Drukowanie, skanowanie, kopiowanie, faksowanie, a nawet wysyłanie e-maili za pomocą jednego urządzenia to zalety nie do przecenienia. Nic więc dziwnego, że coraz więcej firm wyposaża swoje biura w urządzenie wielofunkcyjne
Producenci tak zwanych kombajnów podkreślają, że ich zaletą w stosunku do rozwiązań standardowych jest przede wszystkim oszczędność. Niższe koszty zakupu jednego produktu niż osobno faksu, drukarki, skanera i kopiarki, niższe koszty serwisu (te same elementy wykonują zadania faksu, drukowania itp.), oszczędność powierzchni biurowej. Mniej kosztują też materiały eksploatacyjne, ponieważ koszt tonera do biurowego kombajnu będzie niższy niż zsumowane koszty tonera do drukarki, papieru termoczułego do faksu i materiałów eksploatacyjnych do kopiarki.
Mniej sprzętu oznacza też mniejsze zużycie energii; jedno urządzenie potrzebuje tylko jednego źródła zasilania. Poza tym znacznie wygodniej jest obsługiwać jedną maszynę. Nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne pozwalają jednocześnie drukować, skanować dokumenty, odbierać faksy.
Co prawda, szczególnie na początku, obsługa takiego urządzenia może się wydawać skomplikowana - przerażenie wzbudzi liczba przycisków zgrupowanych w różnych blokach, jednak w trakcie użytkowania często okazuje się, że nie taki diabeł straszny - po krótkim przeszkoleniu obsługa stanie się prosta.
Klienci doceniają te zalety, o czym najlepiej świadczy dynamicznie rosnąca sprzedaż urządzeń wielofunkcyjnych. Z rynku np. praktycznie całkiem znikły małe kopiarki, co nie dziwi, skoro za niewiele większą sumę można mieć urządzenie, które ma dodatkowo funkcję faksu czy drukarki.
Michał Karłowicz z Samsunga jest przekonany, że kombajny będą systematycznie zdobywać rynek kosztem drukarek. - Urządzenia te są w zasadzie pozbawione wad. Możemy jedynie mówić o ich zaletach w stosunku do ceny - przekonuje Karłowicz, wykazując talent do działań marketingowych, trzeba bowiem pamiętać o utrudnieniach związanych ze stosowaniem tego rodzaju sprzętu. W wypadku awarii jednego elementu (np. faksu) i konieczności oddania urządzenia do serwisu, tracimy także drukarkę, skaner i kopiarkę. Może na tym mocno ucierpieć jakość pracy. Poza tym mimo niższych kosztów zakupu koszty eksploatacji są większe, niż gdybyśmy z poszczególnych funkcji korzystali w wielu urządzeniach. Na przykład kopiowanie w urządzeniu wielofunkcyjnym jest droższe niż w kopiarce. Jest to podyktowane zarówno charakterystyką pracy, jak i kosztem części. I choć kombajny rzeczywiście zdobywają rynek i w wielu wypadkach ich zakup ma sens, warto zawsze dokładnie przeanalizować wszystkie za i przeciw.
Atrament kontra laser
Na rynku można spotkać różne urządzenia wielofunkcyjne. Ze względu na rodzaj nośnika i materiałów eksploatacyjnych dostępne są przede wszystkim urządzenia atramentowe i laserowe. Z wielofunkcyjnych urządzeń atramentowych korzystają najczęściej małe firmy i użytkownicy domowi, którzy z różnych powodów nie chcą rozstawać się z faksem i kopiarką. Urządzenia atramentowe zwykle pozwalają na kolorowy druk i kolorowe kopie. Ich zaletą jest oczywiście niższa cena zakupu, wadą - wyższy koszt eksploatacji. Mimo wszystko jednak wydaje się to najlepszym rozwiązaniem dla firm, które rozpoczynają działalność i muszą ograniczać koszty. Za kilkaset złotych mogą mieć skaner, drukarkę, kopiarkę i faks. Multifunkcyjne urządzenia laserowe (szczególnie kolorowe) skierowane są do bardziej zasobnych klientów, czyli średnich i dużych firm. Ewa Lis z Hewletta-Packarda, który jest liderem w Polsce na rynku sprzedaży urządzeń wielofunkcyjnych, uważa, że w sytuacji kiedy firma ma zamiar drukować bardzo dużo stron w miesiącu, warto zdecydować się na laser.
Zdaniem producentów, rola taniejących z dnia na dzień urządzeń laserowych będzie rosła. Przekonany jest o tym mocno np. koreański Samsung, który nie inwestuje już w technologię atramentową, uważając ją za nieefektywną i nieprzydatną.
Michał Karłowicz jest pewien, że powtórzy się sytuacja z rynku drukarek.
- Jeszcze dwa lata temu za podstawową drukarkę laserową trzeba było zapłacić ponad 1500 zł, obecnie można ją kupić za 400 zł brutto, co świadczy o szerokiej dostępności tej zaawansowanej technologii - przekonuje i przytacza przykład sprzedawanego przez jego firmę małego laserowego urządzenia wielofunkcyjnego SCX-4100. Łączy ono w sobie trzy urządzenia: drukarkę, skaner i cyfrową kopiarkę (nie ma faksu) i drukuje 14 stron na minutę. Kosztuje ok. 800 zł brutto. - Obecnie sprzedajemy średnio 600 tych urządzeń miesięcznie - chwali się Karłowicz. Sprzętem zainteresowane są przede wszystkim małe i średnie firmy, choć kupują także duże przedsiębiorstwa, wykorzystujące je jako kopiarki i drukarki działowe.
Jak wybierać
Decydując się na zakup konkretnego urządzenia wielofunkcyjnego, trzeba przede wszystkim uwzględnić swoje potrzeby, a to w dużej mierze zależy od charakteru działalności.
Po pierwsze: podstawowym kryterium, które należy wziąć pod uwagę, jest miesięczna wydajność urządzenia, czyli maksymalna liczba wydruków bez straty jakości. Wymaga to od kupującego oszacowania, jak bardzo urządzenie będzie eksploatowane.
- Często firma płaci ogromne pieniądze za utrzymanie sprzętu, którego nie jest w stanie w pełni wykorzystać. Po co? - pyta Michał Karłowicz. Dodaje, że dość powszechna jest też odwrotna sytuacja: przedsiębiorstwo rozwijając się, obciąża posiadane urządzenia ponad miarę, powodując ich nadmierne zużycie. Skutkiem jest obniżenie jakości wydruków i podniesienie kosztów eksploatacji. W wypadkach ekstremalnych trzeba ponieść koszty naprawy urządzeń i druku poza firmą.
Przed zakupem musimy zdecydować, czy potrzebne nam urządzenie pracujące w formacie A4 czy A4 i A3.
Po drugie: warto się zastanowić, czy w urządzeniu wielofunkcyjnym potrzebny jest faks. Być może nie, jeśli i tak wszystkie dokumenty wysyłane są pocztą elektroniczną. Gdy jednak trzeba współpracować z małymi firmami, które posługują się w komunikacji głównie faksem, trzeba to urządzenie też uwzględnić.
Po trzecie: odpowiedzmy sobie, co będzie najważniejsze i najczęściej wykorzystywane. Każde urządzenie wielofunkcyjne ma funkcję uprzywilejowaną. Jeśli na przykład szczególnie zależy nam na faksie wyposażonym dodatkowo w funkcje kopiowania i drukowania, to rozmieszczenie przycisków będzie podporządkowane przede wszystkim faksowaniu. Podobnie w wypadku funkcji drukowania czy kopiowania. W kopiarkach warto też zainteresować się maksymalnym powiększaniem i zmniejszaniem - to zasadnicza różnica, czy jest ono dwukrotne, czy czterokrotne.
Po czwarte: kupując urządzenie wielofunkcyjne dla firmy, warto pamiętać, aby było ono wyposażone w funkcję współpracy z siecią lokalną. Dzięki temu będzie można z niego korzystać z każdego stanowiska pracy, co zapewni jego efektywniejsze wykorzystanie.
Istotne może być także to, ile osób będzie korzystać z kombajnu. Gdy jest mało wydajny, to przy dużej liczbie użytkowników korzystanie z niego może się stać mało komfortowe. Z kolei postawienie jednej, nawet bardzo wydajnej, maszyny centralnej w firmie mieszącej się na kilku piętrach też ma ewidentne wady i w takiej sytuacji może lepiej zdecydować się na kilka mniejszych urządzeń.
Producenci kombajnów starają się wzbogacać je o nowe funkcje, np. do druku fotografii. Wyposażone są wtedy w zestaw interfejsów do różnych nośników danych, dzięki czemu możemy m.in. drukować dokumenty bezpośrednio z pendrive'ów (pamięci podręcznej). Korzystając z takich funkcji, trzeba jednak mieć na uwadze, że w wypadku zdjęć koszt wydruku znacznie się zwiększa. - Nadal najtaniej jest wywoływać zdjęcia w tradycyjnym fotolabie - mówi Michał Karłowicz. Ewa Lis z HP zwraca natomiast uwagę, że coraz więcej klientów pyta o funkcje umożliwiające zbudowanie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, np. możliwość wysłania zeskanowanego dokumentu e-mailem bezpośrednio z urządzenia.
Wzrost popularności urządzeń wielofunkcyjnych na rynku to w dużej mierze skutek systematycznego spadku ich cen. Nie oznacza to wcale, że znikną tradycyjne drukarki czy skanery.
Superkombajny
Odrębną grupę stanowią zaawansowane urządzenia wielofunkcyjne wykorzystywane w korporacjach. Wzrost liczby tworzonych i przesyłanych dokumentów sprawia, że duże firmy poszukują rozwiązań pozwalających na ich kompleksową obsługę. Sprzęt taki ma kilka parametrów, które stanowią o ich odmiennym zastosowaniu:
- dupleks - druk dwustronny pozwalający ograniczyć zużycie papieru w biurze,
- wyższa miesięczna wydajność - dochodząca do 100 tys. i więcej stron miesięcznie,
- interfejs sieciowy - zapewniający dostęp do urządzenia wielu użytkownikom.
Mniej sprzętu oznacza też mniejsze zużycie energii; jedno urządzenie potrzebuje tylko jednego źródła zasilania. Poza tym znacznie wygodniej jest obsługiwać jedną maszynę. Nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne pozwalają jednocześnie drukować, skanować dokumenty, odbierać faksy.
Co prawda, szczególnie na początku, obsługa takiego urządzenia może się wydawać skomplikowana - przerażenie wzbudzi liczba przycisków zgrupowanych w różnych blokach, jednak w trakcie użytkowania często okazuje się, że nie taki diabeł straszny - po krótkim przeszkoleniu obsługa stanie się prosta.
Klienci doceniają te zalety, o czym najlepiej świadczy dynamicznie rosnąca sprzedaż urządzeń wielofunkcyjnych. Z rynku np. praktycznie całkiem znikły małe kopiarki, co nie dziwi, skoro za niewiele większą sumę można mieć urządzenie, które ma dodatkowo funkcję faksu czy drukarki.
Michał Karłowicz z Samsunga jest przekonany, że kombajny będą systematycznie zdobywać rynek kosztem drukarek. - Urządzenia te są w zasadzie pozbawione wad. Możemy jedynie mówić o ich zaletach w stosunku do ceny - przekonuje Karłowicz, wykazując talent do działań marketingowych, trzeba bowiem pamiętać o utrudnieniach związanych ze stosowaniem tego rodzaju sprzętu. W wypadku awarii jednego elementu (np. faksu) i konieczności oddania urządzenia do serwisu, tracimy także drukarkę, skaner i kopiarkę. Może na tym mocno ucierpieć jakość pracy. Poza tym mimo niższych kosztów zakupu koszty eksploatacji są większe, niż gdybyśmy z poszczególnych funkcji korzystali w wielu urządzeniach. Na przykład kopiowanie w urządzeniu wielofunkcyjnym jest droższe niż w kopiarce. Jest to podyktowane zarówno charakterystyką pracy, jak i kosztem części. I choć kombajny rzeczywiście zdobywają rynek i w wielu wypadkach ich zakup ma sens, warto zawsze dokładnie przeanalizować wszystkie za i przeciw.
Atrament kontra laser
Na rynku można spotkać różne urządzenia wielofunkcyjne. Ze względu na rodzaj nośnika i materiałów eksploatacyjnych dostępne są przede wszystkim urządzenia atramentowe i laserowe. Z wielofunkcyjnych urządzeń atramentowych korzystają najczęściej małe firmy i użytkownicy domowi, którzy z różnych powodów nie chcą rozstawać się z faksem i kopiarką. Urządzenia atramentowe zwykle pozwalają na kolorowy druk i kolorowe kopie. Ich zaletą jest oczywiście niższa cena zakupu, wadą - wyższy koszt eksploatacji. Mimo wszystko jednak wydaje się to najlepszym rozwiązaniem dla firm, które rozpoczynają działalność i muszą ograniczać koszty. Za kilkaset złotych mogą mieć skaner, drukarkę, kopiarkę i faks. Multifunkcyjne urządzenia laserowe (szczególnie kolorowe) skierowane są do bardziej zasobnych klientów, czyli średnich i dużych firm. Ewa Lis z Hewletta-Packarda, który jest liderem w Polsce na rynku sprzedaży urządzeń wielofunkcyjnych, uważa, że w sytuacji kiedy firma ma zamiar drukować bardzo dużo stron w miesiącu, warto zdecydować się na laser.
Zdaniem producentów, rola taniejących z dnia na dzień urządzeń laserowych będzie rosła. Przekonany jest o tym mocno np. koreański Samsung, który nie inwestuje już w technologię atramentową, uważając ją za nieefektywną i nieprzydatną.
Michał Karłowicz jest pewien, że powtórzy się sytuacja z rynku drukarek.
- Jeszcze dwa lata temu za podstawową drukarkę laserową trzeba było zapłacić ponad 1500 zł, obecnie można ją kupić za 400 zł brutto, co świadczy o szerokiej dostępności tej zaawansowanej technologii - przekonuje i przytacza przykład sprzedawanego przez jego firmę małego laserowego urządzenia wielofunkcyjnego SCX-4100. Łączy ono w sobie trzy urządzenia: drukarkę, skaner i cyfrową kopiarkę (nie ma faksu) i drukuje 14 stron na minutę. Kosztuje ok. 800 zł brutto. - Obecnie sprzedajemy średnio 600 tych urządzeń miesięcznie - chwali się Karłowicz. Sprzętem zainteresowane są przede wszystkim małe i średnie firmy, choć kupują także duże przedsiębiorstwa, wykorzystujące je jako kopiarki i drukarki działowe.
Jak wybierać
Decydując się na zakup konkretnego urządzenia wielofunkcyjnego, trzeba przede wszystkim uwzględnić swoje potrzeby, a to w dużej mierze zależy od charakteru działalności.
Po pierwsze: podstawowym kryterium, które należy wziąć pod uwagę, jest miesięczna wydajność urządzenia, czyli maksymalna liczba wydruków bez straty jakości. Wymaga to od kupującego oszacowania, jak bardzo urządzenie będzie eksploatowane.
- Często firma płaci ogromne pieniądze za utrzymanie sprzętu, którego nie jest w stanie w pełni wykorzystać. Po co? - pyta Michał Karłowicz. Dodaje, że dość powszechna jest też odwrotna sytuacja: przedsiębiorstwo rozwijając się, obciąża posiadane urządzenia ponad miarę, powodując ich nadmierne zużycie. Skutkiem jest obniżenie jakości wydruków i podniesienie kosztów eksploatacji. W wypadkach ekstremalnych trzeba ponieść koszty naprawy urządzeń i druku poza firmą.
Przed zakupem musimy zdecydować, czy potrzebne nam urządzenie pracujące w formacie A4 czy A4 i A3.
Po drugie: warto się zastanowić, czy w urządzeniu wielofunkcyjnym potrzebny jest faks. Być może nie, jeśli i tak wszystkie dokumenty wysyłane są pocztą elektroniczną. Gdy jednak trzeba współpracować z małymi firmami, które posługują się w komunikacji głównie faksem, trzeba to urządzenie też uwzględnić.
Po trzecie: odpowiedzmy sobie, co będzie najważniejsze i najczęściej wykorzystywane. Każde urządzenie wielofunkcyjne ma funkcję uprzywilejowaną. Jeśli na przykład szczególnie zależy nam na faksie wyposażonym dodatkowo w funkcje kopiowania i drukowania, to rozmieszczenie przycisków będzie podporządkowane przede wszystkim faksowaniu. Podobnie w wypadku funkcji drukowania czy kopiowania. W kopiarkach warto też zainteresować się maksymalnym powiększaniem i zmniejszaniem - to zasadnicza różnica, czy jest ono dwukrotne, czy czterokrotne.
Po czwarte: kupując urządzenie wielofunkcyjne dla firmy, warto pamiętać, aby było ono wyposażone w funkcję współpracy z siecią lokalną. Dzięki temu będzie można z niego korzystać z każdego stanowiska pracy, co zapewni jego efektywniejsze wykorzystanie.
Istotne może być także to, ile osób będzie korzystać z kombajnu. Gdy jest mało wydajny, to przy dużej liczbie użytkowników korzystanie z niego może się stać mało komfortowe. Z kolei postawienie jednej, nawet bardzo wydajnej, maszyny centralnej w firmie mieszącej się na kilku piętrach też ma ewidentne wady i w takiej sytuacji może lepiej zdecydować się na kilka mniejszych urządzeń.
Producenci kombajnów starają się wzbogacać je o nowe funkcje, np. do druku fotografii. Wyposażone są wtedy w zestaw interfejsów do różnych nośników danych, dzięki czemu możemy m.in. drukować dokumenty bezpośrednio z pendrive'ów (pamięci podręcznej). Korzystając z takich funkcji, trzeba jednak mieć na uwadze, że w wypadku zdjęć koszt wydruku znacznie się zwiększa. - Nadal najtaniej jest wywoływać zdjęcia w tradycyjnym fotolabie - mówi Michał Karłowicz. Ewa Lis z HP zwraca natomiast uwagę, że coraz więcej klientów pyta o funkcje umożliwiające zbudowanie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, np. możliwość wysłania zeskanowanego dokumentu e-mailem bezpośrednio z urządzenia.
Wzrost popularności urządzeń wielofunkcyjnych na rynku to w dużej mierze skutek systematycznego spadku ich cen. Nie oznacza to wcale, że znikną tradycyjne drukarki czy skanery.
Superkombajny
Odrębną grupę stanowią zaawansowane urządzenia wielofunkcyjne wykorzystywane w korporacjach. Wzrost liczby tworzonych i przesyłanych dokumentów sprawia, że duże firmy poszukują rozwiązań pozwalających na ich kompleksową obsługę. Sprzęt taki ma kilka parametrów, które stanowią o ich odmiennym zastosowaniu:
- dupleks - druk dwustronny pozwalający ograniczyć zużycie papieru w biurze,
- wyższa miesięczna wydajność - dochodząca do 100 tys. i więcej stron miesięcznie,
- interfejs sieciowy - zapewniający dostęp do urządzenia wielu użytkownikom.