyce i wskazać miejsca, w których można działać efektywniej. Wszystko przeprowadzono w ciągu miesiąca.
- Zdecydowaliśmy się na pełny out-sourcing, bo zależało nam na skupieniu się na tym, co stanowiło istotę działania Konfederacji. Szczególnie ważne było powierzenie firmie zewnętrznej spraw związanych z kadrami i płacami z powodu ogromnego skomplikowania przepisów w tym zakresie. Podejmując decyzję o outsourcingu, kierowaliśmy się jeszcze jedną przesłanką: zdjęliśmy z siebie ciężar niepokoju o to, że w związku z rozwojem Konfederacji wzrost organizacji wymusi powiększanie zespołu. Wszystkim zajmie się firma zewnętrzna.
Decyzja o wyoutsourcingowaniu księgowości i payrollu nie wzbudziła większych oporów członków zarządu PKPP. Wręcz przeciwnie, uczestniczyli oni aktywnie w całym procesie. Dyrektor finansowy uczestniczył w podejmowaniu decyzji o zastosowaniu outsourcingu. Był też osobą kluczową w przekazaniu całej informacji finansowej. - Nie wyobrażam sobie, by mogło być inaczej. Znaczyłoby to bowiem, że jest to niewłaściwy człowiek na tym miejscu.
Logicznie i sensownie
Seppo Yllander, prezes zarządu firmy Kartilamo Poland:
Pierwszy okres mojej obecności w Polsce polegał na szerokim otwieraniu oczu na dotychczasowy sposób zarządzania firmą. Dużo informacji dostarczył audyt, jednak dopiero rozpoczęcie oddychania `tym samym tlenem` umożliwiło mi znalezienie miejsc i sfer, których funkcjonowanie hamowało rozwój. Jedną z takich sfer była księgowość. Przy około osiemdziesięciu zatrudnionych pracownikach utrzymywanie w niej aż ośmiu osób było nieracjonalne. Z mojego doświadczenia nabytego podczas dotychczasowej pracy w Norwegii wynikało, że outsourcing usług księgowych jest znakomitym sposobem na usprawnienie przepływu informacji i dokumentów bez angażowania niepotrzebnych sił. Tymczasem tu zastałem sytuację, w której definicja poszczególych stanowisk była bardzo niejasna i rozwodniona. Zadania, które z powodzeniem mogła realizować jedna osoba, wykonywały dwie, trzy. Poza tym dokładna kontrola ujawniła, że część pracowników nie zna nowych przepisów podatkowych, w dodatku nie robi nic, by uzupełnić braki w wiedzy. Miałem wrażenie, jakby czas się dla nich zatrzymał.
Decyzja o szukaniu firmy zewnętrznej była więc koniecznością, choć spotkała się z oporem niektórych menedżerów. Długo rozmawialiśmy, przekonywaliśmy się wzajemnie. Wreszcie dali się przekonać. Przygotowania trwały siedem miesięcy. W tym czasie dokonaliśmy weryfikacji partnerów, dokonaliśmy wyboru i po długich negocjacjach podpisaliśmy umowę. Z działu księgowości odeszło pięć osób, w tym dyrektor finansowy. Pozostałe pracują w firmie.
O naszym partnerze mogę powiedzieć, że jest rzetelny i profesjonalny. Spełnia wszystkie wymogi, od posiadania wykupionej polisy ubezpieczeniowej na wypadek popełnienia błędu, poprzez znakomite know-how, aż po merytoryczne przygotowanie zajmujących się nami księgowych.
Dziś jest jeszcze za wcześnie na dokładne wyliczenia korzyści z zastosowania outsourcingu, ale szacuję, że tylko w tej sferze oszczędności sięgną około 40 procent.
Prawa jazdy pędzą siecią
Kilka lat temu Państwowa Wytwórnia Papierów Wartościowych stanęła przed zadaniem stworzenia systemu transmisji danych do produkcji nowych praw jazdy. Chodziło o przygotowanie projektu, budowę, wdrożenie i utrzymanie systemu transmisji danych umożliwiającego przesyłanie zamówień z całej Polski oraz prowadzenie ewidencji kierowców i wydanych dokumentów oraz o przeszkolenie około tysiąca osób mających zajmować się w terenie obsługą systemu.
Wybór padł na Hewlett-Packard Polska. Do 378 urzędów administracji samorządowej na terenie całego kraju firma dostarczyła ponad tysiąc zestawów operatorskich (sprzęt komputerowy, skanery, drukarki, czytniki kart, oprogramowanie systemowe i aplikacyjne). Stanowiska operatorskie w urzędach zostały połączone z sobą za pomocą wydzielonych sieci komputerowych. Z kolei wszystkie urzędy połączono z Centrum Personalizacji Dokumentów PWPW.
Dodatkowo HP stworzył oprogramowanie obsługujące całość procesu wydawania praw jazdy: od momentu przyjęcia wniosku od petenta w urzędzie, przez wysłanie danych do PWPW, po odbiór potwierdzeń z PWPW i wydanie dokumentu uprawnionej osobie. Poza wdrożeniem systemu przeszkolono ok. 1020 urzędników zajmujących się jego obsługą. Ich wiedza wystarcza do właściwego wykonywania obowiązków, a w razie problemów mogą korzystać z wewnętrznej infolinii HP. Całość rozwiązania objęta jest 24-godzinnym serwisem.
Koszt inwestycji wynosi ok. 12 milionów USD. HP będzie odpowiadać za prawidłowe funkcjonowanie systemu co najmniej do 2006 roku. Tytułem spłaty inwestycji i zapłaty za bieżące usługi Państwowa Wytwórnia Papierów Wartościowych wnosi na rzecz HP comiesięczne opłaty w wysokości odpowiadającej liczbie wyprodukowanych praw jazdy. Jest to bardzo korzystne dla PWPW, która ponosi koszty wdrożenia i eksploatacji systemu tylko w stopniu uzależnionym od przychodów z produkcji praw jazdy.
Z opłat za przesyłanie danych Hewlett--Packard pokrywa koszty finansowania infrastruktury sprzętowo-programowej, serwisu i koszty operatora telekomunikacyjnego.
Korzyści z out-sourcingu księgowości i payrollu w Polskiej Konfederacji Pracodawców Prywatnych:
- wyeliminowanie spraw niebędących elementami działalności podstawowej
- sprawdzenie istniejących finansowych procedur wewnętrznych przy okazji przekazywania danych do firmy księgowej
- dyrektor finansowy Konfederacji nie jest dziś osobą, która musi dbać o sporządzanie tych raportów - może robić to, do czego jest powołany - analizować i proponować zarządowi sposoby działania
- wypracowanie nowego modelu kontrolingowego
- przewidywalność kosztowa