Czy rządowi polskiemu brak umiejętności w zarządzaniu projektami? – zastanawia się doświadczony ekspert zarządzania projektami Michał Rączka. W rozmowie z Wprost.pl Rączka wyjaśnia dlaczego wprowadzenie w Polsce ustawy ACTA wywołało tak gwałtowne protesty i w jaki sposób można ich było uniknąć.
Izabela Smolińska, Wprost.pl: Czy pan, jako doświadczony kierownik zarządzania międzynarodowymi projektami, przeprowadziłby proces informowania społeczeństwa o ACTA w taki sposób, jak zrobił to rząd Donalda Tuska?
Michał Rączka: Teoria i praktyka zarządzania projektami mówią, że na początku każdy kierownik projektu „pozyskuje" interesariuszy, czyli osoby, które są dotknięte albo pozytywnie albo negatywnie przez projekt. Jeżeli chodzi o ACTA, społeczeństwo jest jednym z kluczowych interesariuszy i nie wyobrażam sobie nie wzięcia tego pod uwagę. A jak to zostało przeprowadzone - widzimy.
A jak to się zwykle robi w biznesie?
W projekcie można zrobić analizę ryzyka i świadomie nie brać jakiegoś interesariusza pod uwagę. Tym czasem przy projekcie ACTA ani nie było analizy dotyczącej interesariuszy, ani nie było analizy ryzyka. Ryzyko się ostatecznie zmaterializowało - projekt nie wyszedł, a interesariusze nie są zadowoleni. Przez błędne podejście, wszystkie strony poniosły porażkę i nikt niczego nie zyskał.
A gdybyśmy mieli rozłożyć proces wprowadzania ACTA na poszczególne etapy? Można stwierdzić, który z nich był najgorzej przygotowany?
Zawiodło samo przygotowanie do inicjacji projektu. Nie rozpoznano kto jest interesariuszem i nie przeprowadzono z tymi interesariuszami konsultacji. To jest standardowa procedura w każdej firmie. Jeżeli chce się wykonać projekt, trzeba po pierwsze, wiedzieć kto może na nim zyskać i jest po naszej stronie, a kto na nim straci i będzie próbował przeszkadzać. Po drugie trzeba poznać interesy wszystkich stron i znaleźć rozwiązania typu „win-win". W większości przypadków jakie znam, rozwiązanie tego typu jest możliwe - trzeba mieć jedynie czas i odpowiednio szerokie horyzonty, żeby je znaleźć. Trzecim elementem jest analiza ryzyka. Być może wszystko to zostało zrobione, tylko nie dość dokładnie?
Sam premier przyznał, że on i jego ministrowie wykazali się zbytnią arogancją. Sądzi pan, że kontrowersje, które narosły wokół ACTA, to efekt złych założeń i zbyt płytkiej analizy?
Według mnie jest to skutek wykonywania czynności „z automatu". Być może były brane po uwagę jakieś analizy. Może uznano, że zyskamy coś na świecie albo w UE, a społeczeństwo i jego opinia nie było tu brane pod uwagę.
Może to projekt, do którego należało podejść w sposób bardziej innowacyjny?
To zależy od tego czym i dla kogo jest innowacyjność, biorąc pod uwagę sposób prowadzenia projektów rządowych. Generalnie innowacyjność powinna być podstawą prowadzenia wszystkich projektów. I nie trzeba tu wprowadzać żadnych specjalnych technik.
Zaryzykuję stwierdzenie, że państwo, można porównać do sprawnie działającego przedsiębiorstwa, a umowy które podpisuje, do swoistego rodzaju umów biznesowych. Czy w tym kontekście ACTA to umowa korzystna dla Polski?
Nie chciałbym się wypowiadać bezpośrednio czy umowa jest korzystna, czy nie. Według mnie nie bierze pod uwagę osoby, która jest nią bezpośrednio dotknięta, czyli internauty. ACTA powinna być przygotowywana przez środowisko internautów. Liczą się nie tylko prawne i techniczne aspekty pod względem wprowadzenia umowy na świecie, żeby działała jako spójna całość, ale żeby odnosiła się do świata, w którym żyjemy i żeby nie wywoływała negatywnych skutków.
Polska podpisała już jednak dokument, którego nie przygotowali internauci. Jak spróbowałby pan rozwiązać zaistniały konflikt?
Tak naprawdę takie konsultacje powinny zostać przeprowadzone, nawet jeżeli działanie to nazwać PR-owym, tylko że powinno być to zrobione wcześniej. Pierwsze wzmianki o ACTA pojawiły się już mniej więcej w 2008 roku…
Co by pan zrobił na miejscu premiera, jak zarządzał projektem na tym etapie, na którym jest on teraz?
Jeżeli mówimy o sytuacji, jaka jest teraz, to zachodzi przede wszystkim potrzeba ratowania sytuacji. Osobiście, bardziej niż do rozmów na wizji, skłoniłbym się do spotkań z osobami, które rzeczywiście coś znaczą w świecie Internetu w Polsce. Poznałbym opinie za i przeciw ACTA, przygotowałbym się do konsultacji społecznych i wtedy wyposażyłbym się w argumenty i agendę rozmowy. Bez tego podłoża wszystko wygląda tak, że zamiast dialogu mamy do czynienia z wzajemnym obrzucaniem się błotem.
Rząd nie potrafi prowadzić skutecznej polityki zarządzania projektami?
Zarządzanie projektami w polskich przedsiębiorstwach obecne jest od dawna. I mam nadzieję, że na poziomie wprowadzania dużych ustaw też. W kwestii ACTA widać inny problem, Rząd nie działa jako jeden zespół. Każde ministerstwo to osobny silos kompetencyjny. Po wykonaniu swojego zadania przekazuje je do innego ministerstwa (silosu) – obserwujemy podejście „ja swoje zrobiłem". Mimo, że każdy wykonuje „dobrze" swoją pracę, to klient projektu nie jest zadowolony. Nie myśli się o całości. Nikt nie jest winny, bo każdy swoją pracę wykonał dobrze. Myślę, że w tym przypadku nie zawiodły umiejętności rządu, tylko to, że zarządzanie nie zostało przeprowadzone na odpowiednim poziomie. Zignorowano pewnych interesariuszy.
Ma pan na myśli internautów?
Tutaj nigdy nie był brany pod uwagę internauta i to nie tylko w kontekście polskim
Widzi pan jakieś pozytywne aspekty całego zamieszania z ACTA? Można np. na jego podstawie twierdzić, że w Polsce rozwija się świadome społeczeństwo obywatelskie?
Dla rządu, dla wszystkich, którzy teraz wprowadzają jakieś zmiany, to sygnał mówiący o tym jak silny i szybki jest dziś Internet. W dzisiejszych czasach zorganizowanie 200 osób i skoncentrowanie ich uwagi wokół jakiejś idei trwa zaledwie kilka minut. I tu jest duże wyzwanie dla rządu, żeby skupił się na swoich działaniach i pokazywaniu różnych jego aspektów, żeby był bardziej otwarty na rozwijające się coraz szybciej społeczeństwo internetowe. Jest to istotna lekcja z całej sytuacji - a w zarządzaniu projektami jednym z ważniejszych obszarów jest uczenie się i wyciąganie doświadczeń, tak, aby przy następnych projektach nie popełniać tych samych błędów. To jest pozytywny aspekt i olbrzymia wartość. Czy rząd dobrze odrobi tę lekcję? Na odpowiedź musimy poczekać.
Michał Rączka: Teoria i praktyka zarządzania projektami mówią, że na początku każdy kierownik projektu „pozyskuje" interesariuszy, czyli osoby, które są dotknięte albo pozytywnie albo negatywnie przez projekt. Jeżeli chodzi o ACTA, społeczeństwo jest jednym z kluczowych interesariuszy i nie wyobrażam sobie nie wzięcia tego pod uwagę. A jak to zostało przeprowadzone - widzimy.
A jak to się zwykle robi w biznesie?
W projekcie można zrobić analizę ryzyka i świadomie nie brać jakiegoś interesariusza pod uwagę. Tym czasem przy projekcie ACTA ani nie było analizy dotyczącej interesariuszy, ani nie było analizy ryzyka. Ryzyko się ostatecznie zmaterializowało - projekt nie wyszedł, a interesariusze nie są zadowoleni. Przez błędne podejście, wszystkie strony poniosły porażkę i nikt niczego nie zyskał.
A gdybyśmy mieli rozłożyć proces wprowadzania ACTA na poszczególne etapy? Można stwierdzić, który z nich był najgorzej przygotowany?
Zawiodło samo przygotowanie do inicjacji projektu. Nie rozpoznano kto jest interesariuszem i nie przeprowadzono z tymi interesariuszami konsultacji. To jest standardowa procedura w każdej firmie. Jeżeli chce się wykonać projekt, trzeba po pierwsze, wiedzieć kto może na nim zyskać i jest po naszej stronie, a kto na nim straci i będzie próbował przeszkadzać. Po drugie trzeba poznać interesy wszystkich stron i znaleźć rozwiązania typu „win-win". W większości przypadków jakie znam, rozwiązanie tego typu jest możliwe - trzeba mieć jedynie czas i odpowiednio szerokie horyzonty, żeby je znaleźć. Trzecim elementem jest analiza ryzyka. Być może wszystko to zostało zrobione, tylko nie dość dokładnie?
Sam premier przyznał, że on i jego ministrowie wykazali się zbytnią arogancją. Sądzi pan, że kontrowersje, które narosły wokół ACTA, to efekt złych założeń i zbyt płytkiej analizy?
Według mnie jest to skutek wykonywania czynności „z automatu". Być może były brane po uwagę jakieś analizy. Może uznano, że zyskamy coś na świecie albo w UE, a społeczeństwo i jego opinia nie było tu brane pod uwagę.
Może to projekt, do którego należało podejść w sposób bardziej innowacyjny?
To zależy od tego czym i dla kogo jest innowacyjność, biorąc pod uwagę sposób prowadzenia projektów rządowych. Generalnie innowacyjność powinna być podstawą prowadzenia wszystkich projektów. I nie trzeba tu wprowadzać żadnych specjalnych technik.
Zaryzykuję stwierdzenie, że państwo, można porównać do sprawnie działającego przedsiębiorstwa, a umowy które podpisuje, do swoistego rodzaju umów biznesowych. Czy w tym kontekście ACTA to umowa korzystna dla Polski?
Nie chciałbym się wypowiadać bezpośrednio czy umowa jest korzystna, czy nie. Według mnie nie bierze pod uwagę osoby, która jest nią bezpośrednio dotknięta, czyli internauty. ACTA powinna być przygotowywana przez środowisko internautów. Liczą się nie tylko prawne i techniczne aspekty pod względem wprowadzenia umowy na świecie, żeby działała jako spójna całość, ale żeby odnosiła się do świata, w którym żyjemy i żeby nie wywoływała negatywnych skutków.
Polska podpisała już jednak dokument, którego nie przygotowali internauci. Jak spróbowałby pan rozwiązać zaistniały konflikt?
Premier wstrzymał już ratyfikację umowy, odbyły się też konsultacje z internautami. Rząd zareagował PR-owo, żeby móc się wycofać i naprawić błędy. To ratowanie siebie. Kiedy okazało się, że internauta ma silny głos w Polsce, PR-owe działanie jest jedynym sposobem ratowania sytuacji.
Mamy więc PR, ale czy konferencje prasowe, konsultacje, oświadczenia nie są też jednocześnie działaniami świadczącymi o tym, że premier „się ugiął", wskazującymi na jego słabość, sugerującymi, że nie za bardzo wie co robić?Tak naprawdę takie konsultacje powinny zostać przeprowadzone, nawet jeżeli działanie to nazwać PR-owym, tylko że powinno być to zrobione wcześniej. Pierwsze wzmianki o ACTA pojawiły się już mniej więcej w 2008 roku…
Co by pan zrobił na miejscu premiera, jak zarządzał projektem na tym etapie, na którym jest on teraz?
Jeżeli mówimy o sytuacji, jaka jest teraz, to zachodzi przede wszystkim potrzeba ratowania sytuacji. Osobiście, bardziej niż do rozmów na wizji, skłoniłbym się do spotkań z osobami, które rzeczywiście coś znaczą w świecie Internetu w Polsce. Poznałbym opinie za i przeciw ACTA, przygotowałbym się do konsultacji społecznych i wtedy wyposażyłbym się w argumenty i agendę rozmowy. Bez tego podłoża wszystko wygląda tak, że zamiast dialogu mamy do czynienia z wzajemnym obrzucaniem się błotem.
Rząd nie potrafi prowadzić skutecznej polityki zarządzania projektami?
Zarządzanie projektami w polskich przedsiębiorstwach obecne jest od dawna. I mam nadzieję, że na poziomie wprowadzania dużych ustaw też. W kwestii ACTA widać inny problem, Rząd nie działa jako jeden zespół. Każde ministerstwo to osobny silos kompetencyjny. Po wykonaniu swojego zadania przekazuje je do innego ministerstwa (silosu) – obserwujemy podejście „ja swoje zrobiłem". Mimo, że każdy wykonuje „dobrze" swoją pracę, to klient projektu nie jest zadowolony. Nie myśli się o całości. Nikt nie jest winny, bo każdy swoją pracę wykonał dobrze. Myślę, że w tym przypadku nie zawiodły umiejętności rządu, tylko to, że zarządzanie nie zostało przeprowadzone na odpowiednim poziomie. Zignorowano pewnych interesariuszy.
Ma pan na myśli internautów?
Tutaj nigdy nie był brany pod uwagę internauta i to nie tylko w kontekście polskim
Widzi pan jakieś pozytywne aspekty całego zamieszania z ACTA? Można np. na jego podstawie twierdzić, że w Polsce rozwija się świadome społeczeństwo obywatelskie?
Dla rządu, dla wszystkich, którzy teraz wprowadzają jakieś zmiany, to sygnał mówiący o tym jak silny i szybki jest dziś Internet. W dzisiejszych czasach zorganizowanie 200 osób i skoncentrowanie ich uwagi wokół jakiejś idei trwa zaledwie kilka minut. I tu jest duże wyzwanie dla rządu, żeby skupił się na swoich działaniach i pokazywaniu różnych jego aspektów, żeby był bardziej otwarty na rozwijające się coraz szybciej społeczeństwo internetowe. Jest to istotna lekcja z całej sytuacji - a w zarządzaniu projektami jednym z ważniejszych obszarów jest uczenie się i wyciąganie doświadczeń, tak, aby przy następnych projektach nie popełniać tych samych błędów. To jest pozytywny aspekt i olbrzymia wartość. Czy rząd dobrze odrobi tę lekcję? Na odpowiedź musimy poczekać.