Zakup sprzętu lub oprogramowania niespełniającego wszystkich wymagań, wybór rozwiązania, którego nie będzie można rozbudować w przyszłości, ignorowanie podstawowych wymogów bezpieczeństwa - to często popełniane błędy przez firmy MŚP przy inwestycjach związanych z informatyką. Można ich uniknąć
Nie ma żadnego powodu, aby małe i średnie firmy nie mogły się pokusić o wyposażenie miejsc pracy w nowoczesne rozwiązania informatyczne. Piotr Rogulski, dyrektor infrastruktury w Infovide, firmie zajmującej się konsultingiem informatycznym, przekonuje, że wcale nie musi to być kosztowne. - Problemem jest raczej określenie potrzeb przedsiębiorstwa, wymagań stawianych przed systemem IT oraz dobór i wdrożenie dopasowanych i efektywnych kosztowo rozwiązań - mówi Rogulski. Krótko mówiąc, przed zakupem konkretnego serwera czy programu wspomagającego zarządzanie lepiej trzy razy przemyśleć, do czego zakup będzie wykorzystywany
i czy dobrze będzie spełniać swoje funkcje w systemie IT firmy. Niestety, wielu szefów małych i średnich firm nie myśli tymi kategoriami. - Prowadzi to zazwyczaj do chaotycznego, przypadkowego rozwoju infrastruktury. W efekcie po pewnym czasie okazuje się, że system jest źle wyskalowany, bardzo skomplikowany, awaryjny, mało efektywny i drogi w utrzymaniu - ostrzega ekspert.
Koszt całkowity
Zdaniem Wojciecha Puchalskiego, który odpowiada za sprzedaż w Europie Środkowo-Wschodniej w firmie Seagate Technology, bardzo wielu przedsiębiorców, kupując sprzęt lub oprogramowanie IT, kieruje się wyłącznie ceną. Nic dziwnego, że później takie inwestycje nie przynoszą firmom spodziewanych korzyści. Przykłady? - Przedsiębiorca, kupując komputery PC niskiej klasy dla swojej firmy, faktycznie zapłaci mniej, ale w ciągu roku lub dwóch lat będzie miał coraz więcej problemów z wolno działającym oprogramowaniem, brakiem części zamiennych i obniżoną efektywnością pracy - przekonuje Puchalski.
Nieraz spotykał się z przypadkami, gdy firma po zakupie taniego serwera (czasami są to wręcz stacje robocze, nieprzystosowane do pracy w środowisku serwerowym) musiała borykać się z wolno działającym systemem, opóźnieniami w raportach, przepełnionymi skrzynkami mailowymi czy zapychającym się systemem obsługi klienta. Zdaniem Puchalskiego, to się nie opłaca, bo szybko taki "serwer" trzeba będzie i tak ulepszać, a w najgorszym wypadku nawet wymienić, aby sprostał swoim zadaniom. Jedynie trafnie dobrany serwer, oparty na najnowszych technologiach, może zabezpieczyć zaplecze teleinformatyczne firmy.
- Musimy pamiętać, że cena sprzętu nie stanowi pełnego kosztu inwestycji. Pod uwagę brać raczej należy TCO, czyli całkowity koszt utrzymania (Total Cost of Ownership) - podkreśla. Na TCO składają się takie czynniki, jak: serwisowanie i naprawy pogwarancyjne, przestoje spowodowane awariami, koszty obniżonej efektywności spowodowanej mniejszą wydajnością systemu czy koszty odzyskiwania danych.
Mądrze informatyzować
- Budowanie systemu informatycznego w firmie zawsze rozpoczyna się od określenia potrzeb - podkreśla Piotr Rogulski. Zwraca on uwagę, że zwykle firmy nie budują infrastruktury IT od zera, ale raczej starają się przebudować jakiś stan już istniejący, ponieważ przestał wystarczać. Dlatego pierwszym krokiem powinno być zinwentaryzowanie sprzętu, oprogramowania, zbiorów danych i aplikacji na nich operujących.
Potem, w kroku drugim, według specjalisty z Infovide, należy zidentyfikować wszystkie procesy, które w firmie należałoby objąć wsparciem informatycznym. Krok trzeci polega na wybraniu rozwiązania do obsługi poszczególnych procesów, oszacowaniu kosztów ich zakupu, wdrożenia i utrzymania. Gdy to mamy już za sobą, nadchodzi pora na krok czwarty: do wybranych rozwiązań aplikacyjnych należy dobrać sprzęt i oprogramowanie, określić koszty jego zakupu, uruchomienia i utrzymania.
Cztery kroki związane z przyszłością firmy
Inwestując w system IT należy wybiegać w przyszłość postrzeganą w różnych aspektach.
Pierwszy - filozoficzny
Mariusz Kochański, dyrektor działu systemów sieciowych w Veracompie, proponuje spacer inną ścieżką. Warto posstawić sobie pytanie, czy zmiany w IT mogą w istotny sposób poprawić wyniki firmy? Czy wiemy, jakie efekty chcemy osiągnąć i ile jesteśmy skłonni za to zapłacić?
Drugi - rachunkowy
- Przy szacunkach kosztów inwestycji w IT warto uwzględnić plany rozwoju firmy w krótkiej perspektywie, np. trzy- lub pięcioletniej, a co za tym idzie - rosnących wymagań względem sprzętu
- dodaje Rogulski. Jeżeli mamy przesłanki, by przypuszczać, że system będzie się rozwijał, jego obciążenie będzie coraz większe ze względu na wzrost liczby użytkowników, danych, transakcji, to wybierać trzeba rozwiązania otwarte, które można rozbudowywać w miarę potrzeb.
Trzeci - racjonalny
Specjalista przestrzega, że jeżeli takiej potrzeby nie ma, nie warto kupować "na wszelki wypadek", bo rozwiązania zamknięte są tańsze.
Czwarty - perspektywiczny
Piotr Rogulski podkreśla, że planując zakupy, należy wybierać rozwiązania dopasowane funkcjonalnością, wydajnością, bezpieczeństwem i ceną do rzeczywistych zidentyfikowanych i opisanych potrzeb. - Planujmy okres eksploatacji kupowanego sprzętu. Nie będzie działać przecież wiecznie, a przede wszystkim będzie się szybko starzał technologicznie i jego możliwości będą relatywnie coraz mniejsze - podkreśla. Jest on zdania, że lepiej wybierać sprzęt markowy, o długim okresie gwarancji i rozwiniętej sieci serwisowej.
Kosztowne błędy
Niektórzy twierdzą, że najlepiej się uczyć na błędach. W wypadku inwestycji w IT taka nauka może się okazać bardzo kosztowna. Mariusz Kochański zwraca uwagę, że większe wykorzystanie IT w biznesie oznacza nie tylko większą wydajność, ale i większą zależność od technologii. - Często spotykanym błędem jest brak umiejętności szacowania ryzyka związanego z IT, czyli mówiąc wprost, szukanie oszczędności niebezpiecznych dla firmy - mówi. Jako przykład podaje sytuację, gdy kupuje się księgowej silny komputer, ale oszczędza na bezpieczeństwie. Nie wykonuje ona kopii danych, bo to kosztuje ("w razie awarii przyjedzie pan Janek i jakoś to będzie"), oszczędza na zabezpieczeniach antywirusowych. - Te oszczędności potem się mszczą, bo pan Janek nie zawsze może odtworzyć utracone dane, a jak może, to na pewno słono sobie za to policzy. I trzeba będzie zapłacić mu tyle, ile zażąda, bo firma z uszkodzonym komputerem będzie postawiona pod ścianą, w dużo gorszej pozycji do negocjacji - podkreśla Kochański.
Na błąd, jakim jest ignorowanie zagrożeń wynikających z tzw. katastrof informatycznych, takich jak sabotaż, utrata danych, kradzież, zwraca też uwagę Dariusz Puchalski.
Z kolei z obserwacji Piotra Rogulskiego wynika, że częstym błędem jest nieoszacowanie wartości inwestycji. Na pytanie zarządu: "Ile to będzie kosztowało", informatyk określa koszt serwera i oprogramowania do niego, ale już zapomina, że do serwera potrzebny jest jeszcze UPS i dodatkowa licencja do programu zarządzającego wykonywaniem kopii bezpieczeństwa danych.
- Różnica między kwotą, na którą umówił się IT manager z zarządem, a rzeczywiście poniesionym kosztem może sięgnąć od kilku do kilkudziesięciu procent - mówi Rogulski.
Takich błędów można oczywiście uniknąć, warunkiem jest właściwe określenie roli systemu IT w firmie, przyjęcie dobrych kryteriów wyboru i pełna kalkulacja kosztów użytkowania.
Wskaźniki powiedzą prawdę o tym, ile to kosztuje
TCO - całkowity koszt posiadania (ang. Total Cost of Ownership). Wskaźnik określa wymierne koszty eksploatacji systemu komputerowego lub poszczególnych urządzeń (komputera, drukarki, faksu itd.) przez cały okres jego eksploatacji. Wyliczając ten koszt, bierze się pod uwagę nie tylko koszt początkowy (nabycia), lecz również koszt administracji systemu informatycznego, koszt eksploatacji urządzeń (np. koszt materiałów eksploatacyjnych do drukarek), koszty serwisowania sprzętu.
ROI (Return of Investment) - wskaźnik, który porównuje koszty danej inwestycji w stosunku do wygenerowanych (zakładanych) wymiernych korzyści. Szacuje się korzyści, jakie może przynieść wdrożone rozwiązanie. Koszty to suma wydatków takich jak nowy komputer, licencje na oprogramowanie, szkolenia itp. Przykład: można oszacować, że
np. jakaś czynność lub proces generuje koszty 20 tys. zł miesięcznie. Inwestycja w system IT w wysokości 30 tys. zł pozwoli na unowocześnienie tego procesu i zmniejszy ten koszt do poziomu 18 zł miesięcznie, bo np. niższe będą koszty zapasów. Zyskujemy więc miesięcznie 2 tys. zł. W ten sposób inwestycja zwraca nam się po 15 miesiącach.
Zanim zainwestujesz
1 - Określ szczegółowo potrzeby firmy w zakresie systemu IT - w jaki sposób może on polepszyć lub pogorszyć wyniki przedsiębiorstwa.
2 - Zidentyfikuj wszystkie procesy w firmie, które powinny być objęte systemem IT; jakie konsekwencje przyniesie dla mojej firmy awaria w systemie IT związana z każdym z tych procesów.
3 - Wybierz optymalne rozwiązania do obsługi poszczególnych procesów. Oszacuj koszt ich zakupu, wdrożenia, utrzymania.
4 - Dokonaj wyboru konkretnego oprogramowania i sprzętu. Określ precyzyjnie koszty zakupu, wdrożenia, utrzymania.
5 - Po zaplanowaniu kosztów przyjrzyj się zaprojektowanemu systemowi pod kątem jego optymalizacji. Można rozważyć outsourcing niektórych bądź wszystkich usług, jeżeli będzie to miało uzasadnienie ekonomiczne.
Informatyczne koszty
Koszty związane z informatyką można podzielić na bezpośrednie i pośrednie. Do pierwszej grupy zaliczamy:
- koszt sprzętu i oprogramowania,
- wydatki i opłaty z tytułu leasingu za nowe instalacje i aktualizacje,
- wydatki na zarządzanie siecią, systemem i pamięciami masowymi oraz opłaty z tytułu outsourcingu oraz zarządzania,
- serwis techniczny, szkolenia,
- projektowanie aplikacji, testowanie i dokumentowanie, dostosowywanie do potrzeb,
- dzierżawienie łączy i opłaty za wykorzystanie serwerów.
Koszty pośrednie są generowane przez użytkowników, którzy sami utrzymują komputery swoje i swoich współpracowników. Rzadko są mierzone w działach informatycznych, np. spadek wydajności spowodowany przez planowane i nieplanowane przestoje, koszty związane z utratą danych. To właśnie koszty pośrednie mogą rosnąć poza wszelką kontrolą i być bardzo wysokie. Można je szacować, przeglądając zapisy dotyczące pomocy technicznej, aby określić, ile czasu system był nieczynny, a także kontrolując, gdzie użytkownicy zgłaszają się ze swoimi problemami natury technicznej - do działu pomocy technicznej czy też do współpracowników, oraz ile czasu poświęcają na obsługę swojego komputera.
Nie ma żadnego powodu, aby małe i średnie firmy nie mogły się pokusić o wyposażenie miejsc pracy w nowoczesne rozwiązania informatyczne. Piotr Rogulski, dyrektor infrastruktury w Infovide, firmie zajmującej się konsultingiem informatycznym, przekonuje, że wcale nie musi to być kosztowne. - Problemem jest raczej określenie potrzeb przedsiębiorstwa, wymagań stawianych przed systemem IT oraz dobór i wdrożenie dopasowanych i efektywnych kosztowo rozwiązań - mówi Rogulski. Krótko mówiąc, przed zakupem konkretnego serwera czy programu wspomagającego zarządzanie lepiej trzy razy przemyśleć, do czego zakup będzie wykorzystywany
i czy dobrze będzie spełniać swoje funkcje w systemie IT firmy. Niestety, wielu szefów małych i średnich firm nie myśli tymi kategoriami. - Prowadzi to zazwyczaj do chaotycznego, przypadkowego rozwoju infrastruktury. W efekcie po pewnym czasie okazuje się, że system jest źle wyskalowany, bardzo skomplikowany, awaryjny, mało efektywny i drogi w utrzymaniu - ostrzega ekspert.
Koszt całkowity
Zdaniem Wojciecha Puchalskiego, który odpowiada za sprzedaż w Europie Środkowo-Wschodniej w firmie Seagate Technology, bardzo wielu przedsiębiorców, kupując sprzęt lub oprogramowanie IT, kieruje się wyłącznie ceną. Nic dziwnego, że później takie inwestycje nie przynoszą firmom spodziewanych korzyści. Przykłady? - Przedsiębiorca, kupując komputery PC niskiej klasy dla swojej firmy, faktycznie zapłaci mniej, ale w ciągu roku lub dwóch lat będzie miał coraz więcej problemów z wolno działającym oprogramowaniem, brakiem części zamiennych i obniżoną efektywnością pracy - przekonuje Puchalski.
Nieraz spotykał się z przypadkami, gdy firma po zakupie taniego serwera (czasami są to wręcz stacje robocze, nieprzystosowane do pracy w środowisku serwerowym) musiała borykać się z wolno działającym systemem, opóźnieniami w raportach, przepełnionymi skrzynkami mailowymi czy zapychającym się systemem obsługi klienta. Zdaniem Puchalskiego, to się nie opłaca, bo szybko taki "serwer" trzeba będzie i tak ulepszać, a w najgorszym wypadku nawet wymienić, aby sprostał swoim zadaniom. Jedynie trafnie dobrany serwer, oparty na najnowszych technologiach, może zabezpieczyć zaplecze teleinformatyczne firmy.
- Musimy pamiętać, że cena sprzętu nie stanowi pełnego kosztu inwestycji. Pod uwagę brać raczej należy TCO, czyli całkowity koszt utrzymania (Total Cost of Ownership) - podkreśla. Na TCO składają się takie czynniki, jak: serwisowanie i naprawy pogwarancyjne, przestoje spowodowane awariami, koszty obniżonej efektywności spowodowanej mniejszą wydajnością systemu czy koszty odzyskiwania danych.
Mądrze informatyzować
- Budowanie systemu informatycznego w firmie zawsze rozpoczyna się od określenia potrzeb - podkreśla Piotr Rogulski. Zwraca on uwagę, że zwykle firmy nie budują infrastruktury IT od zera, ale raczej starają się przebudować jakiś stan już istniejący, ponieważ przestał wystarczać. Dlatego pierwszym krokiem powinno być zinwentaryzowanie sprzętu, oprogramowania, zbiorów danych i aplikacji na nich operujących.
Potem, w kroku drugim, według specjalisty z Infovide, należy zidentyfikować wszystkie procesy, które w firmie należałoby objąć wsparciem informatycznym. Krok trzeci polega na wybraniu rozwiązania do obsługi poszczególnych procesów, oszacowaniu kosztów ich zakupu, wdrożenia i utrzymania. Gdy to mamy już za sobą, nadchodzi pora na krok czwarty: do wybranych rozwiązań aplikacyjnych należy dobrać sprzęt i oprogramowanie, określić koszty jego zakupu, uruchomienia i utrzymania.
Cztery kroki związane z przyszłością firmy
Inwestując w system IT należy wybiegać w przyszłość postrzeganą w różnych aspektach.
Pierwszy - filozoficzny
Mariusz Kochański, dyrektor działu systemów sieciowych w Veracompie, proponuje spacer inną ścieżką. Warto posstawić sobie pytanie, czy zmiany w IT mogą w istotny sposób poprawić wyniki firmy? Czy wiemy, jakie efekty chcemy osiągnąć i ile jesteśmy skłonni za to zapłacić?
Drugi - rachunkowy
- Przy szacunkach kosztów inwestycji w IT warto uwzględnić plany rozwoju firmy w krótkiej perspektywie, np. trzy- lub pięcioletniej, a co za tym idzie - rosnących wymagań względem sprzętu
- dodaje Rogulski. Jeżeli mamy przesłanki, by przypuszczać, że system będzie się rozwijał, jego obciążenie będzie coraz większe ze względu na wzrost liczby użytkowników, danych, transakcji, to wybierać trzeba rozwiązania otwarte, które można rozbudowywać w miarę potrzeb.
Trzeci - racjonalny
Specjalista przestrzega, że jeżeli takiej potrzeby nie ma, nie warto kupować "na wszelki wypadek", bo rozwiązania zamknięte są tańsze.
Czwarty - perspektywiczny
Piotr Rogulski podkreśla, że planując zakupy, należy wybierać rozwiązania dopasowane funkcjonalnością, wydajnością, bezpieczeństwem i ceną do rzeczywistych zidentyfikowanych i opisanych potrzeb. - Planujmy okres eksploatacji kupowanego sprzętu. Nie będzie działać przecież wiecznie, a przede wszystkim będzie się szybko starzał technologicznie i jego możliwości będą relatywnie coraz mniejsze - podkreśla. Jest on zdania, że lepiej wybierać sprzęt markowy, o długim okresie gwarancji i rozwiniętej sieci serwisowej.
Kosztowne błędy
Niektórzy twierdzą, że najlepiej się uczyć na błędach. W wypadku inwestycji w IT taka nauka może się okazać bardzo kosztowna. Mariusz Kochański zwraca uwagę, że większe wykorzystanie IT w biznesie oznacza nie tylko większą wydajność, ale i większą zależność od technologii. - Często spotykanym błędem jest brak umiejętności szacowania ryzyka związanego z IT, czyli mówiąc wprost, szukanie oszczędności niebezpiecznych dla firmy - mówi. Jako przykład podaje sytuację, gdy kupuje się księgowej silny komputer, ale oszczędza na bezpieczeństwie. Nie wykonuje ona kopii danych, bo to kosztuje ("w razie awarii przyjedzie pan Janek i jakoś to będzie"), oszczędza na zabezpieczeniach antywirusowych. - Te oszczędności potem się mszczą, bo pan Janek nie zawsze może odtworzyć utracone dane, a jak może, to na pewno słono sobie za to policzy. I trzeba będzie zapłacić mu tyle, ile zażąda, bo firma z uszkodzonym komputerem będzie postawiona pod ścianą, w dużo gorszej pozycji do negocjacji - podkreśla Kochański.
Na błąd, jakim jest ignorowanie zagrożeń wynikających z tzw. katastrof informatycznych, takich jak sabotaż, utrata danych, kradzież, zwraca też uwagę Dariusz Puchalski.
Z kolei z obserwacji Piotra Rogulskiego wynika, że częstym błędem jest nieoszacowanie wartości inwestycji. Na pytanie zarządu: "Ile to będzie kosztowało", informatyk określa koszt serwera i oprogramowania do niego, ale już zapomina, że do serwera potrzebny jest jeszcze UPS i dodatkowa licencja do programu zarządzającego wykonywaniem kopii bezpieczeństwa danych.
- Różnica między kwotą, na którą umówił się IT manager z zarządem, a rzeczywiście poniesionym kosztem może sięgnąć od kilku do kilkudziesięciu procent - mówi Rogulski.
Takich błędów można oczywiście uniknąć, warunkiem jest właściwe określenie roli systemu IT w firmie, przyjęcie dobrych kryteriów wyboru i pełna kalkulacja kosztów użytkowania.
Wskaźniki powiedzą prawdę o tym, ile to kosztuje
TCO - całkowity koszt posiadania (ang. Total Cost of Ownership). Wskaźnik określa wymierne koszty eksploatacji systemu komputerowego lub poszczególnych urządzeń (komputera, drukarki, faksu itd.) przez cały okres jego eksploatacji. Wyliczając ten koszt, bierze się pod uwagę nie tylko koszt początkowy (nabycia), lecz również koszt administracji systemu informatycznego, koszt eksploatacji urządzeń (np. koszt materiałów eksploatacyjnych do drukarek), koszty serwisowania sprzętu.
ROI (Return of Investment) - wskaźnik, który porównuje koszty danej inwestycji w stosunku do wygenerowanych (zakładanych) wymiernych korzyści. Szacuje się korzyści, jakie może przynieść wdrożone rozwiązanie. Koszty to suma wydatków takich jak nowy komputer, licencje na oprogramowanie, szkolenia itp. Przykład: można oszacować, że
np. jakaś czynność lub proces generuje koszty 20 tys. zł miesięcznie. Inwestycja w system IT w wysokości 30 tys. zł pozwoli na unowocześnienie tego procesu i zmniejszy ten koszt do poziomu 18 zł miesięcznie, bo np. niższe będą koszty zapasów. Zyskujemy więc miesięcznie 2 tys. zł. W ten sposób inwestycja zwraca nam się po 15 miesiącach.
Zanim zainwestujesz
1 - Określ szczegółowo potrzeby firmy w zakresie systemu IT - w jaki sposób może on polepszyć lub pogorszyć wyniki przedsiębiorstwa.
2 - Zidentyfikuj wszystkie procesy w firmie, które powinny być objęte systemem IT; jakie konsekwencje przyniesie dla mojej firmy awaria w systemie IT związana z każdym z tych procesów.
3 - Wybierz optymalne rozwiązania do obsługi poszczególnych procesów. Oszacuj koszt ich zakupu, wdrożenia, utrzymania.
4 - Dokonaj wyboru konkretnego oprogramowania i sprzętu. Określ precyzyjnie koszty zakupu, wdrożenia, utrzymania.
5 - Po zaplanowaniu kosztów przyjrzyj się zaprojektowanemu systemowi pod kątem jego optymalizacji. Można rozważyć outsourcing niektórych bądź wszystkich usług, jeżeli będzie to miało uzasadnienie ekonomiczne.
Informatyczne koszty
Koszty związane z informatyką można podzielić na bezpośrednie i pośrednie. Do pierwszej grupy zaliczamy:
- koszt sprzętu i oprogramowania,
- wydatki i opłaty z tytułu leasingu za nowe instalacje i aktualizacje,
- wydatki na zarządzanie siecią, systemem i pamięciami masowymi oraz opłaty z tytułu outsourcingu oraz zarządzania,
- serwis techniczny, szkolenia,
- projektowanie aplikacji, testowanie i dokumentowanie, dostosowywanie do potrzeb,
- dzierżawienie łączy i opłaty za wykorzystanie serwerów.
Koszty pośrednie są generowane przez użytkowników, którzy sami utrzymują komputery swoje i swoich współpracowników. Rzadko są mierzone w działach informatycznych, np. spadek wydajności spowodowany przez planowane i nieplanowane przestoje, koszty związane z utratą danych. To właśnie koszty pośrednie mogą rosnąć poza wszelką kontrolą i być bardzo wysokie. Można je szacować, przeglądając zapisy dotyczące pomocy technicznej, aby określić, ile czasu system był nieczynny, a także kontrolując, gdzie użytkownicy zgłaszają się ze swoimi problemami natury technicznej - do działu pomocy technicznej czy też do współpracowników, oraz ile czasu poświęcają na obsługę swojego komputera.