Znikają ostatnie tabu

Ewolucja filozofii zarządzania firmą sprawiła, że dziś outsourcingujemy wszystko, co nie jest podstawową działalnością firmy

Technokraci dostają wysypki ze złości. Biznes to nie tylko pragmatyczne maksymalizowanie zysków. Znalazło się w nim miejsce na filozofię uzasadniającą istnienie pewnych procesów zarządczych, na przykład outsourcingu.
Owszem, ale ta filozofia jest podporządkowana doskonaleniu jakości działania firmy. Najpierw firmy uświadamiały sobie konieczność szukania rezerw przez odchudzanie struktur, potem istotne stało się przeniesienie ryzyka, pojawiła się niechęć do wdrażania kosztownych systemów, potrzeba odciążenia menedżerów z prac utrudniających zajmowanie się działalnością biznesową. Teraz mówi się: outsourcingujemy wszystko, co nie jest core businessem.

Outsourcing to takie modne dziś w biznesie słowo...
Modne? Powiedziałbym, że ono ma awangardowy wydźwięk. Dla wielu jest synonimem świeżego powiewu w systemie zarządzania firmą. Ale, paradoksalnie, to, co się nim określa, wcale, nawet w naszych realiach, nie jest nowością. Przecież wiele firm stosuje outsourcing od dawna, używając innej nazwy.
Choćby szkolenia pracowników. O tym, że firmowe działy zajmujące się nim są nieefektywne, wiadomo od dawna. A kto dziś robi rekrutacje własnymi siłami? Nie używa się słowa outsourcing, mówiąc o korzystaniu z obsługi prawnej czy ochrony. A to dokładnie to samo. Firmie nie opłaca się zatrudniać jednego-dwóch prawników, gdy za tę samą cenę albo niższą ma do dyspozycji kilkunastu, a bywa, że kilkudziesięciu fachowców zatrudnionych w kancelarii prawnej. Spektrum ich wiedzy jest więc znacznie szersze, a koszty korzystania o wiele niższe.

Skąd ta zmiana w podejściu do zarządzania przedsiębiorstwem?
Biznes podlega dynamicznym przeobrażeniom. Dziś walczy się o maksymalną racjonalizację procesu zarządzania. Oszczędności poszukuje się na każdym kroku. Outsourcingowi poddaje się te ostatnie sfery działania przedsiębiorstwa, które jeszcze do niedawna stanowiły tabu.

Jakie to sfery?
Przede wszystkim księgowość. Outsourcing usług z tej dziedziny jest u nas nowością, ale zainteresowanie nim rośnie. Na Zachodzie jest popularny już od dawna, szczególnie w małych i średnich firmach, ponieważ tam złożoność przepisów wymaga wszechstronnej wiedzy, a kary za błędy są wysokie.
U nas wiele przedsiębiorstw ciągle jeszcze zatrudnia księgowych na pół lub ćwierć etatu, ale przepisy stale ulegają zmianom, a nowa sytuacja wymaga szybkiego działania. Naturalną koleją rzeczy powierza się je firmom, które się w tym specjalizują. Obsługują kilka-kilkanaście firm, mają większą globalną wiedzę, liczniejszy zespół księgowych, doradców podatkowych czy biegłych rewidentów.

A więc obecność outsourcingowych firm księgowych jest uzasadniona
biznesowo?
Polski rynek outsourcingu ewoluuje od poszukiwania oszczędności do zmiany filozofii zarządzania. Obecnie większość firm decyduje się na outsourcing funkcji księgowych głównie ze względu na oszczędności, które sięgają nawet 20-50 procent. Pojawiają się już firmy, które wdrażają rozwiązania outsourcingowe w ramach filozofii zarządzania. Ich główną wartością są przede wszystkim własności intelektualne związane z produktami, znakami, markami, technologią, organizacją. Często zatrudniają one stosunkowo niewielu pracowników generujących duże obroty. Reszta procesów realizowana jest na zewnątrz. Bywa, że nie mają żadnych fabryk, magazynów, zarządzają projektowaniem wykonywanym przez partnera zewnętrznego, kto inny zajmuje się produkcją, kto inny sprzedażą.

Ale przecież nie zawsze można ten model zastosować.
Oczywiście. Są dziedziny wymagające inwestycji i nakładów, ale i tam można znaleźć wiele obszarów, które dałyby się poddać outsourcingowi. Choćby wszystkie działy pomocnicze.

Czy księgowość jest właśnie takim działem?
Posuwamy się coraz dalej w zakresie tego, co firmy są skłonne uznać za działalność pomocniczą.

Do niedawna księgowości do tej kategorii nie zaliczano. Prezesi mówili: to dla nas bardzo ważna sprawa, strategiczny element działalności.
Oczywiście, księgowość jest istotna ze względu na bezpieczeństwo firmy oraz gwarancje stałego dostępu do informacji. Ale z drugiej strony, jak się głębiej zastanowić, to te elementy powinny występować w tle. Coraz więcej menedżerów mówi: `ja mam taką silną konkurencję w zakresie podstawowej działalności, że na niej muszę skoncentrować wszystkie zasoby. Nie mam czasu zawracać sobie głowy księgowością, kadrami, płacami - one mają dobrze działać`.
Niedawno firma badawcza Ross Research opublikowała rezultaty badań, z których wynika, że poziom zainteresowania menedżerów outsourcingiem księgowości jest wyższy niż payrollem, choć ten drugi stosuje się dłużej. A więc przedsiębiorcy coraz chętniej pozbywają się księgowości, uważając tylko, by ich działy kontrolingu były zasilane w odpowiednie informacje.

U nas wiele małych i średnich firm jeszcze nie ma o kontrolingu pojęcia. Ścieżka jest skrócona: prezes chce od księgowej raportów i koniec, kropka.
Większość nowinek z dziedziny zarządzania dociera do nas z Zachodu i Stanów Zjednoczonych, i można się spodziewać, że kontroling wkrótce stanie się niezwykle popularny. Tam firmy chętnie outsourcingują sferę finansową związaną z zarządzaniem należnościami. W Polsce mówimy o windykacji, ale pojawia się coraz więcej firm faktoringowych. Korzystając z outsourcingu, firmy nie tylko obniżają koszty, ale uzyskują dodatkowe narzędzia do kontroli kosztów i przychodów. Firmy outsourcingowe dysponują wysokiej klasy specjalistami. Musi tak być, bo to, co dla klienta jest działalnością pomocniczą, dla nich jest działalnością podstawową.
Menedżerowie w firmach coraz częściej się o tym przekonują. Dzieje się tak, gdy uświadomią sobie, jakie są w rzeczywistości pełne koszty utrzymywania działu księgowości. Pensje, koszty utrzymania miejsc pracy, szkolenia, materiały biurowe. To jedno.
Ale warto spojrzeć szerzej: działem zarządza dyrektor finansowy, który w tym czasie mógłby robić wiele rzeczy dla części biznesowej firmy. Kolejne koszty to wdrożenie i utrzymanie systemów informatycznych w obszarze księgowości. Na szczęście świadomość menedżerów rośnie, przykład dają zachodnie firmy obecne na polskim rynku.

Kiedy nie warto stosować outsourcingu?
Przede wszystkim wtedy, gdy właśnie wdrożono system finansowo-księgowy za kilka milionów dolarów i zarząd nie chce się przyznać, że istniała bardziej korzystna oferta outsourcingu (trzeba czekać, aż system się zamortyzuje). Inna sprawa to posiadanie przez klienta zintegrowanego systemu zarządzania, obejmującego wiekszość procesów w firmie, z mocno zautomatyzowaną księgowością, rozbudowanym raportowaniem, zoptymalizowanymi procesami księgowymi, bez przerostów kadrowych w dziale.
Bywa też, że klient ma wiele małych transakcji. Stwarza więc logistyczny dział księgowości, dużo jest pracy przy wprowadzaniu danych: to zajęcie dla fakturzystek, a nie księgowego.
Wreszcie trzeci przypadek: firma ma silną specyfikę branżową i zachodzi konieczność podejmowania decyzji na granicy prawa. Tak jest w wypadku koncernów farmaceutycznych. One mają swoich księgowych i doradców podatkowych od lat wyszkolonych w poruszaniu się w gąszczu regulacji specyficznych dla tej branży.
Aby przekonać się, czy warto wdrażać outsourcing księgowości, wystarczy wysłać zapytania ofertowe do firm outsourcingowych i porównać oferowane przez nie korzyści z własnymi oczekiwaniami, mając na uwadze, że rynek wymaga coraz większej efektywności i koncentracji na core businessie.

Słownik
Core business - podstawowa sfera działalności firmy; trudno definiowalny obszar określający te sfery funkcjonowania przedsiębiorstwa, które pozwalają zrealizować jego misję, są dla niego typowe, uzasadniają prowadzenie działalności gospodarczej (np. prowadzenie lokat, rachunków, udzielanie kredytów to podstawowa sfera działania banków).

Dywestycje - instrument lean management; pozbywanie się zbędnych części majątku; odwrotność inwestycji.

Facility management - sfera działania polegającą na zarządzaniu zasobami nieruchomości firmy; administrowanie zarówno budynkiem, jak i elementami nieprodukcyjnej infrastruktury zleceniodawcy (np. logistyką, cateringiem, ochroną itp.).

Lean management - odchudzone zarządzanie. Koncepcja restrukturyzacji firmy polegająca na decentralizacji zarządzania, uelastycznieniu struktury organizacyjnej, wydzieleniu centrów odpowiedzialności, zmniejszeniu zatrudnienia, pozbywaniu się zbędnych części majątku itp.

Multiserwis - kompleksowa usługa outsourcingowa świadczona przez jedną firmę wyspecjalizowaną w rozmaitych usługach, na przykład catering, ochrona, logistyka itp.

Non-core business - pomocnicza sfera działalności firmy, bez której nie byłaby ona w stanie prowadzić działalności podstawowej. To ją najczęściej wydziela się na zewnątrz, powierzając firmom świadczącym usługi outsourcingowe.

Outsourcing - skrót od trzech angielskich słów: outside resource using, oznaczających korzystanie przez firmę z zasobów zewnętrznych. Jest to jedno z narzędzi lean management; koncepcja działania przedsiębiorstwa polegająca na korzystaniu z narzędzi, usług i produktów oferowanych przez zewnętrznych partnerów biznesowych w celu obniżenia kosztów wytwarzania przy jednoczesnym podniesieniu jakości produktu. Pozwala angażować cały potencjał firmy w podstawową działalność bez konieczności utrzymywania lub powiększania działów niezwiązanych bezpośrednio z profilem firmy.