Jedne są tak duże, że można w nich urządzić nawet minipola golfowe. Inne znów z trudem mieszczą podstawowe sprzęty: biurko, fotel, szafkę. Jedne to prawdziwe centra dowodzenia firmą; przewijają się przez nie w ciągu dnia dziesiątki pracowników, w innych znów gospodarze zamykają się jak w twierdzach, uważając, że tylko dzięki niemal całkowitej izolacji od otoczenia mogą przez wiele godzin pracować w skupieniu. Jedno jest pewne - ilu jest szefów firm, tyle pomysłów na ich gabinety.
Biuro jest jak drugi dom. A biorąc pod uwagę liczbę spędzanych w nim godzin, niekiedy można je nawet uznać za coś w rodzaju mieszkania. Lekarze i psychologowie biją na alarm: menedżerowie coraz częściej spędzają w siedzibach swoich firm po kilkanaście godzin, zaniedbując rodziny, przyjaciół, zdrowie, gubiąc zdrowy rozsądek. Na dodatek szukają sposobów, żeby ten długi pobyt w pracy-więzieniu uczynić przyjemniejszym.
Oczywiście to nie wymysł XXI wieku, ale właśnie teraz szczególnie silnie daje się zauważyć rozwój rynku urządzeń, przedmiotów i technologii ułatwiających pracę biurową.
I jak tu się dziwić, że jedne z największych targów sprzętu biurowego odbywały się niedawno w Kolonii pod hasłem: "Życie w pracy".
Jeszcze niedawno wszystko było proste. - W spadku po starym systemie nasze biura i gabinety prezesów odziedziczyły typowe wyposażenie: masywne ciężkie meble, klepka podłogowa, w kącie jakaś wielka rozrośnięta palma lub paprotka. Nijak nie pasowały one do nowego stylu zarządzania, a tym bardziej do prowadzenia biznesu - wspomina architekt Michał Wawrzykowski, specjalista od projektowania wnętrz biurowych. - Pojawili się nowi gospodarze gabinetów, pojawiło się też zapotrzebowanie na ich nowy wygląd. A że nikt nie miał wtedy pomysłu na to, jaka ma być nowa polska moda, wymyślono czarne meble. Gorzej wybrać już nie można było - dodaje Wawrzykowski. Wtóruje mu Adam Czyżewski, ekspert w dziedzinie architektury wnętrz, redaktor naczelny magazynu M jak Mieszkanie: - Nie dość, że były to typowe kurzołapy, to jeszcze wyjątkowo szpetne i niezdrowe. Czytanie na czarnym biurku tekstu napisanego na białej kartce potwornie męczyło oczy - dodaje.
Pod względem wyposażenia wnętrz szybko goniliśmy jednak Europę, dostosowując się do najwyższych standardów. Duża w tym zasługa polskich architektów i projektantów, którzy cieszą się renomą także za granicą, oraz dostępności najnowszych technologii, sprzętów itp. pozwalających urządzić biuro w każdy, nawet najbardziej ekstrawagancki sposób.
- Polscy menedżerowie nie są raczej ekstrawaganccy - uważa Michał Wawrzynkiewicz. - Lubią nowoczesność, ale taką łamaną przez ogólnie przyjęte zasady. Z jednej strony to dobrze, bo przecież biuro to nie jest miejsce, gdzie należy pokazywać najnowsze trendy architektoniczne, ale z drugiej strony szkoda, bo wygląda na to, że z fantazją ludzie biznesu są na bakier.
Z opinią tą nie zgadza się Peter Wisłocki z Aukett Polska, polskiego oddziału międzynarodowego biura projektowego. Jego zdaniem, właśnie u nas, tu, gdzie, wydawać by się mogło, panują surowe, konserwatywne zasady, znalazło się miejsce na fantazje przy planowaniu przestrzeni biurowej. Najlepszym tego przykładem są biura zaprojektowane dla agencji reklamowej Euro RSCG. Autorów inspirowały futurystyczne wizje z filmu Matrix.
Coraz częściej decydujemy się na łączenie pracy z przyjemnością. Nic w tym dziwnego. Jeżeli wymagamy od naszych pracowników, by spędzali w firmie tak wiele czasu, nie możemy poprzestawać wyłącznie na zapewnieniu im biurek, komputerów i automatu z kawą. Muszą mieć możliwość odreagowania stresów, odprężenia się, rozprostowania kości. Nic zatem dziwnego, że potrzebne jest takie zaprojektowanie biur, by mogli w każdej chwili odejść od biurka i mieć co ze sobą zrobić w czasie krótkiego odpoczynku. Chociażby pograć w minigolfa, jak to ma miejsce w warszawskiej siedzibie Euro RSCG.
Oczywiście nie to jest jednak podstawa prac projektantów wnętrz, szczególnie tych zajmujących się urządzaniem gabinetu prezesa.
Gabinet może być:
1. azylem szefa - miejscem pracy, koncentracji, przyjmowania niewielu gości, musi tam panować całkowity spokój, nad którego zachowaniem czuwa sekretarka; taki gabinet nie musi być duży, wystarczy w nim niewielkie miejsce, w którym można przyjąć gości, spotkania robocze odbywają się wtedy gdzie indziej;
2. półzamkniętym pomieszczeniem, do którego wstęp ma poza prezesem tylko kilka osób z jego najbliższego grona; takie pomieszczenie można wtedy urządzić tak, by znalazło się w nim i miejsce na pracę z dużym wygodnym biurkiem, i kąt dla gości, który w razie potrzeby szybko może zmienić swoje przeznaczenie, by się stać miejscem obrad; takie pomieszczenie najłatwiej zaadaptować na najbardziej reprezentacyjne miejsce w firmie;
3. miejscem, w którym odbywają się praca zbiorowa, częste narady zespołu - centrum życia firmy z dużym stołem konferencyjnym, dużą przestrzenią itp.
Każdy z wariantów można zrealizować, nie inwestując przesadnie dużych pieniędzy. Zdaniem architekta Piotra Klewki, najbardziej opłacalne dla obu stron jest wykonywanie projektów aranżacji większych partii biurowych. A więc nie tylko jednego pomieszczenia, ale też przyległych - sekretariatu, recepcji, korytarzy, czasem także otwartej przestrzeni, jeżeli istnieje w firmie. - To pozwala, po pierwsze, stworzyć spójną koncepcję całego biura, a po drugie - szukać oszczędności. Przykładowo, niedawno realizowany przeze mnie projekt dla firmy, która wynajęła 250 mkw. powierzchni biurowej, kosztował około 6 tysięcy złotych, choć bywają oczywiście o wiele droższe - mówi Klewka.
Do powyżej opisanych trzech koncepcji organizowania gabinetu można jeszcze dopisać czwartą, najbardziej egalitarną: szef pracuje po prostu wspólnie z resztą zespołu w jednym pomieszczeniu. Tak właśnie jest w przypadku Petera Wisłockiego, który przyznał kiedyś, że od zamykania się w dyrektorskich czterech ścianach ważniejsza jest skuteczność działania.
Czy koniecznie trzeba się zwracać do architekta, projektanta wnętrz, żeby zaprojektował nasze biuro? Oczywiście nie, ale... ktoś musi podpowiedzieć, jakie kolory ścian są najbardziej przyjazne ludzkiej psychice, jaka wykładzina będzie z nimi najlepiej współgrać, które meble da się najlepiej rozstawić w na pozór mało ustawnym pomieszczeniu, jak poprowadzić światło, zagospodarować puste ściany, właściwie wykorzystać duże powierzchnie okienne, gdzie ukryć przewody sprzętu elektronicznego i tak dalej.
- Przy gabinecie o niewielkiej stosunkowo powierzchni nie ma sensu zlecać zrobienia tego komuś. Można projekt wykonać samemu, prosząc o poradę osoby z najbliższego otoczenia, o których wiemy, że mają dobry gust - mówi Adam Czyżewski. Wystarczy kierować się kilkoma podstawowymi zasadami:
Po pierwsze - fotel
To najważniejszy mebel w gabinecie. W jego kupno trzeba włożyć o wiele więcej wysiłku niż w kupno jakichkolwiek innych sprzętów. Powinien mieć:
a) wygodne sprężynujące siedzisko
b) podłokietniki do podnoszenia się i odpoczynku po pracy - oparcie ramion zdejmuje z kręgosłupa około 20-30 kilogramów masy ciała
c) obrotową podstawę.
Po drugie - biurko
Jest niewiele mniej ważne. Ono nadaje charakter gabinetowi. Dlatego przy jego doborze należy się kierować estetyką (niekoniecznie wysoki połysk, wręcz przeciwnie, lepiej sprawdza się nowoczesny tańszy sprzęt, do którego można modułowo dopasować dodatkowe elementy, na przykład panel zakrywający nogi) i funkcjonalnością (wielkość zależna od powierzchni pomieszczenia i potrzeb: 80 x 60, 80 x 120 lub 80 x 160 cm. Więcej o biurkach i fotelach piszemy w dalszej części Inforamy.
Po trzecie - Światło
Kolejny element ważny dla dobrego samopoczucia użytkownika gabinetu:
a) musi być rozproszone, maksymalnie odbite od sufitu - lampy powinny być wyposażone w rastry - metalowe elementy, dzięki którym światło odbija się, łamie i rozprasza
b) musi mieć odpowiednią temperaturę - jak najodleglejszą od tego, jakie dają świetlówki, maksymalnie zbliżoną do naturalnego
c) powinno być maksymalnie podobne do światła dziennego
d) powinno się jak najwięcej korzystać ze światła dziennego; najlepiej, gdy pada ono na biurko z lewej strony siedzącej za nim osoby.
Po czwarte - okno
Skoro mowa o świetle dziennym, także okno i jego wystrój ulegają modom.
Niemodne są żaluzje wertykalne, lepiej sprawdzają się rolety w barwach dopasowanych do koloru wnętrza, duże, najlepiej ustawione po lewej stronie; okno powinno wychodzić na wschód, a nie na południe lub południowy zachód, bo w słoneczny dzień nie wytrzymamy.
Po piąte - elementy dodatkowe
Z pewnością mogą się przydać:
a) pulpit do pracy na stojąco z wysokimi krzesłami, pełniący też funkcję np. barku, przy którym przyjmujemy gości
b) kwiaty doniczkowe
c) dekoracje ścian
d) elementy dekoracyjne stanowiące odzwierciedlenie osobowości osoby urzędującej w gabinecie.
Po szóste - sprzęt biurowy
Monitor, rzutnik, komputer, niszczarka dokumentów, telefon.
Szukanie ideału
Czy istnieje idealnie urządzone biuro? Konrad Stawecki, prezes warszawskiej firmy handlowej Stan, urzędował już w czterech. - Za każdym razem, gdy wprowadzałem się do nowego miejsca, urządzałem wszystko inaczej niż poprzednio. Robiłem to sam, czasem radząc się żony. Na początku wydawało mi się, że jest idealnie i nic nie trzeba zmieniać, ale po jakimś czasie miałem wrażenie, że pomieszczenie się opatrzyło, a bywało, że zaczynałem się w nim źle czuć. Więc chyba ta perfekcyjność urządzenia jest czymś istniejącym wirtualnie - mówi Stawecki.
Robert Domaszkiewicz szef czteroosobowej agencji obrotu nieruchomościami jest pedantem. Otoczył się sprzętami wybranymi przez siebie, ograniczając to, co mogłoby go rozpraszać. Narady odbywa w innym pomieszczeniu. - Gabinet to jest azyl, miejsce, gdzie abym czuł się dobrze, muszę być sam - opowiada.
- Idealne biuro oczywiście istnieje, ale musi spełnić tyle warunków, że natrudzić się musi przy tym wiele osób: od architekta, poprzez psychologa, po specjalistę od feng shui - mówi Michał Wawrzynkiewicz. - A i tak zwykle ostatnie słowo należy do użytkownika.
Idealny gabinet szefa
- Meble dopasowane do potrzeb i charakteru; nie ma co przesadzać z kupowaniem drogich, ale też przesadna oszczędność, zwłaszcza przy wyborze biurka i fotela, jest niewskazana.
- Odpowiednie światło - sztuczne i dzienne; pamiętajmy o takim ustawieniu biurka w stosunku do okna, by światło padało na nie od lewej strony siedzącej przy nim osoby.
- Krzesła lub fotele dla gości muszą być co najmniej tak samo wygodne jak fotel gospodarza.
- Należy unikać ostrych kolorów na ścianach.
- Dobrze jest wprowadzić kilka elementów osobistych: zdjęć rodzinnych, przyniesionych z domu gadżetów (np. globus, model statku lub samolotu, mapa itp.).
- Warto wyposażyć gabinet w dobrze widoczne niezbędne rzeczy takie jak zegar czy kalendarz.
- Unikajmy kupowania wykładziny w ciemnych kolorach; argument, że nie będzie widać brudu, jest najgorszy z możliwych.
- Zadbajmy o miejsce relaksu.
Na co zwracać uwagę, samodzielnie urządzając gabinet
1 - Unikać ekstrawagancji, zwłaszcza w kolorach; żółcie i czerwienie, nawet jeśli tworzą element logotypu firmy, nie są dobrym rozwiązaniem. Najlepsze są kolory pastelowe, miękkie, jakby rozwodnione.
2 - Meble są ważne dla nas i naszej wygody oraz zdrowia; powinny jednak być neutralnym tłem, dobrze się łączyć z innymi elementami pomieszczenia, sprawiając, że po wejściu do gabinetu poczujemy przyjazną aurę; poczują ją też nasi interesanci.
3 - Warto utworzyć wygodne ciągi komunikacyjne; nie zastawiać drogi od biurka do drzwi czy w stronę okna. Istotna jest też pewność, że po wniesieniu mebli pomieszczenie nie będzie sprawiało wrażenia zagraconego; wtedy lepiej jest z czegoś zrezygnować.
4 - Pomyśleć o umieszczeniu w gabinecie czegoś osobistego - jakiegoś elementu pokazującego nasze pasje, zainteresowania; mogą to być na przykład książki na półce, kilka zdjęć z podróży powieszonych na jednej ze ścian, akwarium z rybkami itp. Trzeba jednak pamiętać, by nie były to rzeczy zbyt osobiste, a przy tym sprawiające wrażenie niepasujących do charakteru naszej pracy; kolekcja żołnierzyków czy zdjęcia z dzieciństwa mogą być nie na miejscu.
Gabinet szefa - jak go urządzić i nie stracić płynności finansowej?
- Ustalić, jaki charakter ma mieć biuro.
- Przeprowadzić rozmowy z kilkoma projektantami wnętrz; poznać ich opinie, propozycje rozwiązań, a przede wszystkim kosztorys; warto przy tym się upewnić, czy są na tyle elastyczni, że zgodzą się na kupno biurka za tysiąc złotych zamiast pozornie takiego samego, ale projektowanego przez światowej sławy designera (i po kilka razy wyższej cenie).
- Osobiście lub przez zaufanych współpracowników porównać ceny
z ofertami innych dostawców.
- Być asertywnym; sztywno się trzymać ustalonego kosztorysu, nie dać się namawiać na dodatkowe koszty, nie ulegać argumentom w rodzaju "to teraz takie modne"; polegać na własnym poczuciu estetyki oraz pamiętać
o zawartości portfela.
- Kontrolować specyfikacje dostarczonych materiałów i sprzętów - może się zdarzyć, że zapłaciliśmy za sprzęt lub tapetę droższą, lepszego gatunku, a na ścianie przyklejono coś zupełnie innego.
- Nie zgadzać się na nieprzewidziane dopłaty po zakończeniu prac.
Skąd czerpać wiedzę o projektowaniu biura?
Najważniejsze, by w projektowaniu gabinetu uczestniczyła osoba, która będzie w nim pracowała. Wystarczy, że zna siebie, swoje upodobania i potrzeby, żyje w zgodzie ze swoim wewnętrznym ja. Dziś uczą tego typu rzeczy na studiach.
Jeżeli jednak ktoś nie jest pewny swojej oceny, może sięgnąć do podręczników opisujących podstawy psychologii lub do podręczników z zakresu psychologii biznesu. Na rynku istnieje wiele firm, które zajmują się dostosowywaniem powierzchni biurowych do potrzeb konkretnej firmy. Dobrze jest się do nich zgłosić, kiedy firma planuje zmianę siedziby i potrzebuje porady w sprawie jak najtrafniejszego wykorzystaniu powierzchni, tak, by odpowiadała ona oczekiwaniom pracowników, tworząc komfortowe warunki pracy - radzi psycholog Jacek Fornalski.
Biuro jest jak drugi dom. A biorąc pod uwagę liczbę spędzanych w nim godzin, niekiedy można je nawet uznać za coś w rodzaju mieszkania. Lekarze i psychologowie biją na alarm: menedżerowie coraz częściej spędzają w siedzibach swoich firm po kilkanaście godzin, zaniedbując rodziny, przyjaciół, zdrowie, gubiąc zdrowy rozsądek. Na dodatek szukają sposobów, żeby ten długi pobyt w pracy-więzieniu uczynić przyjemniejszym.
Oczywiście to nie wymysł XXI wieku, ale właśnie teraz szczególnie silnie daje się zauważyć rozwój rynku urządzeń, przedmiotów i technologii ułatwiających pracę biurową.
I jak tu się dziwić, że jedne z największych targów sprzętu biurowego odbywały się niedawno w Kolonii pod hasłem: "Życie w pracy".
Jeszcze niedawno wszystko było proste. - W spadku po starym systemie nasze biura i gabinety prezesów odziedziczyły typowe wyposażenie: masywne ciężkie meble, klepka podłogowa, w kącie jakaś wielka rozrośnięta palma lub paprotka. Nijak nie pasowały one do nowego stylu zarządzania, a tym bardziej do prowadzenia biznesu - wspomina architekt Michał Wawrzykowski, specjalista od projektowania wnętrz biurowych. - Pojawili się nowi gospodarze gabinetów, pojawiło się też zapotrzebowanie na ich nowy wygląd. A że nikt nie miał wtedy pomysłu na to, jaka ma być nowa polska moda, wymyślono czarne meble. Gorzej wybrać już nie można było - dodaje Wawrzykowski. Wtóruje mu Adam Czyżewski, ekspert w dziedzinie architektury wnętrz, redaktor naczelny magazynu M jak Mieszkanie: - Nie dość, że były to typowe kurzołapy, to jeszcze wyjątkowo szpetne i niezdrowe. Czytanie na czarnym biurku tekstu napisanego na białej kartce potwornie męczyło oczy - dodaje.
Pod względem wyposażenia wnętrz szybko goniliśmy jednak Europę, dostosowując się do najwyższych standardów. Duża w tym zasługa polskich architektów i projektantów, którzy cieszą się renomą także za granicą, oraz dostępności najnowszych technologii, sprzętów itp. pozwalających urządzić biuro w każdy, nawet najbardziej ekstrawagancki sposób.
- Polscy menedżerowie nie są raczej ekstrawaganccy - uważa Michał Wawrzynkiewicz. - Lubią nowoczesność, ale taką łamaną przez ogólnie przyjęte zasady. Z jednej strony to dobrze, bo przecież biuro to nie jest miejsce, gdzie należy pokazywać najnowsze trendy architektoniczne, ale z drugiej strony szkoda, bo wygląda na to, że z fantazją ludzie biznesu są na bakier.
Z opinią tą nie zgadza się Peter Wisłocki z Aukett Polska, polskiego oddziału międzynarodowego biura projektowego. Jego zdaniem, właśnie u nas, tu, gdzie, wydawać by się mogło, panują surowe, konserwatywne zasady, znalazło się miejsce na fantazje przy planowaniu przestrzeni biurowej. Najlepszym tego przykładem są biura zaprojektowane dla agencji reklamowej Euro RSCG. Autorów inspirowały futurystyczne wizje z filmu Matrix.
Coraz częściej decydujemy się na łączenie pracy z przyjemnością. Nic w tym dziwnego. Jeżeli wymagamy od naszych pracowników, by spędzali w firmie tak wiele czasu, nie możemy poprzestawać wyłącznie na zapewnieniu im biurek, komputerów i automatu z kawą. Muszą mieć możliwość odreagowania stresów, odprężenia się, rozprostowania kości. Nic zatem dziwnego, że potrzebne jest takie zaprojektowanie biur, by mogli w każdej chwili odejść od biurka i mieć co ze sobą zrobić w czasie krótkiego odpoczynku. Chociażby pograć w minigolfa, jak to ma miejsce w warszawskiej siedzibie Euro RSCG.
Oczywiście nie to jest jednak podstawa prac projektantów wnętrz, szczególnie tych zajmujących się urządzaniem gabinetu prezesa.
Gabinet może być:
1. azylem szefa - miejscem pracy, koncentracji, przyjmowania niewielu gości, musi tam panować całkowity spokój, nad którego zachowaniem czuwa sekretarka; taki gabinet nie musi być duży, wystarczy w nim niewielkie miejsce, w którym można przyjąć gości, spotkania robocze odbywają się wtedy gdzie indziej;
2. półzamkniętym pomieszczeniem, do którego wstęp ma poza prezesem tylko kilka osób z jego najbliższego grona; takie pomieszczenie można wtedy urządzić tak, by znalazło się w nim i miejsce na pracę z dużym wygodnym biurkiem, i kąt dla gości, który w razie potrzeby szybko może zmienić swoje przeznaczenie, by się stać miejscem obrad; takie pomieszczenie najłatwiej zaadaptować na najbardziej reprezentacyjne miejsce w firmie;
3. miejscem, w którym odbywają się praca zbiorowa, częste narady zespołu - centrum życia firmy z dużym stołem konferencyjnym, dużą przestrzenią itp.
Każdy z wariantów można zrealizować, nie inwestując przesadnie dużych pieniędzy. Zdaniem architekta Piotra Klewki, najbardziej opłacalne dla obu stron jest wykonywanie projektów aranżacji większych partii biurowych. A więc nie tylko jednego pomieszczenia, ale też przyległych - sekretariatu, recepcji, korytarzy, czasem także otwartej przestrzeni, jeżeli istnieje w firmie. - To pozwala, po pierwsze, stworzyć spójną koncepcję całego biura, a po drugie - szukać oszczędności. Przykładowo, niedawno realizowany przeze mnie projekt dla firmy, która wynajęła 250 mkw. powierzchni biurowej, kosztował około 6 tysięcy złotych, choć bywają oczywiście o wiele droższe - mówi Klewka.
Do powyżej opisanych trzech koncepcji organizowania gabinetu można jeszcze dopisać czwartą, najbardziej egalitarną: szef pracuje po prostu wspólnie z resztą zespołu w jednym pomieszczeniu. Tak właśnie jest w przypadku Petera Wisłockiego, który przyznał kiedyś, że od zamykania się w dyrektorskich czterech ścianach ważniejsza jest skuteczność działania.
Czy koniecznie trzeba się zwracać do architekta, projektanta wnętrz, żeby zaprojektował nasze biuro? Oczywiście nie, ale... ktoś musi podpowiedzieć, jakie kolory ścian są najbardziej przyjazne ludzkiej psychice, jaka wykładzina będzie z nimi najlepiej współgrać, które meble da się najlepiej rozstawić w na pozór mało ustawnym pomieszczeniu, jak poprowadzić światło, zagospodarować puste ściany, właściwie wykorzystać duże powierzchnie okienne, gdzie ukryć przewody sprzętu elektronicznego i tak dalej.
- Przy gabinecie o niewielkiej stosunkowo powierzchni nie ma sensu zlecać zrobienia tego komuś. Można projekt wykonać samemu, prosząc o poradę osoby z najbliższego otoczenia, o których wiemy, że mają dobry gust - mówi Adam Czyżewski. Wystarczy kierować się kilkoma podstawowymi zasadami:
Po pierwsze - fotel
To najważniejszy mebel w gabinecie. W jego kupno trzeba włożyć o wiele więcej wysiłku niż w kupno jakichkolwiek innych sprzętów. Powinien mieć:
a) wygodne sprężynujące siedzisko
b) podłokietniki do podnoszenia się i odpoczynku po pracy - oparcie ramion zdejmuje z kręgosłupa około 20-30 kilogramów masy ciała
c) obrotową podstawę.
Po drugie - biurko
Jest niewiele mniej ważne. Ono nadaje charakter gabinetowi. Dlatego przy jego doborze należy się kierować estetyką (niekoniecznie wysoki połysk, wręcz przeciwnie, lepiej sprawdza się nowoczesny tańszy sprzęt, do którego można modułowo dopasować dodatkowe elementy, na przykład panel zakrywający nogi) i funkcjonalnością (wielkość zależna od powierzchni pomieszczenia i potrzeb: 80 x 60, 80 x 120 lub 80 x 160 cm. Więcej o biurkach i fotelach piszemy w dalszej części Inforamy.
Po trzecie - Światło
Kolejny element ważny dla dobrego samopoczucia użytkownika gabinetu:
a) musi być rozproszone, maksymalnie odbite od sufitu - lampy powinny być wyposażone w rastry - metalowe elementy, dzięki którym światło odbija się, łamie i rozprasza
b) musi mieć odpowiednią temperaturę - jak najodleglejszą od tego, jakie dają świetlówki, maksymalnie zbliżoną do naturalnego
c) powinno być maksymalnie podobne do światła dziennego
d) powinno się jak najwięcej korzystać ze światła dziennego; najlepiej, gdy pada ono na biurko z lewej strony siedzącej za nim osoby.
Po czwarte - okno
Skoro mowa o świetle dziennym, także okno i jego wystrój ulegają modom.
Niemodne są żaluzje wertykalne, lepiej sprawdzają się rolety w barwach dopasowanych do koloru wnętrza, duże, najlepiej ustawione po lewej stronie; okno powinno wychodzić na wschód, a nie na południe lub południowy zachód, bo w słoneczny dzień nie wytrzymamy.
Po piąte - elementy dodatkowe
Z pewnością mogą się przydać:
a) pulpit do pracy na stojąco z wysokimi krzesłami, pełniący też funkcję np. barku, przy którym przyjmujemy gości
b) kwiaty doniczkowe
c) dekoracje ścian
d) elementy dekoracyjne stanowiące odzwierciedlenie osobowości osoby urzędującej w gabinecie.
Po szóste - sprzęt biurowy
Monitor, rzutnik, komputer, niszczarka dokumentów, telefon.
Szukanie ideału
Czy istnieje idealnie urządzone biuro? Konrad Stawecki, prezes warszawskiej firmy handlowej Stan, urzędował już w czterech. - Za każdym razem, gdy wprowadzałem się do nowego miejsca, urządzałem wszystko inaczej niż poprzednio. Robiłem to sam, czasem radząc się żony. Na początku wydawało mi się, że jest idealnie i nic nie trzeba zmieniać, ale po jakimś czasie miałem wrażenie, że pomieszczenie się opatrzyło, a bywało, że zaczynałem się w nim źle czuć. Więc chyba ta perfekcyjność urządzenia jest czymś istniejącym wirtualnie - mówi Stawecki.
Robert Domaszkiewicz szef czteroosobowej agencji obrotu nieruchomościami jest pedantem. Otoczył się sprzętami wybranymi przez siebie, ograniczając to, co mogłoby go rozpraszać. Narady odbywa w innym pomieszczeniu. - Gabinet to jest azyl, miejsce, gdzie abym czuł się dobrze, muszę być sam - opowiada.
- Idealne biuro oczywiście istnieje, ale musi spełnić tyle warunków, że natrudzić się musi przy tym wiele osób: od architekta, poprzez psychologa, po specjalistę od feng shui - mówi Michał Wawrzynkiewicz. - A i tak zwykle ostatnie słowo należy do użytkownika.
Idealny gabinet szefa
- Meble dopasowane do potrzeb i charakteru; nie ma co przesadzać z kupowaniem drogich, ale też przesadna oszczędność, zwłaszcza przy wyborze biurka i fotela, jest niewskazana.
- Odpowiednie światło - sztuczne i dzienne; pamiętajmy o takim ustawieniu biurka w stosunku do okna, by światło padało na nie od lewej strony siedzącej przy nim osoby.
- Krzesła lub fotele dla gości muszą być co najmniej tak samo wygodne jak fotel gospodarza.
- Należy unikać ostrych kolorów na ścianach.
- Dobrze jest wprowadzić kilka elementów osobistych: zdjęć rodzinnych, przyniesionych z domu gadżetów (np. globus, model statku lub samolotu, mapa itp.).
- Warto wyposażyć gabinet w dobrze widoczne niezbędne rzeczy takie jak zegar czy kalendarz.
- Unikajmy kupowania wykładziny w ciemnych kolorach; argument, że nie będzie widać brudu, jest najgorszy z możliwych.
- Zadbajmy o miejsce relaksu.
Na co zwracać uwagę, samodzielnie urządzając gabinet
1 - Unikać ekstrawagancji, zwłaszcza w kolorach; żółcie i czerwienie, nawet jeśli tworzą element logotypu firmy, nie są dobrym rozwiązaniem. Najlepsze są kolory pastelowe, miękkie, jakby rozwodnione.
2 - Meble są ważne dla nas i naszej wygody oraz zdrowia; powinny jednak być neutralnym tłem, dobrze się łączyć z innymi elementami pomieszczenia, sprawiając, że po wejściu do gabinetu poczujemy przyjazną aurę; poczują ją też nasi interesanci.
3 - Warto utworzyć wygodne ciągi komunikacyjne; nie zastawiać drogi od biurka do drzwi czy w stronę okna. Istotna jest też pewność, że po wniesieniu mebli pomieszczenie nie będzie sprawiało wrażenia zagraconego; wtedy lepiej jest z czegoś zrezygnować.
4 - Pomyśleć o umieszczeniu w gabinecie czegoś osobistego - jakiegoś elementu pokazującego nasze pasje, zainteresowania; mogą to być na przykład książki na półce, kilka zdjęć z podróży powieszonych na jednej ze ścian, akwarium z rybkami itp. Trzeba jednak pamiętać, by nie były to rzeczy zbyt osobiste, a przy tym sprawiające wrażenie niepasujących do charakteru naszej pracy; kolekcja żołnierzyków czy zdjęcia z dzieciństwa mogą być nie na miejscu.
Gabinet szefa - jak go urządzić i nie stracić płynności finansowej?
- Ustalić, jaki charakter ma mieć biuro.
- Przeprowadzić rozmowy z kilkoma projektantami wnętrz; poznać ich opinie, propozycje rozwiązań, a przede wszystkim kosztorys; warto przy tym się upewnić, czy są na tyle elastyczni, że zgodzą się na kupno biurka za tysiąc złotych zamiast pozornie takiego samego, ale projektowanego przez światowej sławy designera (i po kilka razy wyższej cenie).
- Osobiście lub przez zaufanych współpracowników porównać ceny
z ofertami innych dostawców.
- Być asertywnym; sztywno się trzymać ustalonego kosztorysu, nie dać się namawiać na dodatkowe koszty, nie ulegać argumentom w rodzaju "to teraz takie modne"; polegać na własnym poczuciu estetyki oraz pamiętać
o zawartości portfela.
- Kontrolować specyfikacje dostarczonych materiałów i sprzętów - może się zdarzyć, że zapłaciliśmy za sprzęt lub tapetę droższą, lepszego gatunku, a na ścianie przyklejono coś zupełnie innego.
- Nie zgadzać się na nieprzewidziane dopłaty po zakończeniu prac.
Skąd czerpać wiedzę o projektowaniu biura?
Najważniejsze, by w projektowaniu gabinetu uczestniczyła osoba, która będzie w nim pracowała. Wystarczy, że zna siebie, swoje upodobania i potrzeby, żyje w zgodzie ze swoim wewnętrznym ja. Dziś uczą tego typu rzeczy na studiach.
Jeżeli jednak ktoś nie jest pewny swojej oceny, może sięgnąć do podręczników opisujących podstawy psychologii lub do podręczników z zakresu psychologii biznesu. Na rynku istnieje wiele firm, które zajmują się dostosowywaniem powierzchni biurowych do potrzeb konkretnej firmy. Dobrze jest się do nich zgłosić, kiedy firma planuje zmianę siedziby i potrzebuje porady w sprawie jak najtrafniejszego wykorzystaniu powierzchni, tak, by odpowiadała ona oczekiwaniom pracowników, tworząc komfortowe warunki pracy - radzi psycholog Jacek Fornalski.