Im większy biznes, tym dłuższa jest droga do skutecznego systemu motywowania pracowników
To, w jaki sposób zbudować system motywacyjny, zależy od wielkości, stopnia skomplikowania biznesu i fazy rozwoju firmy. Jeśli procedury mają przeszkadzać w rozwoju, zrezygnuj z nich i posłuż się zdrowym rozsądkiem. Gdy już staniesz mocno na nogi, profesjonalizacja procedur stanie się koniecznością, bo zagrożenia, przed którymi chroni system motywacyjny, staną się bardziej prawdopodobne.
Oto zalecane scenariusze wydarzeń w małej i średniej firmie
Krok 1
Określ cele
System motywacyjny ma cię uchronić przed recesją efektywności, problemami w przyciąganiu nowych pracowników i utratą tych najcenniejszych. Twoim najważniejszym zadaniem jest więc zbudowanie emocjonalnej więzi między pracownikami a firmą, przekonanie ich, że biznes, dla którego pracują, jest wspólny. Owa wspólnota musi być jednak zbudowana na dążeniu do jasno określonego celu. Musisz go wyznaczyć, zanim podejmiesz jakiekolwiek działania motywujące. Zastanów się więc, gdzie firma ma się znajdować za 5 lat, jaką "drogę przejścia" wybierasz, kogo i do czego chcesz motywować. Musisz zdecydować, na czym ci najbardziej zależy: na wzroście obrotów firmy, jej zyskowności, czy może chcesz podnieść poziom zadowolenia klientów? Kolejne kroki będą już tylko logiczną konsekwencją tej decyzji.
Krok 2
Mała firma (50 pracowników)
ustal klasyfikację stanowisk
W twoim wypadku będzie to stosunkowo łatwe. Wśród 50 osób, które zatrudniasz, zapewne nie więcej niż dziesięć zajmuje poważne stanowiska merytoryczne. Wszystkie te osoby znasz, bo pracujesz z nimi od lat. Większość zakładała tę firmę razem z tobą, więc traktuje ją niemal jak własną. Nie musisz się jeszcze martwić o ich lojalność, bo to przecież "wasza firma". Hierarchię stanowisk jesteś w stanie narysować w ciągu pięciu minut, na podstawie samodzielnie opracowanych kryteriów. Teraz musisz sprawdzić, czy pensje, które przez lata proponowałeś swoim pracownikom, spełniają swoją motywującą funkcję. Przekonaj się, czy spełniają warunki opisane szerzej na str. 41. Jeśli nie, zrób z nimi porządek. Idealnie byłoby, gdybyś każdego ze swych najcenniejszych pracowników wzywał osobno i wyjaśniał przyczyny zmian. Twoja załoga musi czuć, że jest sprawiedliwie wynagradzana.
Krok 2
Średnia firma (200 pracowników)
Opracuj hierarchię stanowisk
Zatrudniasz tylu pracowników, że budowanie emocjonalnej więzi z firmą staje się bardzo trudne. Większości swoich podwładnych nie znasz, nie wiesz nawet, czym się zajmują. Oni zaś traktują pracę u ciebie jak kolejne stanowisko w życiu - nie myślą o twej firmie jak o własnej. By to zmienić, musisz zrobić porządek w tej sferze, która najmocniej wpływa na ich poziom zadowolenia z pracy - w płacach zasadniczych. Twoi pracownicy chcą być przede wszystkim opłaceni sprawiedliwie - odpowiednio do swoich kwalifikacji i wysiłku wkładanego w wykonywanie powierzonych zadań. Musisz więc skończyć z ustalaniem pensji metodą intuicyjną. Stwórz zespół, który ustali hierarchię stanowisk i oceni, kto zasługuje na wyższą pensję i dlaczego. Do zespołu zaproś kilku lub kilkunastu pracowników - to ułatwi późniejsze zaakceptowanie wypracowanych metod przez załogę.
Generalne kryterium może być dwojakie: albo stworzysz hierarchię stanowisk według wymagań, jakie obowiązują wobec danych stanowisk (języki obce, kwalifikacje, uprawnienia itd.) albo uszeregujesz swych pracowników według ich wpływu na realizację wybranego przez ciebie celu, np. wprowadzenia na rynek nowych produktów. Wtedy wysoko może się znaleźć np. główny konstruktor odpowiedzialny za innowacje. Najlepiej znaleźć sposób na połączenie tych kryteriów.
Szczegółowe kryteria oceny stanowisk muszą być możliwe jasne i przejrzyste. Możesz podeprzeć się wiedzą specjalistów, którzy stworzyli już kilkadziesiąt profesjonalnych metod wartościowania pracy (szczegóły - str. 42), ale uważaj, by procedury nie unieruchomiły twego biznesu.
Krok 3
Mała firma
Wprowadź premie finansowe
W twoim prostym, małym biznesie musisz stosować równie proste narzędzia. Dlatego zapomnij o systemach opartych na zrównoważonej karcie wyników czy zarządzaniu wartością firmy. Do ich rozliczania musiałbyś zatrudnić kolejnych dwóch księgowych. Najskuteczniejsze będą zwykłe premie finansowe wypłacane za jasno określone efekty pracy. Każdy z twoich pracowników powinien otrzymać konkretną informację: co ma zrobić, na kiedy i ile może za to dostać dodatkowego wynagrodzenia. Więcej o zasadach premiowania na str. 42-43.
Generalnie system premiowy powinien objąć wszystkie kategorie stanowisk w twojej firmie. Mechanizm musi być jednak dostosowany do charakteru pracy. Handlowców czy murarzy możesz nagradzać na podstawie kryteriów ilościowych. Księgowego - raczej za sumienne wykonanie obowiązków. Z systemu premiowego możesz wyłączyć tylko stanowiska o najmniejszym znaczeniu.
Krok 3
Średnia firma
Ustal pensje zasadnicze
Hierarchia stanowisk jest podstawą do przydzielenia pensji zasadniczych. Szef małego biznesu ustali ich wysokość, biorąc pod uwagę wyłącznie możliwości finansowe firmy. W większych i bardziej skomplikowanych interesach do tematu trzeba podejść bardziej profesjonalnie i zorientować się, jaki jest poziom płac na rynku. Z dostępem do takich danych nie ma problemu - wyspecjalizowane agencje zbierają informacje na bieżąco. Raport kosztuje jednak co najmniej 1000 euro. Dużo? Więcej może cię kosztować utrata twych najcenniejszych pracowników, którzy dostaną lepsze oferty od konkurencji.
Analiza sytuacji na rynku pracy powinna ci pomóc w takim wykorzystaniu możliwości swej firmy, aby proporcje między płacami u ciebie i u konkurencji były najbardziej korzystne. Najcenniejszym powinieneś płacić więcej niż konkurencja. Reszcie - w miarę możliwości. Każde 100 zł różnicy w uposażeniu podstawowym musi mieć swoje uzasadnienie.
Krok 4
Średnia firma
Opracuj system ocen pracowniczych
Wynagrodzenia zasadnicze to dopiero połowa sukcesu. Jeśli system motywacyjny ma skłaniać pracowników do bardziej wydajnej pracy, muszą czuć opłacalność dodatkowego wysiłku. Przede wszystkim muszą wiedzieć, po spełnieniu jakiego kryterium należy im się nagroda. Owe kryteria składają się na system ocen pracowniczych. Jak je opracować? W małej lub średniej firmie warto zebrać zespół kilkunastu pracowników z różnych działów i zastanowić się, jakie zadania należy postawić przed poszczególnymi grupami pracowników. Powinny one wprost wynikać z przyjętej na wstępie strategii. Jeżeli celem jest poprawa jakości usług, nie warto jako kryterium wprowadzać liczby obsłużonych klientów w ciągu godziny - to nie sprzyja jakości obsługi.
Zespołowe ustalenie kryteriów oceny pracowników pozwoli na uniknięcie sytuacji, w której cele okażą się niewykonalne. Pracownicy mogą ci też zwrócić uwagę na czynniki obniżające efektywność - jeśli weźmiesz je pod uwagę, system oceny zostanie uznany za bardziej sprawiedliwy. Pamiętaj, każdy pracownik musi mieć realny wpływ na oceniane wskaźniki!
Najprostszy system ocen pracowniczych opiera się na kryteriach ilościowych (liczbie sprzedanych produktów i usług). Specjaliści proponują jednak powiązać z sobą kilka kryteriów, by ocena była bardziej kompleksowa. Powinien jej dokonywać przełożony lub kierownik działu.
Wdrażając system ocen pracowniczych, powinieneś jednak pamiętać, by nie przedobrzyć. Formalności nie mogą zaburzyć funkcjonowania twojego interesu.
Krok 5
Średnia firma
Wybierz motywatory
Dzięki systemowi ocen wiesz już, kto przekroczył plan o 10 proc., a kto o 20 proc. Teraz musisz dobrać nagrody, które zachęcą do powtarzania tych sukcesów. Potencjał twej firmy upoważnia cię do wzięcia pod uwagę nie tylko motywatorów w postaci premii pieniężnych. Twoi najcenniejsi pracownicy z pewnością stali się już bardziej wymagający - oczekują większego zainteresowania swymi potrzebami.
W większości firm motywatory pozapłacowe nie są wprost uzależnione od wyników efektywności. Służbowy samochód, komórka czy laptop są po prostu przypisane do stanowiska. To zrozumiałe w sytuacji, gdy wymienione dobra są narzędziem pracy - np. przedstawiciela handlowego. Ale jeśli nie pomagają bezpośrednio w wypełnianiu obowiązków, mogą się okazać zbędnym wydatkiem. Możliwości skorzystania z samochodu nie doceni ten, kto nigdy nie miał prawa jazdy.
Z tym problemem poradzisz sobie, wdrażając tzw. system kafeteryjny. Zorganizuj sondaż wśród pracowników badający ich oczekiwania i potrzeby. Dlaczego sondaż? Bo zasada "dostosuj towar do potrzeb klienta" obowiązuje również tutaj. To, co jest motywujące dla jednego pracownika, nie musi wcale robić wrażenia na innym. Warto pamiętać, że na część pracowników nie wpływają już zachęty finansowe. Mają tyle pieniędzy, że bardziej liczy się dla nich, by praca była ciekawa lub społecznie użyteczna, dawała możliwości rozwoju i prestiż. Dlatego też najlepsze programy motywacyjne uwzględniają wiele możliwości, niekoniecznie wymagających dużych nakładów finansowych ze strony pracodawcy, jak np. budowanie ścieżek rozwoju, spontanicznie organizowane uroczystości czy działania zespołowe.
Krok 6
Średnia firma
Komunikacja z pracownikami - przedstawienie pomysłu
Ten krok nowoczesny pracodawca powinien w zasadzie wykonywać na każdym kroku. Sukces systemu motywacyjnego jest niemożliwy, jeżeli pracownicy nie wezmą udziału w jego tworzeniu i nie zostaną poinformowani o jego szczegółach. Ustalenie hierarchii stanowisk, oceny pracownicze, rodzaj motywatorów - za każdym razem pracodawca powinien słuchać uwag zgłaszanych przez pracowników. Ci zaś muszą uwierzyć, że system jest dla nich korzystny.
UWAGA!
Zbyt ambitnie nakreślone cele mogą zniechęcić załogę. Jeśli nie chcesz, by twoi pracownicy byli sfrustrowani, zadania uzgodnijcie wspólnie.
UWAGA!
System motywacyjny może być nieskuteczny, jeżeli pracownicy nie są dobrze poinformowani o jego celach.
Oto zalecane scenariusze wydarzeń w małej i średniej firmie
Krok 1
Określ cele
System motywacyjny ma cię uchronić przed recesją efektywności, problemami w przyciąganiu nowych pracowników i utratą tych najcenniejszych. Twoim najważniejszym zadaniem jest więc zbudowanie emocjonalnej więzi między pracownikami a firmą, przekonanie ich, że biznes, dla którego pracują, jest wspólny. Owa wspólnota musi być jednak zbudowana na dążeniu do jasno określonego celu. Musisz go wyznaczyć, zanim podejmiesz jakiekolwiek działania motywujące. Zastanów się więc, gdzie firma ma się znajdować za 5 lat, jaką "drogę przejścia" wybierasz, kogo i do czego chcesz motywować. Musisz zdecydować, na czym ci najbardziej zależy: na wzroście obrotów firmy, jej zyskowności, czy może chcesz podnieść poziom zadowolenia klientów? Kolejne kroki będą już tylko logiczną konsekwencją tej decyzji.
Krok 2
Mała firma (50 pracowników)
ustal klasyfikację stanowisk
W twoim wypadku będzie to stosunkowo łatwe. Wśród 50 osób, które zatrudniasz, zapewne nie więcej niż dziesięć zajmuje poważne stanowiska merytoryczne. Wszystkie te osoby znasz, bo pracujesz z nimi od lat. Większość zakładała tę firmę razem z tobą, więc traktuje ją niemal jak własną. Nie musisz się jeszcze martwić o ich lojalność, bo to przecież "wasza firma". Hierarchię stanowisk jesteś w stanie narysować w ciągu pięciu minut, na podstawie samodzielnie opracowanych kryteriów. Teraz musisz sprawdzić, czy pensje, które przez lata proponowałeś swoim pracownikom, spełniają swoją motywującą funkcję. Przekonaj się, czy spełniają warunki opisane szerzej na str. 41. Jeśli nie, zrób z nimi porządek. Idealnie byłoby, gdybyś każdego ze swych najcenniejszych pracowników wzywał osobno i wyjaśniał przyczyny zmian. Twoja załoga musi czuć, że jest sprawiedliwie wynagradzana.
Krok 2
Średnia firma (200 pracowników)
Opracuj hierarchię stanowisk
Zatrudniasz tylu pracowników, że budowanie emocjonalnej więzi z firmą staje się bardzo trudne. Większości swoich podwładnych nie znasz, nie wiesz nawet, czym się zajmują. Oni zaś traktują pracę u ciebie jak kolejne stanowisko w życiu - nie myślą o twej firmie jak o własnej. By to zmienić, musisz zrobić porządek w tej sferze, która najmocniej wpływa na ich poziom zadowolenia z pracy - w płacach zasadniczych. Twoi pracownicy chcą być przede wszystkim opłaceni sprawiedliwie - odpowiednio do swoich kwalifikacji i wysiłku wkładanego w wykonywanie powierzonych zadań. Musisz więc skończyć z ustalaniem pensji metodą intuicyjną. Stwórz zespół, który ustali hierarchię stanowisk i oceni, kto zasługuje na wyższą pensję i dlaczego. Do zespołu zaproś kilku lub kilkunastu pracowników - to ułatwi późniejsze zaakceptowanie wypracowanych metod przez załogę.
Generalne kryterium może być dwojakie: albo stworzysz hierarchię stanowisk według wymagań, jakie obowiązują wobec danych stanowisk (języki obce, kwalifikacje, uprawnienia itd.) albo uszeregujesz swych pracowników według ich wpływu na realizację wybranego przez ciebie celu, np. wprowadzenia na rynek nowych produktów. Wtedy wysoko może się znaleźć np. główny konstruktor odpowiedzialny za innowacje. Najlepiej znaleźć sposób na połączenie tych kryteriów.
Szczegółowe kryteria oceny stanowisk muszą być możliwe jasne i przejrzyste. Możesz podeprzeć się wiedzą specjalistów, którzy stworzyli już kilkadziesiąt profesjonalnych metod wartościowania pracy (szczegóły - str. 42), ale uważaj, by procedury nie unieruchomiły twego biznesu.
Krok 3
Mała firma
Wprowadź premie finansowe
W twoim prostym, małym biznesie musisz stosować równie proste narzędzia. Dlatego zapomnij o systemach opartych na zrównoważonej karcie wyników czy zarządzaniu wartością firmy. Do ich rozliczania musiałbyś zatrudnić kolejnych dwóch księgowych. Najskuteczniejsze będą zwykłe premie finansowe wypłacane za jasno określone efekty pracy. Każdy z twoich pracowników powinien otrzymać konkretną informację: co ma zrobić, na kiedy i ile może za to dostać dodatkowego wynagrodzenia. Więcej o zasadach premiowania na str. 42-43.
Generalnie system premiowy powinien objąć wszystkie kategorie stanowisk w twojej firmie. Mechanizm musi być jednak dostosowany do charakteru pracy. Handlowców czy murarzy możesz nagradzać na podstawie kryteriów ilościowych. Księgowego - raczej za sumienne wykonanie obowiązków. Z systemu premiowego możesz wyłączyć tylko stanowiska o najmniejszym znaczeniu.
Krok 3
Średnia firma
Ustal pensje zasadnicze
Hierarchia stanowisk jest podstawą do przydzielenia pensji zasadniczych. Szef małego biznesu ustali ich wysokość, biorąc pod uwagę wyłącznie możliwości finansowe firmy. W większych i bardziej skomplikowanych interesach do tematu trzeba podejść bardziej profesjonalnie i zorientować się, jaki jest poziom płac na rynku. Z dostępem do takich danych nie ma problemu - wyspecjalizowane agencje zbierają informacje na bieżąco. Raport kosztuje jednak co najmniej 1000 euro. Dużo? Więcej może cię kosztować utrata twych najcenniejszych pracowników, którzy dostaną lepsze oferty od konkurencji.
Analiza sytuacji na rynku pracy powinna ci pomóc w takim wykorzystaniu możliwości swej firmy, aby proporcje między płacami u ciebie i u konkurencji były najbardziej korzystne. Najcenniejszym powinieneś płacić więcej niż konkurencja. Reszcie - w miarę możliwości. Każde 100 zł różnicy w uposażeniu podstawowym musi mieć swoje uzasadnienie.
Krok 4
Średnia firma
Opracuj system ocen pracowniczych
Wynagrodzenia zasadnicze to dopiero połowa sukcesu. Jeśli system motywacyjny ma skłaniać pracowników do bardziej wydajnej pracy, muszą czuć opłacalność dodatkowego wysiłku. Przede wszystkim muszą wiedzieć, po spełnieniu jakiego kryterium należy im się nagroda. Owe kryteria składają się na system ocen pracowniczych. Jak je opracować? W małej lub średniej firmie warto zebrać zespół kilkunastu pracowników z różnych działów i zastanowić się, jakie zadania należy postawić przed poszczególnymi grupami pracowników. Powinny one wprost wynikać z przyjętej na wstępie strategii. Jeżeli celem jest poprawa jakości usług, nie warto jako kryterium wprowadzać liczby obsłużonych klientów w ciągu godziny - to nie sprzyja jakości obsługi.
Zespołowe ustalenie kryteriów oceny pracowników pozwoli na uniknięcie sytuacji, w której cele okażą się niewykonalne. Pracownicy mogą ci też zwrócić uwagę na czynniki obniżające efektywność - jeśli weźmiesz je pod uwagę, system oceny zostanie uznany za bardziej sprawiedliwy. Pamiętaj, każdy pracownik musi mieć realny wpływ na oceniane wskaźniki!
Najprostszy system ocen pracowniczych opiera się na kryteriach ilościowych (liczbie sprzedanych produktów i usług). Specjaliści proponują jednak powiązać z sobą kilka kryteriów, by ocena była bardziej kompleksowa. Powinien jej dokonywać przełożony lub kierownik działu.
Wdrażając system ocen pracowniczych, powinieneś jednak pamiętać, by nie przedobrzyć. Formalności nie mogą zaburzyć funkcjonowania twojego interesu.
Krok 5
Średnia firma
Wybierz motywatory
Dzięki systemowi ocen wiesz już, kto przekroczył plan o 10 proc., a kto o 20 proc. Teraz musisz dobrać nagrody, które zachęcą do powtarzania tych sukcesów. Potencjał twej firmy upoważnia cię do wzięcia pod uwagę nie tylko motywatorów w postaci premii pieniężnych. Twoi najcenniejsi pracownicy z pewnością stali się już bardziej wymagający - oczekują większego zainteresowania swymi potrzebami.
W większości firm motywatory pozapłacowe nie są wprost uzależnione od wyników efektywności. Służbowy samochód, komórka czy laptop są po prostu przypisane do stanowiska. To zrozumiałe w sytuacji, gdy wymienione dobra są narzędziem pracy - np. przedstawiciela handlowego. Ale jeśli nie pomagają bezpośrednio w wypełnianiu obowiązków, mogą się okazać zbędnym wydatkiem. Możliwości skorzystania z samochodu nie doceni ten, kto nigdy nie miał prawa jazdy.
Z tym problemem poradzisz sobie, wdrażając tzw. system kafeteryjny. Zorganizuj sondaż wśród pracowników badający ich oczekiwania i potrzeby. Dlaczego sondaż? Bo zasada "dostosuj towar do potrzeb klienta" obowiązuje również tutaj. To, co jest motywujące dla jednego pracownika, nie musi wcale robić wrażenia na innym. Warto pamiętać, że na część pracowników nie wpływają już zachęty finansowe. Mają tyle pieniędzy, że bardziej liczy się dla nich, by praca była ciekawa lub społecznie użyteczna, dawała możliwości rozwoju i prestiż. Dlatego też najlepsze programy motywacyjne uwzględniają wiele możliwości, niekoniecznie wymagających dużych nakładów finansowych ze strony pracodawcy, jak np. budowanie ścieżek rozwoju, spontanicznie organizowane uroczystości czy działania zespołowe.
Krok 6
Średnia firma
Komunikacja z pracownikami - przedstawienie pomysłu
Ten krok nowoczesny pracodawca powinien w zasadzie wykonywać na każdym kroku. Sukces systemu motywacyjnego jest niemożliwy, jeżeli pracownicy nie wezmą udziału w jego tworzeniu i nie zostaną poinformowani o jego szczegółach. Ustalenie hierarchii stanowisk, oceny pracownicze, rodzaj motywatorów - za każdym razem pracodawca powinien słuchać uwag zgłaszanych przez pracowników. Ci zaś muszą uwierzyć, że system jest dla nich korzystny.
UWAGA!
Zbyt ambitnie nakreślone cele mogą zniechęcić załogę. Jeśli nie chcesz, by twoi pracownicy byli sfrustrowani, zadania uzgodnijcie wspólnie.
UWAGA!
System motywacyjny może być nieskuteczny, jeżeli pracownicy nie są dobrze poinformowani o jego celach.