Jak każda zmiana, także ta budzi szereg obaw i pytań – czy KSeF to ewolucja, czy rewolucja dla przedsiębiorcy? Przyjrzyjmy się bliżej aspektom, jakie niesie za sobą Krajowy System e-Faktur.
Ujednolicenie procesu fakturowania
Standaryzacja dokumentów poprzez wprowadzenie jednolitego, ustrukturyzowanego formatu faktury upraszcza proces fakturowania oraz czyni go bardziej czytelnym i przejrzystym dla przedsiębiorców. Ogranicza również liczbę błędów i pozwala zaoszczędzić znaczną ilość czasu, a co za tym idzie – także pieniędzy.
Uproszczony obieg dokumentów i automatyzacja procesów
Wprowadzenie łatwo dostępnego dla przedsiębiorców dostępu do bazy danych, który sprawia, że niemal natychmiastowo po wystawieniu faktury systemie, trafia ona do odbiorcy poprzez system KSeF (przeczytaj dokładnie jak się przygotować na KSEF), nie tylko zwiększa wzajemne zaufanie przedsiębiorców i przyspiesza współpracę, ale przede wszystkim umożliwia automatyzację procesów obiegu dokumentów.
KSef pozwala na automatyczny import danych z faktur bezpośrednio do systemów finansowo-księgowych, całkowicie eliminując przy tym potrzebę ręcznego wprowadzania danych oraz minimalizując związane z tym ryzyko błędów ludzkich. Ograniczona zostanie również konieczność korzystania ze specjalnych systemów z OCR, które choć ułatwiają i przyspieszają pracę w wielu obszarach, często nie są stuprocentowo skuteczne.
Stały dostęp do faktur przez okres 10 lat
Przedsiębiorcy w każdym momencie będą mieli dostęp do aktualnej bazy zawierającej historię transakcji zarówno ze swoimi odbiorcami, jak i dostawcami. Zmniejszy się ryzyko zgubienia czy zniszczenia dokumentów, ponieważ dane będą agregowane w sposób bezpieczny na serwerach ministerstwa przez okres 10 lat.
To z kolei zmniejszy konieczność gromadzenia dokumentów we własnym zakresie – zarówno w formie cyfrowej, jak i papierowej – co oznacza redukcję kosztów związanych z archiwizacją.
Szybszy zwrot VAT
Przedsiębiorcy korzystający z Krajowego Systemu e-Faktur będą mogli również korzystać ze skróconego terminu oczekiwania na zwrot podatku VAT. Termin zostanie skrócony z podstawowych 60 dni do 40 dni kalendarzowych. Taki ukłon w stronę przedsiębiorców niewątpliwie wpłynie na płynność finansową w firmach i może realnie wesprzeć rozwój biznesu.
Zwiększenie wzajemnego zaufania przedsiębiorców
Transparentność, którą wprowadza KSeF będzie miała realny i korzystny wpływ na wzajemne postrzeganie się firm oraz wiarygodność partnerów biznesowych. Nabywcy zyskają bowiem pewność, że faktury otrzymane za pośrednictwem systemu wystawione zostały przez podmiot uprawniony. Szybka wymiana i dostęp do danych przyspieszą również wzajemne rozliczenia między firmami – zniknie problem braku płatności spowodowany zagubieniem czy przeoczeniem dokumentów.
– KSef pozwala na automatyczny import danych z faktur bezpośrednio do systemów finansowo-księgowych, całkowicie eliminując przy tym potrzebę ręcznego wprowadzania danych oraz minimalizując związane z tym ryzyko błędów ludzkich – komentuje Katarzyna Plucik, menadżerka w dziale księgowości biura GLC, które od wielu lat skutecznie pomaga przedsiębiorcom w rozowju biznesu. – To krok milowy w stronę usprawnienia działalności przedsiębiorstw, ograniczenia biurokracji oraz stworzenia bardziej przejrzystego i przyjaznego środowiska biznesowego – dodaje.
KSeF, pomimo wielu wątpliwości i pracy, którą przedsiębiorcy muszą włożyć, by dostosować używane w firmach oprogramowanie, analizę procesów i procedur oraz nadania odpowiednich uprawnień, niesie za sobą spory porządek. Automatyzacja i usprawnienie procesów księgowych oraz administracyjnych, bezpieczeństwo danych, porządek w dokumentacji, a także szybki i skuteczny obieg informacji między firmami to tylko niektóre z pozytywnych aspektów wdrożenia tego rozwiązania.
W dłuższej perspektywie jest to krok milowy w stronę usprawnienia działalności przedsiębiorstw, ograniczenia biurokracji oraz stworzenia bardziej przejrzystego i przyjaznego środowiska biznesowego.