Samochód w firmie

Samochód w firmie

Po polskich drogach jeździ 800 tys. służbowych samochodów. Ich utrzymanie to po kosztach związanych z zatrudnieniem największe utrapienie przedsiębiorców. Są jednak sposoby na ich znaczące obniżenie.
Niemal 100 lat temu Henry Ford powiedział, że jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić lepiej i taniej niż konkurenci, lepiej zatrudnić do wykonania pracy kogoś, kto ma tę kompetencję. To stwierdzenie idealnie wpisuje się w tendencję powierzania opieki nad flotą samochodową firmom zewnętrznym. Z najnowszego raportu „Pulsu Biznesu” (Indeks Bezpieczeństwa Flot Samochodowych) wynika, że małe i średnie przedsiębiorstwa mające floty samochodowe tracą nawet setki tysięcy złotych rocznie przez złe zarządzanie nimi, a najczęściej przez zupełny brak jakiejkolwiek kontroli nad służbowymi autami.

Aż 80 proc. wziętych pod lupę przedsiębiorców przyznało, że ze względu na oszczędności nie szkoli kierowców, a w wielu firmach nie ma żadnych zasad korzystania z aut służbowych. Biznesmeni chętnie oszczędzają także na drobnych naprawach. Efekty? Nieekonomiczne eksploatowanie samochodów i wysoka wypadkowość. A oszczędności na naprawach skutkują znacznym obniżeniem wartości pojazdów, co jest przecież ważne w momencie, kiedy flotę trzeba wymienić. Przykład:naprawa odprysku czy otarcia u lakiernika kosztuje kilkaset złotych, ale jeśli te pieniądze zostaną wydane – podczas sprzedaży wartość auta wzrośnie o mniej więcej 1000 zł.

Jasne zasady

Kupić czy wynająć – to podstawowy dylemat biznesmena, który musi mieć służbowe auta w swojej firmie. Eksperci w większości są zgodni – wynajem i leasing to najbardziej ekonomiczne formy pozyskiwania samochodowej floty. Szczególnie, jeśli decydujemy się na wynajem długoterminowy, mamy szansę na negocjowanie korzystnych warunków. Przede wszystkim taki wybór pozwala uniknąć ogromnych nakładów, jakie jednorazowo musiałby ponieść przedsiębiorca, chcąc zainwestować w kupno samochodów, czy potem – kumulacji opłat związanych chociażby z corocznym zakupem polis ubezpieczeniowych. Wszystkie wydatki można wówczas planować długoterminowo, a koszty ubezpieczenia i eksploatacji są niższe. Wynajem aut pozwala też wyeliminować kłopot, przed jakim stają przedsiębiorcy, którzy kupili samochody – czyli sprzedażą zużytych maszyn.

Na polskim rynku powstają coraz to nowe firmy outsourcingowe specjalizujące się w obsłudze flot samochodowych. Najczęściej to przedsiębiorstwa do tej pory oferujące wynajem i leasing aut służbowych, które po prostu w ten sposób rozszerzają swoją ofertę i zakres działalności. Dla przedsiębiorcy, który musi mieć flotę samochodową, skorzystanie z usług firmy zewnętrznej to ogromne odciążenie, jeśli chodzi o dodatkowe obowiązki związane z opieką nad autami i sprawnym zarządzaniem nimi. I to niezależnie od tego, czy ma własne auta, czy zamierza je wynająć.

Profesjonalista zajmie się przede wszystkim ustaleniem jasnych zasad eksploatowania aut służbowych i kontrolą nad nimi. Sprawny „fleet menager” ma do dyspozycji nowoczesne narzędzia – jak chociażby komputerowe systemy kontroli floty. W dowolnym momencie może generować z nich statystyki, raporty, ze wszystkim jest na bieżąco, a jego zleceniodawca ma nad jego działaniami pełną kontrolę. Firma zewnętrzna ściąga z barków przedsiębiorcy wszelkie zmartwienia dotyczące floty – ubezpieczenia, serwisowania, procesów związanych z likwidacją ewentualnych szkód. To pozwala szefom firmy – dla których park samochodowy jest jedynie ważnym narzędziem pracy – skupić się przede wszystkim na swojej podstawowej działalności.

Zatrudnienie firmy zewnętrznej to też ulga dla księgowych. Łatwiej planuje się wydatki, a liczba dokumentów i faktur związanych z obsługą samochodów jest mniejsza – a wszystko sprowadza się do jednej miesięcznej opłaty, w której zawarte są wynajem, serwis i ubezpieczenie.

Nadzór i wygoda

Wśród nowoczesnych narzędzi zarządzania flotą z pewnością muszą się znaleźć karty paliwowe. Większość z nich jest przypisana nie do kierowcy, a do konkretnego pojazdu. Nim je wymyślono, księgowość była dosłownie „zawalana” fakturami za paliwo, a i sami kierowcy tracili czas, czekając na stacji benzynowej na ich wypisanie.

Karta paliwowa nie tylko pozwala uniknąć zbędnej papierologii (księgowość otrzyma jedną zbiorczą fakturę raz w miesiącu), ale i mieć pełną kontrolę nad wydatkami, bo pracodawca ustala nie tylko limity, ale też na przykład blokuje możliwość tankowania na koszt firmy w weekendy, kiedy pracownik może korzystać ze służbowego auta do prywatnych celów. To także wygoda dla samego kierowcy, który transakcje na stacji benzynowej załatwia bezgotówkowo. Tym bardziej że karta ma wiele dodatkowych możliwości – można nią płacić za autostrady, serwis auta czy myjnię. Karta paliwowa to dobre rozwiązanie także dla tych pracowników, którzy do celów służbowych wykorzystują własne samochody – pracodawca może wtedy łatwiej nadzorować wydatki i wykryć ewentualne nadużycia. Zawyżone zużycie paliwa to lampka kontrolna – albo wynika z usterki pojazdu, albo z nieekonomicznego stylu jazdy, albo z oszustwa i kradzieży. Bo w tej materii pomysłowości samym kierowcom nie brakuje. Okazuje się, że naciągacze potrafią wypompowywać paliwo z zatankowanych już służbowych aut i wcale nie są to jednorazowe przypadki.

Coraz więcej firm decyduje się zatem nie tylko na monitoring wydatków za pomocą kart paliwowych, ale i dodatkowe zabezpieczenia. Na przykład... specjalne kratki przy wlewach paliwa. Pozwalają one zatankować samochód, ale już uniemożliwiają wypompowanie benzyny z baku. Coraz popularniejsze są również nadajniki GPS – dzięki nim zarządzający flotą wie, gdzie są kierowcy i czy rzeczywiście jeżdżą po „służbowych trasach” i jak często pozwalają sobie na prywatne wypady firmowymi maszynami.

Lokalizator może też monitorować ich prędkość, położenie i dane o spalaniu paliwa. Jednocześnie nadajnik można połączyć z odpowiednim systemem alarmowym – mądre urządzenie na przykład poinformuje SMS-em lub e-mailem, że kierowca właśnie otworzył wlew paliwa. Jeśli lokalizator sygnalizuje, że samochód powinien stać na parkingu z dala od stacji benzynowej – może to świadczyć o tym, że pracownik właśnie kradnie służbowe paliwo.

Jednak urządzenia monitorujące to nie tylko sposób na wyeliminowanie nieuczciwych zachowań. To świetne narzędzie pomagające oszczędzać, ale i wpływać na bezpieczeństwo. W razie kolizji czy wypadku urządzenia natychmiast zaalarmują menedżera floty, który będzie mógł błyskawicznie wezwać pomoc. fot. fpm
Okładka tygodnika WPROST: 43/2012
Więcej możesz przeczytać w 43/2012 wydaniu tygodnika „Wprost”
Zamów w prenumeracie lub w wersji elektronicznej:
 1
  • Maciek IP
    Jeździłem przez jakiś czas służbowym avensis. Spodobał mi się i sam kupiłem samochód toyoty. To samochody służbowe to zysk dla obu stron :D

    Spis treści tygodnika Wprost nr 43/2012 (1549)

    • Dwie twarze premiera 21 paź 2012, 12:00 Mówiąc wprost, kolejne, pozornie z sobą niezwiązane klocki wpasowują się dość gładko w   rozległe puzzle, w których wszyscy jakoś bierzemy udział. Najpierw było tzw. exposé   premiera, budzące rząd z letargu, choć także... 4
    • Sami Mistrzowie świata 21 paź 2012, 12:00 Ależ to było polskie! Wielkie, podniosłe wydarzenie, misterium niemal. Analizy, składy,   technika, bilans, historia, Wembley… Kto ich zatrzyma? Czy nie nazbyt defensywny ten   prognozowany skład? Pooooolska!!! Biało-czerwoniii!... 6
    • Skaner 21 paź 2012, 12:00 Pierwszy polski Dreamliner w powietrzu Maszyna w barwach LOT i z polską rejestracją SP-LRA wzbiła się z lotniska Paine Field ok. godz. 22 polskiego czasu w zeszły czwartek. Samolot wykonał pierwszy lot testowy w okolicach głównych... 8
    • Podtopiony 21 paź 2012, 12:00 To miała być jego jesień. Exposé i nowe otwarcie. Jest defensywa i cios za ciosem spadające na głowę Tuska. Coś nie działa i się przelało. 12
    • Gowin na celowniku 21 paź 2012, 12:00 Minister sprawiedliwości jest przekonany, że konkurenci z wierchuszki Platformy, polityczni rywale z Krakowa oraz korporacje, które chce zderegulować, szukają na niego haków. 18
    • Polski biały murzyn 21 paź 2012, 12:00 Co innego John Godson osoba prywatna, a co innego John Godson poseł, który ustanawia prawa dla ogółu – mówi nam John Godson o ustawie antyaborcyjnej, za którą najpierw głosował, a teraz się wycofuje. 22
    • Ja nie mam nic, ty nie masz nic… 21 paź 2012, 12:00 Jacek Rostowski, Jan Krzysztof Bielecki i Mikołaj Budzanowski zabierają się do budowy nowej fabr yki. Na miarę czasów. Kierowcą tego „wehikułu inwestycyjnego” ma być Budzanowski. Będzie pięknie? Raczej jak zwykle. 26
    • Taśmociąg życia 21 paź 2012, 12:00 Nadopiekuńcza matka, wychowująca samotnie syna w trudnych okołowojennych czasach, bohatersko zwalcza beznadzieję, zakładając jej podwójnego nelsona. Nie pyta, co przyniesie los, ona mu rozkazuje. Stymuluje ambicję do granic absurdu –... 30
    • Boniek gra po raz ostatni 21 paź 2012, 12:00 Polska piłka to nie tylko zawodowcy, ale też pół miliona amatorów. I powinno być ich dwa razy więcej – uważa kandydat na szefa PZPN Zbigniew Boniek. A bardziej niż nierozsunięty dach stadionu martwi go głupota Polaków wówczas ujawniona. 32
    • Disco is king 21 paź 2012, 12:00 Na koncerty przychodzą tysiące, a Polo TV to najczęściej oglądana stacja muzyczna w Polsce. Disco Polo powraca. 38
    • Depresja pospolita 21 paź 2012, 12:00 Maria Peszek mogła zostać ambasadorką czterech milionów Polaków cierpiących na zaburzenia depresyjne. Nie została. Przeraziła ją reakcja ludzi na jej opowieść o cierpieniu? 42
    • Nasza bura codzienność 21 paź 2012, 12:00 Pan premier w swoim dniu medialnym (15.10) powiedział, że chce, by Polska nie była ani czarna, ani tęczowa. Czyli jaka ma być? Jak czerń przemieszać z tęczą, to wyjdzie bury (Brunatny? Boże, broń!). Czy to jest ulubiona barwa pana... 46
    • Wola polityczna 21 paź 2012, 12:00 Donald Tusk wygłosił niezłe przemówienie w Sejmie, a wiele więcej powiedział w bardzo ciekawej rozmowie z Moniką Olejnik. Mam jednak zasadniczą wątpliwość dotyczącą postawy premiera wobec roli polityki i politycznej przyszłości.... 48
    • Zabiorę was w kosmos 21 paź 2012, 12:00 Czy można jednocześnie zmieniać świat na lepsze, zarabiać krocie i świetnie się przy tym bawić? Można. Przed wami Richard Branson. 50
    • Atak doktora 21 paź 2012, 12:00 Niedzielne Wybory na Ukrainie władzy raczej nie zmienią. Ale wprowadzą na scenę polityczną nowego zawodnika wagi ciężkiej. 56
    • Homo maskarada 21 paź 2012, 12:00 Gejów w USA nie brzydzą się już republikanie. Teraz – dzięki głośnej książce – homoemancypacja dociera nawet do ultrakonserwatywnych chrześcijan. 58
    • My, Wilniuki 21 paź 2012, 12:00 Akcja Wyborcza Polaków na Litwie po raz pierwszy wprowadziła posłów do parlamentu. Wileńscy Polacy nie są pewni, że to poprawi stosunki polsko-litewskie. 60
    • Towarzyszu, zrób sobie raj 21 paź 2012, 12:00 Czeskie gazety rozpisują się o triumfie rodzimych komunistów w wyborach lokalnych. Na elity polityczne i biznesowe padł blady strach. Komuniści, traktowani od 1989 r. jak trędowaci, wyśmiewani i skazywani na wymarcie, wyrastają na... 62
    • Złoty rok PZPN 21 paź 2012, 12:00 W tym roku piłkarska Federacja zgarnie 100 milionów złotych. 64
    • Świata cud 8? 21 paź 2012, 12:00 Już za kilka dni premiera Windows 8 i tabletu Surface, dzięki którym Microsoft chce odzyskać dawną potęgę i zachwiać hegemonią Apple. Apple nie czeka na ten cios bezczynnie. 66
    • Bond nie umrze nigdy 21 paź 2012, 12:00 Zgorzkniały i przegrany. Taki jest Bond ze „Skyfall”. Zapomnijcie o formule „Cmok, cmok, bang, bang”. 70
    • Nieprzenikniona 21 paź 2012, 12:00 Dorota Masłowska znowu rozśmiesza, żeby zwrócić uwagę na sprawy ważne. Jej „Kochanie, zabiłam nasze koty” na pozór jest lekkie. Ale to powieść o zagubieniu i potrzebie wiary. 74
    • Dziewczyny od kotów 21 paź 2012, 12:00 Dwa ważne debiuty – płyty Asi i Kotów oraz Drekotów. Piękne i osobne, jak dziewczyny, które stoją za tymi projektami. Innymi od wszystkiego, co dzieje się w polskiej muzyce. 78
    • Recenzje 21 paź 2012, 12:00 Wydarzenie tygodnia, Teatr Codzienne życie Danuty W. Nowy monodram Krystyny Jandy to w większym stopniu poruszający dokument niż teatr. Jest coś niecodziennego w tym, że Krystyna Janda, pokazując wreszcie przedstawienie, któremu niemal bez... 80
    • Czy szyja wytrzyma? 21 paź 2012, 12:00 Krzysztof Skiba Wielcy filozofowie szukali sensu życia – oprócz Euklidesa, który szukał linii prostych. Wielcy podróżnicy (Kolumb, Vasco da Gama) szukali drogi do Indi. Dzisiejszym podróżnikom wystarczy, że odkryją drogę do... 86
    • Chlupa narodowa 21 paź 2012, 12:00 Nazwę tę dla naszego stadionu wymyślił w „Szkle kontaktowym” mój kolega, najpopularniejszy obecnie piosenkarz w kraju, Artur Andrus. Najpopularniejszy, ponieważ jego krążek „Myśliwiecka” od kilku miesięcy jest na... 86
    • Poszukaj oszczędności w zarządzaniu flotą 21 paź 2012, 12:00 Zarządzanie środkami transportu w obecnych czasach nie jest łatwym zadaniem ze względu na sytuację ekonomiczną, dlatego w cenie są nowe i efektywne rozwiązania, które przyczynią się do redukcji kosztów. 89
    • Samochód w firmie 21 paź 2012, 12:00 Po polskich drogach jeździ 800 tys. służbowych samochodów. Ich utrzymanie to po kosztach związanych z zatrudnieniem największe utrapienie przedsiębiorców. Są jednak sposoby na ich znaczące obniżenie. 91
    • Tanio, bezpiecznie, niezawodnie 21 paź 2012, 12:00 O idealnym służbowym aucie rozmawiamy z Wojciechem Drzewieckim, prezesem Instytutu Badań Rynku Motoryzacyjnego „Samar”. 94
    • Bezpieczeństwo, głupcze 21 paź 2012, 12:00 Co trzeci wypadek na polskich drogach jest powodowany przez kierowcę prowadzącego swoje służbowe auto. Obok ludzkich dramatów to ogromne koszty dla każdego przedsiębiorcy. 95
    • Na własną rękę 21 paź 2012, 12:00 Czasy, gdy sprzedawcy bezpośredni kojarzyli się z niekompetentnymi domokrążcami wciskającymi ludziom nic niewarte produkty, mijają. Jakość produktów jest coraz wyższa, liczba kompetentnych sprzedawców i obroty branży rosną. A rynek się rozwija. 99
    • Niezależność bez ryzyka 21 paź 2012, 12:00 Proponujemy elastyczny model, w którym przedsiębiorca decyduje, jak będzie wyglądało jego życie - mówi Anna Pietrzak, dyrektor naczelny Amway Polska. 104
    • Błogosławione dziury 21 paź 2012, 12:00 Jadąc przez Polskę, aż po nieistniejącą już czeską granicę, słyszę wszędzie, jak naród kpi z dachu narodowego stadionu, który przestraszył się deszczu. Wszystko jak zwykle kończy się nieźle, czyli remisem, kiedy spodziewano się... 106
    • Apartamenty Hoża 55 21 paź 2012, 12:00 Zaciszny klimat w sercu stolicy 111
    • Nie brakuje chętnych na luksus w centrum 21 paź 2012, 12:00 Popyt na luksusowe mieszkania będzie rósł. Ale tylko w dobrych lokalizacjach. Wymagania nabywców rosną. Jedynie najlepsze budynki je spełniają. 113
    • Nieruchomości komercyjne 21 paź 2012, 12:00 Powierzchnie biurowe, magazyny, centra handlowe, hotele – koniecznie nowoczesne i w dobrej lokalizacji. Podczas gdy rynek mieszkań przeżywa załamanie, branża nieruchomości komercyjnych ma się doskonale. 115

    ZKDP - Nakład kontrolowany