Każda rodzina miała przydzielony czteroosobowy zespół. Psychologami i tłumaczami byli w większości pracownicy polskiej ambasady w Moskwie. Niektórzy z nich na wieść o tragedii przerywali urlopy i wracali nieść pomoc. Rodzinom ofiar katastrofy pod Smoleńskiem pomagali także polscy biznesmeni prowadzący w Rosji interesy. Ponadto każdą rodziną ze strony rosyjskiej opiekował się przedstawiciel Ministerstwa Spraw Nadzwyczajnych oraz śledczy.
Sam proces identyfikacji zwłok rozpoczynał się od określenia przez rodzinę cech ofiary katastrofy. Następnie śledczy oddalali się do miejsc, gdzie były złożone zwłoki i weryfikowali uzyskane informacje. Kiedy znaleźli identyczny lub podobny szczegół do przedstawionego przez członków rodziny okazywali zdjęcia lub prezentacje komputerowe. Niektórym osobom pokazywano ciała.
Zdaniem proszącej o anonimowość kobiety sytuacja, w której się znalazła w Moskwie kojarzyła się jej z pobytem na polu po bitwie.