Decyzja o przeprowadzeniu optymalizacji kosztów telekomunikacyjnych powinna wyjść od kierownictwa firmy. Jednak pracownikom nie zawsze się to podoba.
Ernest Wencel, właściciel warszawskiej firmy Spiżarnia zajmującej się kompleksową obsługą imprez okolicznościowych i bankietów, trzy miesiące temu porządnie się zdenerwował. W firmie, w której pracuje pięciu pracowników, miesięczne rachunki telefoniczne sięgały 2 tys. zł, a nikt z zatrudnionych nie potrafił wytłumaczyć, dlaczego są one tak wysokie. Wencel nie bawił się w dochodzenie, kto i po co w sobotę o drugiej w nocy dzwonił do Lublina, tylko odciął z telefonu służbowego możliwość dzwonienia na numery międzymiastowe. W uzasadnionych przypadkach pracownicy mogą używać komórki na kartę pre-paid. W efekcie miesięczne rachunki telefoniczne w firmie spadły do około 500 złotych i - co istotne - nie odbiło się to wcale na jej funkcjonowaniu.
To przykład, który znakomicie pokazuje, że w małej firmie często w bardzo prosty sposób można uzyskać całkiem spore oszczędności. Warto samemu spróbować zabawić się w audytora i korzystając z kalkulatora czy arkusza kalkulacyjnego, zrobić analizę billingów telekomunikacyjnych, a następnie porównać oferty i taryfy różnych operatorów telekomunikacyjnych.
Sprawa komplikuje się, gdy firma zatrudnia nie kilku, lecz kilkudziesięciu pracowników, ma kilka oddziałów w kraju, prowadzi intensywną działalność na rynkach zagranicznych - wtedy z pewnością dobrze jest skorzystać z usług wyspecjalizowanej firmy audytorskiej.
Ziarnko do ziarnka
Tak właśnie postanowiło zrobić warszawskie Centrum Sztuki Współczesnej (CSW). Instytucja ta dostaje dotacje z Ministerstwa Kultury, które starczają na płace pracowników, utrzymanie budynku i na zorganizowanie najwyżej dwóch-trzech wystaw w roku. CSW szuka więc dodatkowych środków u sponsorów, prowadząc działalność komercyjną, np. wynajmując pomieszczenia na różne imprezy. Kierownictwo tej instytucji pomyślało, że pewne oszczędności można uzyskać też na kosztach telekomunikacyjnych, i w czerwcu ubiegłego roku postanowiło skorzystać z firmy Esisei Pirst.
- W CSW wykorzystywaliśmy 72 linie wewnętrzne i 19 linii miejskich, a średnie miesięczne rachunki telefoniczne wynosiły 20 tys. zł - mówi Alicja Drabot z CSW. Firma audytorska od razu zauważyła, że CSW działa na przestarzałej infrastrukturze telekomunikacyjnej, nieprzystosowanej do możliwości korzystania z telefonii cyfrowej czy tonowego wybierania numeru. Były to warunki dość typowe dla działania wielu instytucji publicznych czy jednostek budżetowych - mają one stosunkowo wysokie koszty telekomunikacyjne przy jednoczesnej niskiej ich jakości. Podobnie jak CSW nie mają funduszy na inwestycje w telekomunikację i nie ma tam nikogo, kto się orientuje w ofercie rynkowej czy możliwościach nowych, oszczędnych technologii.
Audytor zaproponował przeprowadzenie optymalizacji systemu telekomunikacyjnego w dwóch etapach.
W pierwszym - bezinwestycyjnym - CSW nie musiało ponosić żadnych nakładów, a Eisei Pirst zrobił audyt. Rezultatem był taki dobór abonamentów i taryf, aby jak najlepiej odpowiadały potrzebom klienta. Po negocjacjach z operatorami zdecydowano, że CSW będzie korzystać z usług NOM-u, firmy konkurencyjnej w stosunku do TP SA. - To było w sierpniu 2003 r. - wspomina Alicja Drabot. Jednocześnie zdecydowano, że w drugim etapie z zaoszczędzonych środków CSW kupi nową centralę telefoniczną, przez którą będą przechodzić linie zewnętrzne i wewnętrzne.
- Nasze miesięczne rachunki spadły z 20 do 16 tys. zł i w maju mogliśmy kupić nową centralę - mówi Alicja Drabot. Gros kosztów w CSW generują połączenia z telefonów stacjonarnych na komórki i w tej sytuacji zastosowanie bramki GSM może przynieść kolejne
4-5 tys. zł oszczędności.
- Już prawie porozumieliśmy się z jednym z operatorów GSM, który udostępni nam na warunkach promocyjnych bramkę GSM, a w zamian będzie jednym ze sponsorów - informuje Alicja Drabot. Dodaje, że ubocznym, ale bardzo istotnym efektem przeprowadzonego projektu było też podniesienie jakości usług telekomunikacyjnych.
Scalanie oddziałów
Z oszczędności uzyskanych na kosztach telekomunikacyjnych swoje centrale telefoniczne unowocześnił także Militzer & Mźnch Polska (M&M). Jest to firma spedycyjna należąca do międzynarodowej grupy Militzer & Mźnch Internationale, w skład której w Polsce wchodzą cztery spółki, 20 oddziałów i pracuje dla niej ponad 400 osób.
- Charakter naszej działalności powoduje, że pracownicy, kontaktując się telefonicznie, korzystają głównie z komórek i wykonują połączenia międzystrefowe. Duży udział mają także połączenia międzynarodowe - mówi Michał Dydak, specjalista ds. logistyki i informatyki w M&M Polska.
Kiedy dwa lata temu optymalizacji kosztów w M&M podjęła się firma Call Center Poland, spedytora obsługiwało kilku operatorów (w zależności od oddziału), w cześci oddziałów używany był sprzęt telekomunikacyjny starej generacji, a koszty połączeń telefonicznych były bardzo wysokie. - W zależności od oddziału oscylowały one od 1500 do
12 000 zł netto - mówi Michał Dydak.
Audytor zaczął od przeprowadzenia audytu, na podstawie którego powstał profil telekomunikacyjny spółki. Call Center Poland musiał wziąć pod uwagę, że poszczególne oddziały miały bardzo różne potrzeby telekomunikacyjne. Okazało się, że najkorzystniej będzie, gdy firma będzie korzystać z usług Netii, z którą przeprowadzono negocjacje handlowe. W wyniku tej operacji wysokość rachunków spadła średnio o 25 proc.
- Oszczędności były tak duże, że dzięki temu w ciągu roku kupiliśmy kilka nowych cyfrowych central telefonicznych - podsumowuje Michał Dydak.
Wybór Netii i rezygnacja z usług poprzednich operatorów oznaczały dla M&M konieczność zmiany numerów telefonicznych w niektórych oddziałach. Nie wszyscy są gotowi to zrobić, bo wiąże się to z różnymi niedogodnościami. W efekcie korzyści, które można osiągnąć z optymalizacji kosztów, są nieco mniejsze. Ponadto, jak przyznają zgodnie audytorzy, Telekomunikacja Polska SA, która ma dominującą pozycję na rynku, jest o wiele mniej elastyczna w negocjacjach niż inni operatorzy.
Przekręty z telefonami
- Z przeprowadzenia audytu telefonicznego w firmie nie zawsze wszyscy pracownicy są zadowoleni. Audytorzy wymieniają wiele dziwnych nieprawidłowości.
- W jednej z dużych firm pracownik odpowiedzialny za sprawy telekomunikacyjne zakupił o sto aktywacji telefonów komórkowych więcej, niż wynikało to z potrzeb firmy. Nieużywane karty SIM trzymał pod kluczem w biurku, a telefony komórkowe najprawdopodobniej sprzedał. Wykrył to dopiero audyt.
- W jednym z urzędów państwowych okazało się, że podpisana jest umowa z firmą serwisową, która od kilku lat już nie istnieje. Mimo to jej dawni pracownicy nadal wystawiali urzędowi faktury, które ten skwapliwie regulował.
Warto kliknąć
Aby porównać ceny usług różnych operatorów telekomunikacyjnych, warto zaglądać do internetu. W serwisach tematycznych znajdziemy porównania i kalkulatory taryf. Do najpopularniejszych należą:
- http://www.taniej.prv.pl
- http://www.telix.pl/calcmain.php
Różne połączenia
Rachunki telefoniczne w firmie obejmują zazwyczaj koszty rozmów z linii stacjonarnych i telefonów komórkowych. Koszty rozmów z linii stacjonarnych można podzielić na koszty połączeń:
- lokalnych (połączenia w ramach jednej strefy numeracyjnej)
- międzystrefowych (międzymiastowych)
- do sieci telefonii komórkowej
- międzynarodowych
Dla każdego rodzaju połączeń istnieją różne metody redukcji kosztów. Np. aby zmniejszyć koszty w przypadku połączeń stacjonarnych międzymiastowych, można korzystać z usług różnych operatorów międzystrefowych. Do realizacji połączeń z linii stacjonarnych do sieci telefonii komórkowej warto zastosować w telefonicznej centrali firmy bramki GSM. Połączenia międzynarodowe można natomiast realizować za pomocą techniki VoIP
(Voice over Internet Protocol).
To przykład, który znakomicie pokazuje, że w małej firmie często w bardzo prosty sposób można uzyskać całkiem spore oszczędności. Warto samemu spróbować zabawić się w audytora i korzystając z kalkulatora czy arkusza kalkulacyjnego, zrobić analizę billingów telekomunikacyjnych, a następnie porównać oferty i taryfy różnych operatorów telekomunikacyjnych.
Sprawa komplikuje się, gdy firma zatrudnia nie kilku, lecz kilkudziesięciu pracowników, ma kilka oddziałów w kraju, prowadzi intensywną działalność na rynkach zagranicznych - wtedy z pewnością dobrze jest skorzystać z usług wyspecjalizowanej firmy audytorskiej.
Ziarnko do ziarnka
Tak właśnie postanowiło zrobić warszawskie Centrum Sztuki Współczesnej (CSW). Instytucja ta dostaje dotacje z Ministerstwa Kultury, które starczają na płace pracowników, utrzymanie budynku i na zorganizowanie najwyżej dwóch-trzech wystaw w roku. CSW szuka więc dodatkowych środków u sponsorów, prowadząc działalność komercyjną, np. wynajmując pomieszczenia na różne imprezy. Kierownictwo tej instytucji pomyślało, że pewne oszczędności można uzyskać też na kosztach telekomunikacyjnych, i w czerwcu ubiegłego roku postanowiło skorzystać z firmy Esisei Pirst.
- W CSW wykorzystywaliśmy 72 linie wewnętrzne i 19 linii miejskich, a średnie miesięczne rachunki telefoniczne wynosiły 20 tys. zł - mówi Alicja Drabot z CSW. Firma audytorska od razu zauważyła, że CSW działa na przestarzałej infrastrukturze telekomunikacyjnej, nieprzystosowanej do możliwości korzystania z telefonii cyfrowej czy tonowego wybierania numeru. Były to warunki dość typowe dla działania wielu instytucji publicznych czy jednostek budżetowych - mają one stosunkowo wysokie koszty telekomunikacyjne przy jednoczesnej niskiej ich jakości. Podobnie jak CSW nie mają funduszy na inwestycje w telekomunikację i nie ma tam nikogo, kto się orientuje w ofercie rynkowej czy możliwościach nowych, oszczędnych technologii.
Audytor zaproponował przeprowadzenie optymalizacji systemu telekomunikacyjnego w dwóch etapach.
W pierwszym - bezinwestycyjnym - CSW nie musiało ponosić żadnych nakładów, a Eisei Pirst zrobił audyt. Rezultatem był taki dobór abonamentów i taryf, aby jak najlepiej odpowiadały potrzebom klienta. Po negocjacjach z operatorami zdecydowano, że CSW będzie korzystać z usług NOM-u, firmy konkurencyjnej w stosunku do TP SA. - To było w sierpniu 2003 r. - wspomina Alicja Drabot. Jednocześnie zdecydowano, że w drugim etapie z zaoszczędzonych środków CSW kupi nową centralę telefoniczną, przez którą będą przechodzić linie zewnętrzne i wewnętrzne.
- Nasze miesięczne rachunki spadły z 20 do 16 tys. zł i w maju mogliśmy kupić nową centralę - mówi Alicja Drabot. Gros kosztów w CSW generują połączenia z telefonów stacjonarnych na komórki i w tej sytuacji zastosowanie bramki GSM może przynieść kolejne
4-5 tys. zł oszczędności.
- Już prawie porozumieliśmy się z jednym z operatorów GSM, który udostępni nam na warunkach promocyjnych bramkę GSM, a w zamian będzie jednym ze sponsorów - informuje Alicja Drabot. Dodaje, że ubocznym, ale bardzo istotnym efektem przeprowadzonego projektu było też podniesienie jakości usług telekomunikacyjnych.
Scalanie oddziałów
Z oszczędności uzyskanych na kosztach telekomunikacyjnych swoje centrale telefoniczne unowocześnił także Militzer & Mźnch Polska (M&M). Jest to firma spedycyjna należąca do międzynarodowej grupy Militzer & Mźnch Internationale, w skład której w Polsce wchodzą cztery spółki, 20 oddziałów i pracuje dla niej ponad 400 osób.
- Charakter naszej działalności powoduje, że pracownicy, kontaktując się telefonicznie, korzystają głównie z komórek i wykonują połączenia międzystrefowe. Duży udział mają także połączenia międzynarodowe - mówi Michał Dydak, specjalista ds. logistyki i informatyki w M&M Polska.
Kiedy dwa lata temu optymalizacji kosztów w M&M podjęła się firma Call Center Poland, spedytora obsługiwało kilku operatorów (w zależności od oddziału), w cześci oddziałów używany był sprzęt telekomunikacyjny starej generacji, a koszty połączeń telefonicznych były bardzo wysokie. - W zależności od oddziału oscylowały one od 1500 do
12 000 zł netto - mówi Michał Dydak.
Audytor zaczął od przeprowadzenia audytu, na podstawie którego powstał profil telekomunikacyjny spółki. Call Center Poland musiał wziąć pod uwagę, że poszczególne oddziały miały bardzo różne potrzeby telekomunikacyjne. Okazało się, że najkorzystniej będzie, gdy firma będzie korzystać z usług Netii, z którą przeprowadzono negocjacje handlowe. W wyniku tej operacji wysokość rachunków spadła średnio o 25 proc.
- Oszczędności były tak duże, że dzięki temu w ciągu roku kupiliśmy kilka nowych cyfrowych central telefonicznych - podsumowuje Michał Dydak.
Wybór Netii i rezygnacja z usług poprzednich operatorów oznaczały dla M&M konieczność zmiany numerów telefonicznych w niektórych oddziałach. Nie wszyscy są gotowi to zrobić, bo wiąże się to z różnymi niedogodnościami. W efekcie korzyści, które można osiągnąć z optymalizacji kosztów, są nieco mniejsze. Ponadto, jak przyznają zgodnie audytorzy, Telekomunikacja Polska SA, która ma dominującą pozycję na rynku, jest o wiele mniej elastyczna w negocjacjach niż inni operatorzy.
Przekręty z telefonami
- Z przeprowadzenia audytu telefonicznego w firmie nie zawsze wszyscy pracownicy są zadowoleni. Audytorzy wymieniają wiele dziwnych nieprawidłowości.
- W jednej z dużych firm pracownik odpowiedzialny za sprawy telekomunikacyjne zakupił o sto aktywacji telefonów komórkowych więcej, niż wynikało to z potrzeb firmy. Nieużywane karty SIM trzymał pod kluczem w biurku, a telefony komórkowe najprawdopodobniej sprzedał. Wykrył to dopiero audyt.
- W jednym z urzędów państwowych okazało się, że podpisana jest umowa z firmą serwisową, która od kilku lat już nie istnieje. Mimo to jej dawni pracownicy nadal wystawiali urzędowi faktury, które ten skwapliwie regulował.
Warto kliknąć
Aby porównać ceny usług różnych operatorów telekomunikacyjnych, warto zaglądać do internetu. W serwisach tematycznych znajdziemy porównania i kalkulatory taryf. Do najpopularniejszych należą:
- http://www.taniej.prv.pl
- http://www.telix.pl/calcmain.php
Różne połączenia
Rachunki telefoniczne w firmie obejmują zazwyczaj koszty rozmów z linii stacjonarnych i telefonów komórkowych. Koszty rozmów z linii stacjonarnych można podzielić na koszty połączeń:
- lokalnych (połączenia w ramach jednej strefy numeracyjnej)
- międzystrefowych (międzymiastowych)
- do sieci telefonii komórkowej
- międzynarodowych
Dla każdego rodzaju połączeń istnieją różne metody redukcji kosztów. Np. aby zmniejszyć koszty w przypadku połączeń stacjonarnych międzymiastowych, można korzystać z usług różnych operatorów międzystrefowych. Do realizacji połączeń z linii stacjonarnych do sieci telefonii komórkowej warto zastosować w telefonicznej centrali firmy bramki GSM. Połączenia międzynarodowe można natomiast realizować za pomocą techniki VoIP
(Voice over Internet Protocol).