"Księga loży masońskiej jest najstarszym materiałem, jaki odnaleziono w naszych archiwach. Jest on oczywiście traktowany jako depozyt i w razie zgłoszenia się właścicieli, zostanie zwrócony. To jednak ewenement, ponieważ generalnie nasze zainteresowania dotyczą okresu od 1 września 1939 roku do 31 lipca 1990 roku, czyli daty zorganizowania Urzędu Ochrony Państwa" - powiedział naczelnik Wydziału Gromadzenia, Opracowywania i Obsługi Magazynów, Andrzej Pieczunko.
Do głównych celów IPN należy gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie archiwalnych teczek i mikrofilmów dotyczących okresu PRL-u. "Wydział Ewidencji zajmuje się gromadzeniem, porządkowaniem i opracowywaniem kartotek, których obecnie mamy ponad 6 km. Trwa proces ich digitalizacji, który ma na celu usprawnienie korzystania, kontrolę i ochronę zasobu. Osoby zajmujące się kartotekami pracują w specjalnych ubraniach ochronnych, maseczkach i rękawiczkach" - opowiadała kierownik Sekcji Pomocy Ewidencyjnej IPN, Teresa Gallewicz.
"W naszych magazynach znajdują się m.in. materiały na temat funkcjonariuszy służby bezpieczeństwa, ponad 1,2 tys. filmów oraz akta i mikrofilmy dotyczące milicji, stołecznego Urzędu Spraw Wewnętrznych i MSW" - wyliczał Pieczunko.
Jak zaznaczył, dzięki uporządkowaniu informacji związanych z danym materiałem, powstają bazy z pełnym zakresem danych osobowych takich jak np. w przypadku teczki osobowego źródła informacji - imię, nazwisko, data urodzenia i pseudonim. Te działania porządkowe, oprócz powiększania baz danych, związane są także z zabezpieczaniem materiałów archiwalnych. I tak np. w przypadku mikrofilmów przechowywane są one w dwóch egzemplarzach.
Przechowywane w IPN zdjęcia podlegają obecnie procesowi digitalizacji, czyli przekształcania w formę cyfrową. "Zdjęcia są w szczegółowy sposób opisywane, także z uwzględnieniem znajdujących się na nich adnotacji UB, np. krzyżyków, jakimi zaznaczano osoby, którymi interesowała się bezpieka" - mówił Pieczunko.
Digitalizacja odbywa się na 15 stanowiskach komputerowych. Obecnie w bazie znajduje się 3,8 tys. fotografii. Wprowadzany jest zbiór po Głównej Komisji Badania Zbrodni Hitlerowskich oraz zbiór zdjęć po MSW, m.in. fotografie z obserwacji operacyjnych oraz zdjęcia konfiskowane. Zdarzają się także materiały z okresu międzywojennego.
Od stycznia Biuro Udostępniania i Archiwizacji prowadzi prace nad digitalizacją innych zasobów. Na razie działają cztery stanowiska skanowania materiałów archiwalnych - akt i mikrofilmów. Celem działań jest zachowanie i udostępnianie tych archiwów, co umożliwiają wykonane cyfrowo kopie. Każdy obiekt przed poddaniem digitalizacji jest weryfikowany pod kątem klauzuli tajności, sam materiał jest zabezpieczany, a materiały papierowe są często poddawane konserwacji.
"Każda jednostka archiwalna ma własną kartę identyfikacyjną. Proces identyfikacji jest konieczny w systemie udostępniania. Obecnie jesteśmy na etapie uruchamiania ogólnopolskiej sieci +Zeus+, do której będą podłączone komputery we wszystkich oddziałach IPN. Umożliwi to dostęp do całości zasobów z każdego miejsca. Będzie można wejść do bazy i korzystając z wyszukiwarki odnaleźć konkretne zdjęcie za pomocą indeksu" - podsumował Pieczunko.
Instytut Pamięci Narodowej został powołany na mocy ustawy z 18 grudnia 1998 roku. Pion archiwalny zajmuje się ewidencjonowaniem, gromadzeniem i udostępnianiem akt wytworzonych przez komunistyczne organy bezpieczeństwa państwa, a także przez organy bezpieczeństwa III Rzeszy i ZSRR w okresie II wojny światowej. W skład pionu archiwalnego wchodzą trzy referaty: Ewidencji; Gromadzenia, Opracowywania i Obsługi Magazynów oraz Udostępniania i Informacji Naukowej. Archiwa IPN przejęły zasoby Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, Urzędu Ochrony Państwa, Ministerstwa Obrony Narodowej, Ministerstwa Sprawiedliwości i Archiwum Akt Nowych.
ab, pap