Nie taki diabeł straszny

Nie taki diabeł straszny

Dodano:   /  Zmieniono: 
Wiedza audytora może być przydatna.
Wśród wielu przedsiębiorców, zwłaszcza właścicieli niedużych firm, wciąż pokutuje przekonanie, że audyt to kontrola, która ma zdemaskować ciemne sprawki lub brak profesjonalizmu zarządzających. Dla nich badanie prowadzone w firmie oznacza tylko niepotrzebne wydatki i ryzyko nieprzyjemnych konsekwencji. To całkowicie błędne rozumowanie. Nowoczesny audyt jest bowiem jednym z najlepszych sposobów na poprawę kondycji firmy, zwiększenie jej wiarygodności w oczach partnerów rynkowych, uniknięcie strat i niepowodzeń.
Podstawą audytu finansowego i prawnego są koncepcje zarządzania ryzykiem i optymalizacji wyników. W jego trakcie poddaje się analizie umowy, kontrakty i inne dokumenty dotyczące bieżącej i strategicznej działalności firmy, by zidentyfikować ewentualne zawarte w nich zagrożenia. Ponadto pomaga on uporządkować strukturę firmy.

Dlaczego?
Jeden audyt jest obligatoryjny. Obowiązek badania sprawozdań finansowych na niektóre podmioty nakłada Ustawa o rachunkowości. Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że dotyczy to wyłącznie wielkich firm (chodzi o takie, które przekraczają próg 5 mln euro rocznych przychodów, niezależnie od zysków), ale niektóre małe i średnie przedsiębiorstwa, ze względu na charakter swojej działalności, mogą się w tym gronie znaleźć.
Sygnałem, że przeprowadzenie audytu zewnętrznego jest konieczne, mogą być ujawnione wcześniej (np. w toku kontroli wewnętrznej) nieprawidłowości. Zadaniem biegłego rewidenta jest w takim przypadku ustalenie ich przyczyn i przygotowanie rekomendacji, które pomogą uniknąć podobnych sytuacji w przyszłości.
Najlepsze skutki możemy jednak osiągnąć, stosując audyt jako środek prewencyjny, a nie lekarstwo. Możemy w ten sposób zapobiec wszelkim błędom, utracie płynności finansowej lub zysków.
Audyt jest również wskazany, w przypadku kiedy przedsiębiorstwo przygotowuje się do inwestycji, sprzedaży, zmiany formy prawnej, restrukturyzacji lub gdy stara się o dotacje z funduszy UE.
Pozytywna opinia biegłego rewidenta o naszym systemie finansowo-księgowym sprawia, że stajemy się bardziej wiarygodni - wskazuje na prawidłową sytuację finansową, potwierdza właściwe gospodarowanie uzyskanymi środkami, a w konsekwencji ułatwia pozyskiwanie kolejnych partnerów lub klientów. Upewnia też zarząd i organy nadzorujące o prawidłowości przyjętych rozwiązań.

Dodatkowe korzyści
Audyt i konsulting
Współpraca z audytorem to także możliwość skorzystania z jego wiedzy. Powinny o tym pamiętać szczególnie nieduże firmy, które mogą mieć trudności z samodzielnym śledzeniem i interpretacją szybko zmieniających się przepisów. Audytor może tutaj do pewnego stopnia pełnić funkcję doradczą.

Jak?
Najczęściej audyt wykonuje się na zlecenie kierownictwa firmy, czyli zarządu. Rzadziej zleceniodawcą jest rada nadzorcza.
Zadaniem audytora jest wtedy przedstawienie rekomendacji (nie zleceń), za których wdrożenie odpowiadać będzie kierownictwo. Powinno ono je dokładnie przeanalizować i podjąć decyzję o wprowadzeniu ich w życie lub odrzuceniu.
W wypadku różnicy zdań (gdy zarząd nie zgadza się z sugestiami rewidenta), audytor ma obowiązek umieścić adnotację na ten temat w sporządzanym przez siebie raporcie, tak by czytelnik miał możliwość rozważenia argumentów obu stron.
Najczęściej stosowanym narzędziem kontroli jest audyt finansowy (badanie sprawozdania finansowego). Jego pozytywny wynik jest niezbędny do kształtowania wizerunku organizacji (firmy) jako wiarygodnego partnera, który potrafi we właściwy sposób wykorzystywać powierzone środki finansowe lub rzeczowe.
Jeżeli decydujemy się na badanie po raz pierwszy, to najczęściej zalecany jest pełny audyt, czyli taki, który oprócz analizy sprawozdania finansowego zwróci uwagę na system kontroli wewnętrznej oraz zidentyfikuje wszelkie uchybienia i niedociągnięcia w funkcjonowaniu sfery finansowej organizacji. Pozwoli on także podnieść poziom wiedzy prawno-finansowej w organizacji.
Audyt prowadzi się według zasad określonych w Ustawie o rachunkowości z 2004 r., normami badania sprawozdań finansowych ustalonymi przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów i z uwzględnieniem Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.
Jeżeli w firmie funkcjonuje sprawny system kontroli wewnętrznej, w którym zachowany jest odpowiedni podział obowiązków (ład korporacyjny), rewident może w sporym zakresie oprzeć się na nim. Zmniejsza to potrzebę szczegółowego badania zapisów w bilansie, a co za tym idzie, także czas trwania audytu i jego koszt.
Po sprawdzeniu mechanizmów kontroli i ustaleniu rzeczywistego stanu majątku audytor przystępuje do badania sytuacji finansowej - określenia rzeczywistego wyniku finansowego jednostki, poprawności i rzetelności sporządzonego bilansu.
Rezultatami przeprowadzenia badania są:
- opinia zawierająca ocenę prawidłowości i rzetelności sprawozdania finansowego,
- opinia na temat jasności przedstawienia sytuacji finansowej i majątkowej jednostki,
- informacja o osiągniętym wyniku finansowym
- raport z badania sporządzony w formie określonej normą nr 2 Krajowej Rady Biegłych Rewidentów.

Kto?
W dużych firmach audytorskich badaniem sprawozdania finansowego zajmują się zespoły złożone z biegłych rewidentów i aplikantów oraz osób zaliczanych do pomocy technicznej.
Koordynatorem działań zawsze musi być biegły rewident, który w przypadku mniejszych biur często wykonuje całą pracę.
W trakcie badania biegli muszą współpracować z kompetentnymi pracownikami naszej firmy. Najczęściej jest to księgowa lub osoba pełniąca jej obowiązki. Jeżeli zaś księgowość prowadzi dla nas biuro rachunkowe, musi ono wydelegować kogoś do pracy z audytorem.
Niezbędne są również kontakty z władzami naszego przedsiębiorstwa, czyli zarządem lub radą nadzorczą. Natomiast przy badaniu procedur wewnętrznych audytorzy muszą mieć kontakt ze wszystkimi osobami odpowiedzialnymi za operacje gospodarcze i sporządzanie dokumentów księgowych.

Kiedy?
Badanie sprawozdania finansowego najlepiej przeprowadzić bezpośrednio po zakończeniu roku obrotowego, za który sprawozdanie jest sporządzone.
Sprawozdanie zaś należy sporządzić w ciągu trzech miesięcy od dnia zakończenia roku bilansowego. Powinno ono być zatwierdzone przez właściwy organ w terminie do sześciu miesięcy od zakończenia roku bilansowego.
Jako że audyt wykonuje się przed zatwierdzeniem sprawozdania przez organ nadrzędny (radę, walne zgromadzenie), ma to miejsce najczęściej między marcem a czerwcem. W związku z tym, by uniknąć błędów i problemów, wstępne prace najlepiej rozpocząć w listopadzie lub grudniu.
Termin przeprowadzenia badania ustalamy z firmą audytorską w warunkach umowy. W przypadku przedłużania się badania termin zakończenia może być zmieniony aneksem do tejże umowy.
Joanna Niewiadomska

Słownik
audyt - (ang. audit) to szczegółowa analiza działalności danej organizacji, prowadzona przez zewnętrznych, niezależnych specjalistów w celu ujawnienia ewentualnych problemów czy nieprawidłowości w jej funkcjonowaniu; audyt może dotyczyć każdego aspektu funkcjonowania firmy, jednak najczęściej stosowany jest audyt finansowy organizacji (badanie sprawozdania finansowego), prawny, informatyczny i personalny.

Kto musi poddać się audytowi finansowemu
Zgodnie z artykułem 64 ust. 1 Ustawy o rachunkowości, obowiązkowo badaniu sprawozdań finansowych poddać się muszą: jednostki powiązane, w tym grupy kapitałowe, banki i zakłady ubezpieczeń, jednostki działające na podstawie przepisów o publicznym obrocie papierami wartościowymi oraz przepisów o funduszach inwestycyjnych, a także o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, spółki akcyjne, inne podmioty, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdania finansowe, spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:
a) średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
b) suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro,
c) przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro.


Nie tylko dla wybranych

Zdaniem Adama Kęsika, sekretarza generalnego Zarządu Głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, precyzyjne określenie liczby podmiotów, które od 1 stycznia 2005 roku zastosują nowe przepisy ustawy o rachunkowości i wdrożą nowe standardy MSR, jest niemożliwe. - Szacunkowo można mówić nawet o dziesięciu tysiącach podmiotów gospodarczych, które za rok 2005 sporządzać będą sprawozdania finansowe, kierując się postanowieniami przepisów dostosowanych do wymogów prawa unijnego. W grupie podmiotów gospodarczych stosujących zasady sprawozdawczości międzynarodowej wymienić należy: firmy mające zagranicznych właścicieli, podmioty gospodarcze notowane na rynku publicznym, instytucje finansowe oraz dużą grupę firm objętych procesami konsolidacji uważa Adam Kęsik.

Niezbędne dokumenty

Aby audytor mógł dokonać analizy, musimy mu najczęściej dostarczyć:
dokumenty stanowiące podstawę prawną działania firmy - statut, wyciąg z rejestru, sprawozdania finansowe (przynajmniej za poprzedni rok), księgi rachunkowe z badanego roku, znaczące umowy z dostawcami i odbiorcami usług, wewnętrzne regulaminy, dokumentację podatkowa, ZUS - jeśli audyt obejmuje kontrolę wynagrodzeń lub podatków,
oraz oświadczenie na temat kompletności ujęcia danych w księgach oraz przedłożonych dokumentów.

Najczęściej oferowane usługi dodatkowe

- Do audytu prawnego: badanie zgodności z ustalonymi standardami, przepisami prawa
- Do audytu wewnętrznego: doradztwo w zakresie poprawy efektywności operacyjnej firmy (rekomendacje rozwiązań w zakresie przychodów i kosztów, poprawy kluczowych procesów, maksymalizacji zysków)
- Doradztwo w zakresie zarządzania ryzykiem, usprawniania procesów operacyjnych cosourcing lub outsourcing procedur audytu wewnętrznego)
- Usługi SAS 70 (oficjalny raport o budowie, wdrożeniu i operacyjnej skuteczności mechanizmów kontrolnych w firmie usługowej)
- Oferty publiczne (przygotowywanie ofert)
- Do audytu informatycznego: badanie efektywności i bezpieczeństwa systemów informatycznych
- Do audytu finansowego: tworzenie polityk rachunkowych i planów kont
- Restrukturyzacje kapitałowe, prywatyzacje, przekształcenia i łączenie spółek (pomoc w przygotowaniu dokumentów itp.)
- Zarządzanie wartością dla akcjonariuszy i ryzykiem biznesowym (analiza ryzyka i wartości, projektowanie optymalnych procesów i struktur, tworzenie możliwości; instrumenty pochodne)

W szerokim pojęciu, jakim jest audyt finansowy, wyróżnić możemy:
- audyt sprawozdań finansowych
- audyt prawidłowości realizacji projektu w zakresie wydatkowania i rozliczenia otrzymanego dofinansowania, dotacji lub pożyczek
- audyt podatkowy
- audyt wynagrodzeń, ubezpieczeń społecznych (ZUS)
- audyt innych znaczących aspektów prowadzonej działalności.
Każdy z wyspecjalizowanych audytów może być rozszerzony o elementy pozostałych typów badań.

Uwaga, zmiany w przepisach

Od 2004 roku weszła w życie zmiana, na mocy której zakres badania sprawozdania finansowego powinien obejmować dodatkowo:
- zdarzenia wymagające zapisu w księgach,
- ocenę poprawności parametrów wyceny i charakteru danych wprowadzanych do ksiąg,
- ocenę kompletności i prawdziwości wprowadzanych do ksiąg danych.
To rozszerzenie związane jest z koniecznością odnotowywania w księgach (i sprawozdaniu) także zdarzeń o charakterze niegospodarczym, jednak wywierających wpływ na sytuację majątkową i finansową mówi Beata Sawicka, prawnik z kancelarii Nowakowski i Wspólnicy. Jako przykład takiego warunku wewnętrznego, który może mieć wpływ na sferę gospodarczą jednostki, podaje wiek pracowników. Im starsza załoga, tym więcej rezerw powinien mieć pracodawca na świadczenia pracownicze.
Przykładem zewnętrznych warunków podlegających rejestracji jest pogorszenie się możliwości płatniczych. Te i podobne zagrożenia muszą być rejestrowane, a przedsiębiorca powinien stworzyć plan przeciwdziałania im i konsekwentnie go realizować.

Kto może być zainteresowany
informacjami na temat kondycji finansowej firmy

- założyciele (właściciele firmy)
- organy nadrzędne zatwierdzające sprawozdania finansowe i oceniające działania zarządu
- organy zarządcze jednostek
- jednostki organizujące przetargi
- dostawcy i odbiorcy towarów i usług
- instytucje partnerskie
- pracownicy
- instytucje państwowe: urzędy skarbowe, urzędy statystyczne, wydziały gospodarcze sądów w celu zebrania informacji niezbędnych do kształtowania polityki podatkowej regionu,
kraju lub ustalenia dochodu narodowego

Krzysztof Wróbel, Audit Manager, PricewaterhouseCoopers
- Duże firmy audytorskie oprócz audytu finansowego są w stanie dostarczyć również wysokiej jakości usługi doradztwa podatkowego, prawnego czy oceny bezpieczeństwa systemów komputerowych. Niektóre oferują bezpłatne konsultacje w zakresie specyficznych zagadnień księgowych, darmowy dostęp do serwisów oraz specjalistycznych wydawnictw.
Do niedawna zakres usług świadczonych przez firmę audytorską mógł być dużo szerszy i obejmował dodatkowo m.in. doradztwo biznesowe. Od czasu jednak kiedy światem wstrząsnęły afery Enronu i Worldcomu, jedna firma nie może jednocześnie projektować rozwiązań biznesowych i ich audytować. Spółki audytorskie wydzieliły lub sprzedały swoje działy konsultingu np. dział doradczy PwC został sprzedany do IBM.
W wyniku zaostrzenia regulacji audytowych coraz powszechniejsze jest zatrudnianie dwóch firm doradczych jednej do projektowania procesów, testów kontroli wewnętrznych, doradztwa biznesowego, a drugiej do audytu sprawozdań finansowych i często weryfikacji rozwiązań proponowanych przez inną firmę. Zapewnia to spełnienie wymogów niezależności.
 0

Czytaj także