Praca zdalna nigdy się nie kończy? W końcu zorganizuj swoje home office

Praca zdalna nigdy się nie kończy? W końcu zorganizuj swoje home office

Praca w systemie home office nigdy się nie kończy
Praca w systemie home office nigdy się nie kończy / Źródło: Shutterstock
Futurystyczna wizja rzeczywistości właśnie się dzieje. Doświadczamy tego, co kiedyś oglądaliśmy w filmach science-fiction. Lecz aż 38 proc. menedżerów w Polsce negatywnie ocenia wpływ pracy zdalnej na życie prywatne i samopoczucie – tak pokazują badania „Global Human Capital Trends 2021” przeprowadzone przez Deloitte. Jak zorganizować sobie pracę zdalną?

Dzień się zaczyna, w skrzynce zalega już 80 wiadomości, na komunikatorze firmowym rozpoczęte już trzy dyskusje, a gdy otwierasz kalendarz widzisz, że w tym tygodniu nie masz nawet chwili żeby zaplanować sobie prace koncepcyjną, bo jedno spotkanie przechodzi w kolejne.

W domowym biurze wszyscy już chodzą jak zombie, nawet dzieci szkolne, które również zostały posadzone przed szklanymi ekranami.

Futurystyczna wizja rzeczywistości właśnie dzieje się na naszych oczach. Doświadczamy tego, co kiedyś oglądaliśmy z zapartym tchem w filmach science-fiction. Świat, w którym nie wychodząc z domu robimy zakupy, poznajemy ludzi, spędzamy czas wolny i pracujemy.

Nasza codzienność przeniosła się do świata online. Wieczorem gasimy światło równocześnie wyłączając ekran telefonu, bo jeszcze przyszło ostatnie powiadomienie. To wymóg rzeczywistości, czy sami nie potrafimy się wyłączyć z życia i pracy online?

Skąd to zmęczenie?

Praca online nigdy się nie kończy. Mamy ciągły dostęp do naszego „biura”, czyli komputera. Pracując z domu mamy poczucie zlewania się tego, co zawodowe z tym, co osobiste. Zatarły się granice, które kiedyś wyodrębniało wyjście z domu i pojechanie do biura, nawet jeśli naszym narzędziem pracy też był głównie komputer.

Kiedyś tematy załatwialiśmy w różny sposób, część zdalnie, część na spotkaniach zespołowych, a część mijając się w firmowej kuchni czy na korytarzu. Dziś wszystko dzieje się w sieci, jedynie różne aplikacje służą nam do różnych kontaktów i załatwiania spraw.

Mamy ogromny deficyt bycia z innymi i kontaktów bezpośrednich. Pogaduchy w kuchni były tym, co budowało ducha zespołu, ale też zbliżało ludzi do siebie.

Dziś próbujemy szukać alternatywy i organizujemy „spotkania przy kawie online” czy „integracje online – w formie grywalizacji” albo koncert online. Daje nam to poczucie wspólnotowości w ramach izolacji, której doświadczamy. Szukamy sposobów na zbliżenie się do siebie, ale kiedy wszystko dzieje się online, czujemy się wyczerpani.

Mamy ochotę zamknąć laptopa, wyłączyć komputer i po prostu pójść w las – ale tego nie robimy. Patrzymy na nasz zapełniony spotkaniami kalendarz i często w ciągu dnia tylko przełączamy się ze spotkania na spotkanie. Kiedyś potrzebowaliśmy przynajmniej dojść z punktu A do punktu B, dziś od spotkania do spotkania dzieli nas tylko kliknięcie.

Czytaj też:
Praca zdalna będzie powszechna? To bardzo niepewne

W dobie mediów społecznościowych, ludzie zaczęli uzależniać się od bycia ciągle w kontakcie, na bieżąco z tym, co dzieje się w sieci, z tym co nowego ktoś wrzuca. Niestety FOMO, czyli Fear Of Missing Out, zaczyna dotyczyć coraz większej grupy, a w dobie pracy zdalnej, przeniesienia większości sfer naszego życia do świata online, coraz większej grupy pracowników.

To lęk przed tym, że coś mnie ominie, że na coś nie odpowiem, nie zareaguję w odpowiednim czasie, a przecież mogę, bo wystarczy włączyć ekran telefonu czy komputera. Uzależnienie to wzmagane jest poprzez łatwy dostęp do narzędzi na wyciągnięcie ręki.

Pracownicy czują przymus bycia ciągle dostępnym, czasem słusznie, bo szef nadmiernie ich kontroluje, a czasem sami go na siebie nakładają. Skoro mam swoje narzędzie pracy ciągle przy sobie i jestem w miejscu pracy nieustanie (home office), to jak można nie oddzwonić, nie odpowiedzieć na maila?

To prosta droga do zmęczenia, a co za tym idzie – braku poczucia sensu tego, co robię.

Jak zorganizować sobie pracę zdalną?

Zacznijmy od higieny pracy. Kiedyś pracowaliśmy w ustalonych godzinach pracy, np. 8-16 czy 9-17. Dziś wszystko jest płynne. Pracując z domu wydaje nam się, że skoro dom to nasze biuro, to maila możemy też odebrać o godz. 21.

Mamy większą elastyczność godzin pracy, jasne, ale wtedy kiedy nimi świadomie zarządzamy. Faktycznie dbamy o to, aby czas naszej pracy nie był ciągle poszatkowany, a jednak bardziej zblokowany i był bliżej ośmiu a nie szesnastu godzin. Ktoś chce nam wrzucić spotkanie o godz. 18:30? Jeśli jesteś z tym OK, to jasne, zgadzaj się.

Tylko pilnuj, żeby nie okazało się, że twój czas pracy z ośmiogodzinnego zaczyna przypominać „never ending story”, gdzie nie ma granicy praca – życie osobiste. Bez granic nasz organizm nie będzie potrafił się zrelaksować, bo będzie w ciągłym napięciu i gotowości do działania.

Czytaj też:
Depresja narodowa. Znany aktor o chorobie: Apatia, napady złości skierowanej w partnerkę

Zarządzaj kalendarzem. To największe wyzwanie w pracy zdalnej. Ktoś widzi u ciebie okienko i od razu korzysta, żeby go wypełnić. Co zrobić? Zdyscyplinować się i dbać o własną przestrzeń – nie każda sprawa wymaga rozmów, konsultacji, wspólnych ustaleń, jest jednak sporo zadań, które potrzebujemy wykonać samodzielnie.

Pamiętaj, żeby w kalendarzu od razu wpisać miejsce na pracę własną, czy prace koncepcyjną. Dbaj o to, aby ten czas nie był ci zabierany, a tym sam nie rezygnuj z niego tylko dlatego, że ktoś ładnie poprosi cię o spotkanie właśnie w tych godzinach.

Nie chodzi o sztywność, ale o troskę o jakość wykonywanych przez ciebie zadań oraz twoje zdrowie.

Zastosuj w swojej pracy technikę Pomodoro, wymyśloną przez włoskiego naukowca Francesco Cirillo, która dzieli twoją pracę na 25 minutową aktywność i odpoczynek. Taki podział pozwoli ci nie kumulować napięcia, i wzmocni twoje procesy poznawcze, bo dasz im chwilę wytchnienia.

Jeśli spotkanie trwa godzinę, staraj się zadbać o to, aby w jego trakcie przejść się po pokoju, albo popatrzeć przez chwilę w dal bez trzymania wzroku na ekranie.

Czytaj też:
Efekt pandemii. Tak już niedługo będą wyglądać biurowce

Ustal zasady współpracy i komunikacji. Dziś na nowo trzeba ustalić zasady współpracy w trybie zdalnym. Ważne jest, aby określić jakie narzędzia będą służyć do jakich celów.

Czy za każdym razem musimy wysyłać do siebie maile, żeby każdy był na bieżąco, czy lepiej skorzystać z narzędzi do zarządzania projektami/zadaniami. Kto pracuje, w jakich godzinach, albo w jakich godzinach jest dostępny? Co potrzeba do podniesienia komfortu współpracy zdalnej? Jakim komunikatorem będziecie załatwiać sprawy pilne i ważne, a jakim sprawy ważne, ale nie pilne (narzędzie: matryca Eisenhowera do organizacji zadań)?

Nowy sposób pracy to też szansa na to, aby każdy mógł podzielić się swoimi sposobami na efektywną i komfortową pracę. Wykorzystajcie to.

Zarządzaj własną energią. Czujemy, kiedy mamy spadek formy, jesteśmy przeciążeni i nic kreatywnego raczej dzisiaj nie wymyślimy. Dajmy sobie do tego prawo! Ważne, aby dostrzegać, co mówi nam nasze ciało. Spadek energii informuje nas, że potrzebujemy odpoczynku, a prawdopodobieństwo błędu wtedy znacznie wzrasta.

Wyjdźmy na spacer, przenieśmy swój laptop na taras i stamtąd pracujmy. Zmiana otoczenia, pozycji czy ruch poprawi nasze krążenie i dotleni organizm. Mamy prawo do odpoczynku umysłowego tak, aby nabrać sił do wytężonej pracy.

Odpuścić stan tymczasowości i zaakceptuj to jak jest. Jeśli ciągle jesteśmy w stanie przeczekania, to trudniej nam się efektywnie zorganizować i przejść do działania. Zmęczeni jesteśmy też tym ciągłym czekaniem, aż sytuacja pandemiczna minie, więc uciekają nam szanse, jakie daje nam obecna rzeczywistość. Jednocześnie coraz więcej na siebie przyjmujemy, bo uważamy, że w końcu „będzie normalnie” i wszystko się uspokoi, a wtedy sobie poukładamy pracę.

Praca zdalna trwa już jednak ponad rok, czas powiedzieć dość, zatrzymać się i przyjrzeć temu, jak lepiej zorganizować sobie swój czas pracy i zadania, żeby przestać się zamęczać. Wielu pracodawców zakłada utrzymanie pracy zdalnej w przyszłości w formie hybrydowej, czyli częściowo w biurze, częściowo w domu. Taka forma pracy z nami pozostanie, warto z niej jak najlepiej korzystać.

Czytaj też:
Jak wybrać krzesło biurowe do pracy w home office?

Pracując zdalnie, mamy możliwość zwiększyć swoją samodzielność i elastyczność. Od nas zależy jak poukładać sobie pracę, aby była efektywna i nas nie wyczerpała. To my musimy wybrać techniki i narzędzia, które będą nam pomagały odpocząć i naładować baterie. Ważne jest, aby poznać własne granice i jasno je komunikować, kiedy ktoś próbuje je przekroczyć.

Praca nad przekonaniami dotyczącymi „przymusu” bycia dostępnymi jest również bardzo cenna, bo wpływa na naszą postawę względem pracy.

Należy korzystać z technologii w sposób świadomy i wybiórczy. Bywają momenty, kiedy każdy z nas musi zacisnąć zęby i dokończyć projekt, ale praca w trybie home office to projekt, który się nie kończy. To styl pracy, dlatego nie może być na granicy naszej wytrzymałości.

Katarzyna Nyga-Zbroja, ekspert ds. projektów rozwojowych, psycholog biznesu, założycielka marki DCONCEPT zajmującej się rozwojem potencjału ludzi w biznesie. Od ponad 11 lat pracuje z największymi korporacjami międzynarodowymi projektując i wdrażając działania rozwojowe dla ich pracowników. Pracowała dla takich organizacji, jak Grupa Żywiec, Starbucks, Capgemini, Grand Parade, Ailleron, Ecolab, Motorola, Comarch, i wiele innych. Prywatnie mama dwójki cudownych dzieciaków.
Źródło: Wprost
+
 1

Czytaj także