Istota outsourciungu
Istota outsourcingu
Wiele lat temu Henry Ford powiedział: `Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić lepiej niż nasi konkurenci, nie ma sensu, byśmy robili to w ogóle. Powinniśmy zdać się na kogoś lepszego w tej dziedzinie`. I jak w wielu innych sprawach okazał się wizjonerem: przewidział powstanie czegoś, co dziś rewolucjonizuje sposób myślenia o zarządzaniu firmą: outsourcing.
W Commercial Union do dziś pamiętają wydarzenie sprzed czterech lat: pożar, który wybuchł w siedzibie firmy, mógł sparaliżować jej działalność i spowodować niewyobrażalne straty. Dlaczego tak się nie stało? Bo natychmiast uruchomione zostało działanie zapasowego centrum przetwarzania danych. Należące do CU? Ależ skąd! Do firmy wyspecjalizowanej w świadczeniu usług informatycznych.
Po co obcym powierzać opiekę nad poufnymi często danymi? Dlaczego samemu nie zorganizować zapasowego centrum zarządzania informacjami, uruchamianego w kryzysowych sytuacjach? Odpowiedź jest prosta. Dlatego, że koszt kupna, zainstalowania, obsługi i konserwacji tego typu systemów to kilka milionów złotych, a bywa, że liczony jest w milionach dolarów! Tymczasem korzystanie z urządzeń należących do wyspecjalizowanej firmy kosztuje o wiele mniej, poza tym odpada cała sfera związana z ich obsługą.
Przekonywanie o słuszności stosowania outsourcingu może przypominać namawianie do przejeżdżania przez rzekę mostem zamiast pokonywania jej wpław. Na Zachodzie poznano się na nim wiele lat temu. U nas o wiele później, i, jak to zwykle bywa z technokratycznymi nowinkami, z dużymi oporami. Nic dziwnego - przez lata w wielu firmach rachunek ekonomiczny miał się nijak do zdrowego rozsądku. Rozdęte do granic możliwości molochy przemysłowe dysponowały całymi sztabami ludzi. Koszty ich pracy, często nieadekwatne do nakładów, były jak uciekająca z elektrowni energia mogąca oświetlić duże miasto. To samo było z obiektami należącymi do zakładów, stanowiącymi kule u nogi, a nie źródła zysków: z ośrodkami wypoczynkowymi, biurowcami z niewykorzystaną powierzchnią, samochodami, z których wiecznie kradziono benzynę czy części albo wykorzystywano je w celach zupełnie niezwiązanych z zarabianiem przez firmę pieniędzy.
Trzeba było dopiero zmiany ustroju politycznego i ekonomicznego oraz rozpoczęcia ostrej walki rynkowej, by zaczęto liczyć. Zaczęto tym chętniej, że wielu szefów firm poczuło na szyjach zaciskające się pętle. Ratunkiem mogło być tylko zracjonalizowanie zasad zarządzania firmami.
Wiele firm zaczęło od wyrzucenia poza nawias wszystkiego, co było zbędne, a obciążało budżety: ośrodków wypoczynkowych, stołówek itp. Było to często wyrzucanie zbędnego balastu przez przedsiębiorstwa szukające ratunku przed katastrofą finansową. Prawdziwy, świadomy outsourcing zastosowano później, wydzielając ze struktur firmy te funkcje i działania, które inni mogą wykonać lepiej, skuteczniej i szybciej.
Pod opieką firm zewnętrznych znalazły się nawet obszary o znaczeniu strategicznym: zarządzanie finansami, zasobami ludzkimi, systemami informatycznymi. Firmy outsourcingowe zajmują się administrowaniem nieruchomościami klientów, prowadzą stołówki, sprzątają biura, ochraniają, archiwizują dokumenty, a nawet przygotowują stroje robocze dla pracowników. Wszystko to zgodnie z definicją outsourcingu mówiącą, że polega on na wydzieleniu z firmy wszystkiego, co nie jest jej działalnością podstawową.
Ale czy na pewno? Na początku XX wieku, gdy mało komu śniły się nowoczesne, w dzisiejszym rozumieniu tego słowa, systemy zarządzania, w koncernie Forda, tego samego, który powiedział, że należy skupić się wyłącznie na tym, co umie się robić najlepiej, nie tylko produkowano samochody, ale też stal, szkło, gumę i inne surowce niezbędne do wyrobu pojazdów. Być może w oczach wielkiego przemysłowca były one najwyższej jakości.
A czy dziś podstawową działalnością wszystkich wielkich światowych producentów jest właśnie produkcja? Co w takim razie powiedzieć o produkowanej w Grodzisku Wielkopolskim tapicerce samochodowej na potrzeby wielkich koncernów? Albo o elementach amerykańskich samolotów wytwarzanych w Świdniku czy Mielcu? Jeszcze dalej posunęła się firma LPP, `matka chrzestna` Reserved. Zdefiniowała podstawową działalność jako marketing i rozbudowę sieci, choć przecież jest producentem odzieży. Tak, ale odzież ta powstaje w Azji - tam gdzie jest najtańsza siła robocza. A więc wyoutsourcingowano to, co teoretycznie wydawać by się mogło istotą działania LPP. Nierzadkie są odwrotne sytuacje: powierzanie wyspecjalizowanym partnerom marketingu i sprzedaży produkcji. W takich wypadkach niepotrzebne stają się działy odpowiedzialne za tworzenie kanałów dystrybucji, opracowywanie procesów sprzedaży, raportowania, rekrutacji itd.
We wprowadzaniu nowoczesnego outsourcingu nadal jesteśmy daleko za Europą. Nie brak opinii, że polskie firmy powierzają partnerom zewnętrznym najczęściej usługi proste. To się jednak zmienia. Na naszym rynku działa coraz więcej wyspecjalizowanych producentów usług zaawansowanych, a korzyści z nawiązywania z nimi współpracy stają się oczywiste dla coraz większej grupy zarządzających.
Oczywiście, istnieją jeszcze opory na przykład przed powierzaniem obcym sprzedaży, księgowości i zarządzania finansami. - Ciągle pokutuje u nas myślenie jakby żywcem wyjęte z innej epoki: dyrektorzy finansowi boją się utraty pozycji w firmie, pracownicy działów - zwolnienia z pracy, szefowie - przekazania poufnych często danych w nieznane ręce. Tymczasem w nowoczesnym zarządzaniu firmą nie może być miejsca na działanie księgowości nienadążające za innymi sferami funkcjonowania. Zarządzający nie mogą tracić czasu na sprawy, którymi zająć się może kompleksowo zespół wysoko i wszechstronnie wyspecjalizowanych fachowców - uważa Rafał Strzelecki z firmy FK Partner. Ponadto gdy firma zewnętrzna wykonuje podobny zakres usług dla grupy klientów, koszty rozkładają się na kilka przedsiębiorstw.
Szczególnie widoczne jest to w wypadku usług informatycznych. Z drogich serwerów korzystają liczni klienci właścicieli tych urządzeń. W innym wypadku, jak choćby w opisanym na wstępie Commercial Union, konieczne byłoby wydanie wielkich pieniędzy na niezbędną, ale nie najistotniejszą z punktu widzenia celu działania inwestycję. Opłaty za korzystanie z niej są o wiele niższe, natomiast korzyść - jak okazało się w sytuacji kryzysowej - taka sama.
Ruchomy rynek
Outsourcing to żyła złota. Tortu na polskim rynku wystarcza na razie prawie dla wszystkich chętnych, choć w niektórych dziedzinach zaczyna się już ostra walka o klienta. Szczególnie widać to na rynku usług IT, HR i księgowości. Tam oczywiście największe kawałki przypadły rynkowym gigantom, ale przecież mniejsi też mogą znaleźć dla siebie atrakcyjnych partnerów, dopasowując ofertę do ich potrzeb, wymagań i możliwości finansowych.
Powierzenie części zadań firmie zewnętrznej może, zdaniem Jerzego Juszkiewicza z VOS Logistics Polska, pomóc w osiąganiu przewagi rynkowej. Dobra współpraca z operatorem logistycznym prowadzi do obniżenia kosztów własnych i akumulacji zysku. Stworzenie własnego, nowoczesnego zaplecza logistycznego jest dla pojedynczej firmy zbyt kosztowne. Rezygnacja z floty transportowej, drogich w utrzymaniu magazynów czy z nieefektywnego często zarządzania łańcuchem dostaw daje efekty. Często staje się wręcz koniecznością, tak jak w wypadku transportu gotówki.
Niedługo nastąpi też rozkwit usług medycznych, w tym zarządzania szpitalami oraz wszystkiego, co będzie miało związek z kontraktami z administracją publiczną. Trzeba tylko poczekać na poprawę sytuacji gospodarczej Polski. Nadchodzi też czas firm takich jak Sodexho, które postawiły na multiserwis, czyli świadczenie usług kompleksowych, m.in. prowadzenie stołówek pracowniczych, administrowanie biurowcami, prace porządkowe. Przykładem może być również Impel, którego sztandarowe specjalności to usługi ochroniarskie, porządkowe, wyposażanie pracowników klientów w stroje robocze dopasowane do specyfiki wykonywanej pracy, warunków otoczenia itp. Po połączeniu z GP Bis Impel świadczy też usługi z dziedziny facility management.
Jakie są perspektywy outsourcingu w Polsce?
Ogromne. Nadal dynamicznie rozwijać się będzie rynek usług IT. Z opinii analityków z firmy IDC Forecast wynika, że do roku 2005 wydatki na outsourcing w zakresie systemów informatycznych wyniosą na świecie 100 miliardów dolarów rocznie. Na Europę przypaść ma 6 mld, a na samą Polskę 100-150 mln dolarów. Gonimy pod tym względem kontynentalnych rywali z Unii Europejskiej, choć nadal pozostajemy daleko w tyle za kopciuszkami: Portugalią czy Grecją.
Już dawno podstawą działalności firm outsourcingowych przestała być sprzedaż i serwisowanie sprzętu i prostego oprogramowania. Kokosy zbija się na integrowaniu sieci i systemów, budowie centrów danych i ratujących życie zapasowych serwerowni.
Wspaniała przyszłość czeka firmy świadczące usługi z zakresu tzw. facility management, czyli wszechstronnego zarządzania nieruchomościami (od utrzymania czystości, przez obsługę techniczną, aż po utrzymanie terenów zielonych).
Głos eksperta
Zdaniem Grzegorza Pytkowskiego, prezesa zarządu firmy GP Bis, świadczącej usługi outsourcingowe z dziedziny zarządzania nieruchomościami, korzystanie przez duże spółdzielnie mieszkaniowe z usług facility management dałoby oszczędności rzędu 25 procent. W tej sytuacji podpisywaniem umów outsourcingowych powinny być zainteresowane zarówno władze spółdzielni, jak i samorządy mieszkańców. Pierwszym przykładem takiego działania jest podpisanie przez GP Bis umowy zarządczej z inwestorem osiedla Olszyny na warszawskim Bemowie. Firma ma zarządzać 360 lokalami mieszkalnymi i użytkowymi
o łącznej powierzchni 18 600 metrów kwadratowych. Zdaniem prezesa Pytkowskiego, spółdzielnie rzadko radzą sobie z efektywnym i oszczędnym zarządzaniem budynkami. Przekazanie tych kompetencji wyspecjalizowanym firmom outsourcingowym znacznie obniżyłoby koszty, a co za tym idzie - także czynsze.
Podstawowa działalność outsourcingowych firm informatycznych
- integrowanie sieci i systemów
- budowa centrów danych
- tworzenie zapasowych serwerowni
- dostosowanie systemów ERP do technologii internetowych
- sprzedaż i serwisowanie sprzętu
Czy to się opłaca?
Zdaniem przedstawicieli firm outsourcingowych, efektem korzystania z ich usług jest znaczna redukcja kosztów i jednoczesne zwiększenie efektywności procesów `wyrzucanych` na zewnątrz firmy.
- Spotkałem się z opinią, że w niektórych dziedzinach oszczędności mogą sięgać nawet 50 procent, ale to chyba zbyt optymistyczne założenie - uważa niezależny konsultant Robert Pomatowicz. Jego zdaniem, opłacalność jest różna w poszczególnych działach. Różny jest też pułap opłacalności zastosowania outsourcingu. Przy oszczędnościach do 10 procent wystarczy bowiem usprawnienie wewnętrznych procedur, gdyż zamieszanie związane z przygotowaniami do wydzielenia jakiejś sfery nie jest warte planowanych korzyści, zwłaszcza gdy wiąże się z delegowaniem na partnera dużych uprawnień i powierzaniem mu strategicznych sfer działania firmy lub jej sekretów. Generalnie jednak outsourcing to przyszłość. Warto się na niego decydować, choć jak w każdej sferze życia nie może to mieć charakteru skakania do nieznanej wody - uważa Robert Pomatowicz.
Oto przykładowa kalkulacja kosztów powierzenia firmie zewnętrznej obsługi systemu informatycznego i data center w firmie zatrudniającej około 80 pracowników. Wszyscy mają dostęp do sieci: korzystają z poczty elektronicznej i internetu. Sprzęt i oprogramowanie dostarcza dostawca usługi
Hosting serwerów z niezbędnym oprogramowaniem:
6-20 tys. zł
Hosting 80 skrzynek pocztowych:
ok. 1000 zł
Dzierżawa łączy między data center a firmą:
ok. 3500-5000 zł
Przykładowe ceny usług firm ochroniarskich świadczących usługi outsourcingowe:
ochrona fizyczna bez broni - 7-20 zł za godzinę
konwoje i inkaso - 30-500 zł (zależnie od wartości)
monitoring telefoniczny - 150-500 zł
Przy usłudze polegającej na całodobowej ochronie obiektu (magazyny, biuro) koszt firmy korzystającej z usług outsourcingowych wynosi miesięcznie ok. 10 tys. zł. Często umowa zakłada płacenie ryczałtem za pakiet usług. Zatrudnienie etatowych pracowników (co najmniej sześciu - po dwóch na zmianę) to wydatek około 7 tys. zł (sześć etatów po co najmniej 600 złotych netto); do tego koszty instalacji i obsługi systemu monitoringu (jednorazowo ok. 10 tys. zł plus comiesięczne koszty - wynagrodzenie pracownika, naprawy, konserwacja itp.) - wszystko to miesięcznie przekracza kwoty płacone firmie zewnętrznej.
Przykładowe wyposażenie firmy specjalizującej się w konwojach pieniędzy:
bankowóz Mercedes
samochód pancerny Volkswagen LT - klasa opancerzenia C3
transporter opancerzony Volkswagen - klasa opancerzenia C2
transporter opancerzony Ford Transit - klasa opancerzenia C3
flota samochodów dostawczych oraz osobowych
Zainwestowanie przez firmę w kupno tego typu pojazdów jest nieopłacalne. Kto bowiem uznałby za sensowe zainwestowanie w bankowóz, którego cena przekracza 300 tysięcy złotych, a przydatność w codziennej eksploatacji jest praktycznie zerowa? Do tego dochodzą koszty utrzymania wyspecjalizowanych pracowników, szkolenia itp. O wiele korzystniejsze jest skorzystanie z oferty usługodawców, którzy koszty eksploatacji rozkładają na wielu klientów.
Wiele lat temu Henry Ford powiedział: `Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić lepiej niż nasi konkurenci, nie ma sensu, byśmy robili to w ogóle. Powinniśmy zdać się na kogoś lepszego w tej dziedzinie`. I jak w wielu innych sprawach okazał się wizjonerem: przewidział powstanie czegoś, co dziś rewolucjonizuje sposób myślenia o zarządzaniu firmą: outsourcing.
W Commercial Union do dziś pamiętają wydarzenie sprzed czterech lat: pożar, który wybuchł w siedzibie firmy, mógł sparaliżować jej działalność i spowodować niewyobrażalne straty. Dlaczego tak się nie stało? Bo natychmiast uruchomione zostało działanie zapasowego centrum przetwarzania danych. Należące do CU? Ależ skąd! Do firmy wyspecjalizowanej w świadczeniu usług informatycznych.
Po co obcym powierzać opiekę nad poufnymi często danymi? Dlaczego samemu nie zorganizować zapasowego centrum zarządzania informacjami, uruchamianego w kryzysowych sytuacjach? Odpowiedź jest prosta. Dlatego, że koszt kupna, zainstalowania, obsługi i konserwacji tego typu systemów to kilka milionów złotych, a bywa, że liczony jest w milionach dolarów! Tymczasem korzystanie z urządzeń należących do wyspecjalizowanej firmy kosztuje o wiele mniej, poza tym odpada cała sfera związana z ich obsługą.
Przekonywanie o słuszności stosowania outsourcingu może przypominać namawianie do przejeżdżania przez rzekę mostem zamiast pokonywania jej wpław. Na Zachodzie poznano się na nim wiele lat temu. U nas o wiele później, i, jak to zwykle bywa z technokratycznymi nowinkami, z dużymi oporami. Nic dziwnego - przez lata w wielu firmach rachunek ekonomiczny miał się nijak do zdrowego rozsądku. Rozdęte do granic możliwości molochy przemysłowe dysponowały całymi sztabami ludzi. Koszty ich pracy, często nieadekwatne do nakładów, były jak uciekająca z elektrowni energia mogąca oświetlić duże miasto. To samo było z obiektami należącymi do zakładów, stanowiącymi kule u nogi, a nie źródła zysków: z ośrodkami wypoczynkowymi, biurowcami z niewykorzystaną powierzchnią, samochodami, z których wiecznie kradziono benzynę czy części albo wykorzystywano je w celach zupełnie niezwiązanych z zarabianiem przez firmę pieniędzy.
Trzeba było dopiero zmiany ustroju politycznego i ekonomicznego oraz rozpoczęcia ostrej walki rynkowej, by zaczęto liczyć. Zaczęto tym chętniej, że wielu szefów firm poczuło na szyjach zaciskające się pętle. Ratunkiem mogło być tylko zracjonalizowanie zasad zarządzania firmami.
Wiele firm zaczęło od wyrzucenia poza nawias wszystkiego, co było zbędne, a obciążało budżety: ośrodków wypoczynkowych, stołówek itp. Było to często wyrzucanie zbędnego balastu przez przedsiębiorstwa szukające ratunku przed katastrofą finansową. Prawdziwy, świadomy outsourcing zastosowano później, wydzielając ze struktur firmy te funkcje i działania, które inni mogą wykonać lepiej, skuteczniej i szybciej.
Pod opieką firm zewnętrznych znalazły się nawet obszary o znaczeniu strategicznym: zarządzanie finansami, zasobami ludzkimi, systemami informatycznymi. Firmy outsourcingowe zajmują się administrowaniem nieruchomościami klientów, prowadzą stołówki, sprzątają biura, ochraniają, archiwizują dokumenty, a nawet przygotowują stroje robocze dla pracowników. Wszystko to zgodnie z definicją outsourcingu mówiącą, że polega on na wydzieleniu z firmy wszystkiego, co nie jest jej działalnością podstawową.
Ale czy na pewno? Na początku XX wieku, gdy mało komu śniły się nowoczesne, w dzisiejszym rozumieniu tego słowa, systemy zarządzania, w koncernie Forda, tego samego, który powiedział, że należy skupić się wyłącznie na tym, co umie się robić najlepiej, nie tylko produkowano samochody, ale też stal, szkło, gumę i inne surowce niezbędne do wyrobu pojazdów. Być może w oczach wielkiego przemysłowca były one najwyższej jakości.
A czy dziś podstawową działalnością wszystkich wielkich światowych producentów jest właśnie produkcja? Co w takim razie powiedzieć o produkowanej w Grodzisku Wielkopolskim tapicerce samochodowej na potrzeby wielkich koncernów? Albo o elementach amerykańskich samolotów wytwarzanych w Świdniku czy Mielcu? Jeszcze dalej posunęła się firma LPP, `matka chrzestna` Reserved. Zdefiniowała podstawową działalność jako marketing i rozbudowę sieci, choć przecież jest producentem odzieży. Tak, ale odzież ta powstaje w Azji - tam gdzie jest najtańsza siła robocza. A więc wyoutsourcingowano to, co teoretycznie wydawać by się mogło istotą działania LPP. Nierzadkie są odwrotne sytuacje: powierzanie wyspecjalizowanym partnerom marketingu i sprzedaży produkcji. W takich wypadkach niepotrzebne stają się działy odpowiedzialne za tworzenie kanałów dystrybucji, opracowywanie procesów sprzedaży, raportowania, rekrutacji itd.
We wprowadzaniu nowoczesnego outsourcingu nadal jesteśmy daleko za Europą. Nie brak opinii, że polskie firmy powierzają partnerom zewnętrznym najczęściej usługi proste. To się jednak zmienia. Na naszym rynku działa coraz więcej wyspecjalizowanych producentów usług zaawansowanych, a korzyści z nawiązywania z nimi współpracy stają się oczywiste dla coraz większej grupy zarządzających.
Oczywiście, istnieją jeszcze opory na przykład przed powierzaniem obcym sprzedaży, księgowości i zarządzania finansami. - Ciągle pokutuje u nas myślenie jakby żywcem wyjęte z innej epoki: dyrektorzy finansowi boją się utraty pozycji w firmie, pracownicy działów - zwolnienia z pracy, szefowie - przekazania poufnych często danych w nieznane ręce. Tymczasem w nowoczesnym zarządzaniu firmą nie może być miejsca na działanie księgowości nienadążające za innymi sferami funkcjonowania. Zarządzający nie mogą tracić czasu na sprawy, którymi zająć się może kompleksowo zespół wysoko i wszechstronnie wyspecjalizowanych fachowców - uważa Rafał Strzelecki z firmy FK Partner. Ponadto gdy firma zewnętrzna wykonuje podobny zakres usług dla grupy klientów, koszty rozkładają się na kilka przedsiębiorstw.
Szczególnie widoczne jest to w wypadku usług informatycznych. Z drogich serwerów korzystają liczni klienci właścicieli tych urządzeń. W innym wypadku, jak choćby w opisanym na wstępie Commercial Union, konieczne byłoby wydanie wielkich pieniędzy na niezbędną, ale nie najistotniejszą z punktu widzenia celu działania inwestycję. Opłaty za korzystanie z niej są o wiele niższe, natomiast korzyść - jak okazało się w sytuacji kryzysowej - taka sama.
Ruchomy rynek
Outsourcing to żyła złota. Tortu na polskim rynku wystarcza na razie prawie dla wszystkich chętnych, choć w niektórych dziedzinach zaczyna się już ostra walka o klienta. Szczególnie widać to na rynku usług IT, HR i księgowości. Tam oczywiście największe kawałki przypadły rynkowym gigantom, ale przecież mniejsi też mogą znaleźć dla siebie atrakcyjnych partnerów, dopasowując ofertę do ich potrzeb, wymagań i możliwości finansowych.
Powierzenie części zadań firmie zewnętrznej może, zdaniem Jerzego Juszkiewicza z VOS Logistics Polska, pomóc w osiąganiu przewagi rynkowej. Dobra współpraca z operatorem logistycznym prowadzi do obniżenia kosztów własnych i akumulacji zysku. Stworzenie własnego, nowoczesnego zaplecza logistycznego jest dla pojedynczej firmy zbyt kosztowne. Rezygnacja z floty transportowej, drogich w utrzymaniu magazynów czy z nieefektywnego często zarządzania łańcuchem dostaw daje efekty. Często staje się wręcz koniecznością, tak jak w wypadku transportu gotówki.
Niedługo nastąpi też rozkwit usług medycznych, w tym zarządzania szpitalami oraz wszystkiego, co będzie miało związek z kontraktami z administracją publiczną. Trzeba tylko poczekać na poprawę sytuacji gospodarczej Polski. Nadchodzi też czas firm takich jak Sodexho, które postawiły na multiserwis, czyli świadczenie usług kompleksowych, m.in. prowadzenie stołówek pracowniczych, administrowanie biurowcami, prace porządkowe. Przykładem może być również Impel, którego sztandarowe specjalności to usługi ochroniarskie, porządkowe, wyposażanie pracowników klientów w stroje robocze dopasowane do specyfiki wykonywanej pracy, warunków otoczenia itp. Po połączeniu z GP Bis Impel świadczy też usługi z dziedziny facility management.
Jakie są perspektywy outsourcingu w Polsce?
Ogromne. Nadal dynamicznie rozwijać się będzie rynek usług IT. Z opinii analityków z firmy IDC Forecast wynika, że do roku 2005 wydatki na outsourcing w zakresie systemów informatycznych wyniosą na świecie 100 miliardów dolarów rocznie. Na Europę przypaść ma 6 mld, a na samą Polskę 100-150 mln dolarów. Gonimy pod tym względem kontynentalnych rywali z Unii Europejskiej, choć nadal pozostajemy daleko w tyle za kopciuszkami: Portugalią czy Grecją.
Już dawno podstawą działalności firm outsourcingowych przestała być sprzedaż i serwisowanie sprzętu i prostego oprogramowania. Kokosy zbija się na integrowaniu sieci i systemów, budowie centrów danych i ratujących życie zapasowych serwerowni.
Wspaniała przyszłość czeka firmy świadczące usługi z zakresu tzw. facility management, czyli wszechstronnego zarządzania nieruchomościami (od utrzymania czystości, przez obsługę techniczną, aż po utrzymanie terenów zielonych).
Głos eksperta
Zdaniem Grzegorza Pytkowskiego, prezesa zarządu firmy GP Bis, świadczącej usługi outsourcingowe z dziedziny zarządzania nieruchomościami, korzystanie przez duże spółdzielnie mieszkaniowe z usług facility management dałoby oszczędności rzędu 25 procent. W tej sytuacji podpisywaniem umów outsourcingowych powinny być zainteresowane zarówno władze spółdzielni, jak i samorządy mieszkańców. Pierwszym przykładem takiego działania jest podpisanie przez GP Bis umowy zarządczej z inwestorem osiedla Olszyny na warszawskim Bemowie. Firma ma zarządzać 360 lokalami mieszkalnymi i użytkowymi
o łącznej powierzchni 18 600 metrów kwadratowych. Zdaniem prezesa Pytkowskiego, spółdzielnie rzadko radzą sobie z efektywnym i oszczędnym zarządzaniem budynkami. Przekazanie tych kompetencji wyspecjalizowanym firmom outsourcingowym znacznie obniżyłoby koszty, a co za tym idzie - także czynsze.
Podstawowa działalność outsourcingowych firm informatycznych
- integrowanie sieci i systemów
- budowa centrów danych
- tworzenie zapasowych serwerowni
- dostosowanie systemów ERP do technologii internetowych
- sprzedaż i serwisowanie sprzętu
Czy to się opłaca?
Zdaniem przedstawicieli firm outsourcingowych, efektem korzystania z ich usług jest znaczna redukcja kosztów i jednoczesne zwiększenie efektywności procesów `wyrzucanych` na zewnątrz firmy.
- Spotkałem się z opinią, że w niektórych dziedzinach oszczędności mogą sięgać nawet 50 procent, ale to chyba zbyt optymistyczne założenie - uważa niezależny konsultant Robert Pomatowicz. Jego zdaniem, opłacalność jest różna w poszczególnych działach. Różny jest też pułap opłacalności zastosowania outsourcingu. Przy oszczędnościach do 10 procent wystarczy bowiem usprawnienie wewnętrznych procedur, gdyż zamieszanie związane z przygotowaniami do wydzielenia jakiejś sfery nie jest warte planowanych korzyści, zwłaszcza gdy wiąże się z delegowaniem na partnera dużych uprawnień i powierzaniem mu strategicznych sfer działania firmy lub jej sekretów. Generalnie jednak outsourcing to przyszłość. Warto się na niego decydować, choć jak w każdej sferze życia nie może to mieć charakteru skakania do nieznanej wody - uważa Robert Pomatowicz.
Oto przykładowa kalkulacja kosztów powierzenia firmie zewnętrznej obsługi systemu informatycznego i data center w firmie zatrudniającej około 80 pracowników. Wszyscy mają dostęp do sieci: korzystają z poczty elektronicznej i internetu. Sprzęt i oprogramowanie dostarcza dostawca usługi
Hosting serwerów z niezbędnym oprogramowaniem:
6-20 tys. zł
Hosting 80 skrzynek pocztowych:
ok. 1000 zł
Dzierżawa łączy między data center a firmą:
ok. 3500-5000 zł
Przykładowe ceny usług firm ochroniarskich świadczących usługi outsourcingowe:
ochrona fizyczna bez broni - 7-20 zł za godzinę
konwoje i inkaso - 30-500 zł (zależnie od wartości)
monitoring telefoniczny - 150-500 zł
Przy usłudze polegającej na całodobowej ochronie obiektu (magazyny, biuro) koszt firmy korzystającej z usług outsourcingowych wynosi miesięcznie ok. 10 tys. zł. Często umowa zakłada płacenie ryczałtem za pakiet usług. Zatrudnienie etatowych pracowników (co najmniej sześciu - po dwóch na zmianę) to wydatek około 7 tys. zł (sześć etatów po co najmniej 600 złotych netto); do tego koszty instalacji i obsługi systemu monitoringu (jednorazowo ok. 10 tys. zł plus comiesięczne koszty - wynagrodzenie pracownika, naprawy, konserwacja itp.) - wszystko to miesięcznie przekracza kwoty płacone firmie zewnętrznej.
Przykładowe wyposażenie firmy specjalizującej się w konwojach pieniędzy:
bankowóz Mercedes
samochód pancerny Volkswagen LT - klasa opancerzenia C3
transporter opancerzony Volkswagen - klasa opancerzenia C2
transporter opancerzony Ford Transit - klasa opancerzenia C3
flota samochodów dostawczych oraz osobowych
Zainwestowanie przez firmę w kupno tego typu pojazdów jest nieopłacalne. Kto bowiem uznałby za sensowe zainwestowanie w bankowóz, którego cena przekracza 300 tysięcy złotych, a przydatność w codziennej eksploatacji jest praktycznie zerowa? Do tego dochodzą koszty utrzymania wyspecjalizowanych pracowników, szkolenia itp. O wiele korzystniejsze jest skorzystanie z oferty usługodawców, którzy koszty eksploatacji rozkładają na wielu klientów.