Szef firmy ma swój rozum i wynajmie to, czego potrzebuje. A doradca ma mu tylko pomóc, pokazując najlepsze oferty
Krok pierwszy - traktujcie sprawę z powagą
Bardzo często szef zleca sekretarce zorientowanie się w ofertach. Ona nie ma najmniejszego pojęcia o tym, czego szukać, żąda od nas przesłania propozycji, ale nie jest w stanie odpowiedzieć na żadne pytania dotyczące potrzeb firmy.
Najlepiej zatem, jeżeli kontaktują się z nami szefowie firm lub osoby odpowiedzialne za znalezienie odpowiedniego obiektu. To ułatwia współpracę i spełnienie ich oczekiwań. Idealnym rozwiązaniem jest informacja: "jesteśmy firmą z branży x, potrzebujemy obiektu y; przeznaczamy na to budżet w wysokości z, zależy nam na przeprowadzce w ciągu, powiedzmy, miesiąca". Taki zestaw informacji pozwala przedstawicielowi biura przebrać oferty i wyselekcjonować te potencjalnie odpowiadające klientowi.
Wiadomo, że jeśli mamy do czynienia z agencją reklamową czy PR, to będzie ona potrzebowała ciekawie zaaranżowanej i urządzonej powierzchni biurowej lub domu z dużymi, przestronnymi pomieszczeniami. Z kolei kancelaria prawna musi dysponować kilkoma osobnymi gabinetami, miejscem na recepcję i poczekalnię. Jeszcze inne wymagania mają firmy handlowe - jednym potrzebne są tzw. open spaces, duże powierzchnie, innym zależy na wielu mniejszych itd.
Ważne jest też, ile osób zatrudniają i czy zamierzają zwiększyć zatrudnienie; wtedy szukamy obiektów rozwojowych, takich, w których można dobrać powierzchnię lub łatwo przystosować ją do zmieniających się potrzeb.
Krok drugi - bliższe poznanie
Najlepiej spotkać się w dotychczasowej siedzibie firmy. To pozwala pośrednikowi zorientować się w dotychczasowych preferencjach, przyzwyczajeniach pracowników, elementach, bez których trudno się będzie obyć w nowym miejscu. Ważne jest nie tylko to, czy na miejscu są pomieszczenia socjalne i czemu mają służyć, ale też na przykład to, czy firma często przyjmuje gości, czy też jej pracownicy jeżdżą do klientów. W pierwszym wypadku, na przykład agencji, firm handlowych itp., niezbędne będzie szukanie obiektów w tak zwanej pierwszej linii zabudowy, z dużą liczbą miejsc parkingowych, w drugim - gdy mamy do czynienia na przykład z biurem architektonicznym, gdzie potrzeba spokoju, ciszy i dużo światła - będziemy szukać pomieszczeń bardziej w głębi zabudowy, za to z dużymi oknami, także w suficie.
Rozróżnienia dotyczą magazynów. Firmy farmaceutyczne potrzebują pomieszczeń niekoniecznie wysokich, za to czystych, suchych, z bezpyłową podłogą. Inaczej musi wyglądać magazyn części samochodowych, produktów żywnościowych itp. Doświadczony specjalista potrafi dokładnie dopasować specyfikę obiektu do branży danej firmy.
Krok trzeci - przechodzimy do konkretów
Tu pada pytanie o wysokość budżetu na koszty korzystania z nowego obiektu. Trzeba określić, na co firma może sobie pozwolić. To zaoszczędzi czasu agentowi, a przedsiębiorcę uchroni przed niespodziankami. Informacja musi być jasna i precyzyjna. Czy mowa jest o kwocie brutto czy netto? Czy ma ona zawierać wszelkie opłaty, czy też koszty dodatkowe (korzystanie z sieci internetowej, miejsc parkingowych, pracy służb sprzątających, recepcji ogólnej) zamierzamy płacić osobno?
Najgorzej jest współpracować z kimś, kto mówi, że cena nie gra roli. Może to świadczyć, że albo kompletnie nie panuje nad finansami, albo też, że może być nieuczciwy. Tu przydaje się doświadczenie pośrednika, który powinien wiedzieć, że firmy niektórych branż nie mogą sobie pozwolić na płacenie 20 dolarów za metr kwadratowy i deklaracje ich szefów są zwykle ich pobożnym życzeniem. Sam przedsiębiorca powinien pamiętać, że może rozporządzać pieniędzmi, które się ma, a nie tymi, które można będzie zarobić. Zawsze przyda się też margines błędu.
Kolejna rzecz to sprecyzowanie lokalizacji. Występująca w imieniu szefa sekretarka zwykle nie wie nie tylko, jaki rodzaj ogrzewania jest najbardziej ekonomiczny, ale nie ma też pojęcia o tym, czy właściciel firmy nie ma przypadkiem dobrych kontaktów w którymś z urzędów skarbowych i biuro musi znajdować się na jego terenie, że ceny wynajmu w centrum są w prawdzie niższe, ale występuje wiele kosztów ukrytych (np. parkowanie) i tak dalej. Agent dysponujący wszystkimi tymi informacjami może teraz przystąpić do przygotowywania oferty.
Krok czwarty - nie tylko prezentacje
Podstawowe zadanie to znalezienie odpowiednich lokalizacji. Z reguły po dwóch, trzech dniach są one przedstawiane. O profesjonalizmie agencji świadczy to, że wprawdzie przysyła kilka ofert zamiast kilkudziesięciu, ale za to odpowiadają one potrzebom.
Agent może też zoptymalizować zapotrzebowanie, dopasować oczekiwania do możliwości finansowych. To jest korzystne dla obu stron. Klient uświadamia sobie, na co może sobie pozwolić, a dzięki temu rosną szanse na to, że transakcja dojdzie do skutku. Często doradzam zastanowienie się nad tym, czy potrzeby są zgodne ze stanem faktycznym. Zamiast domu o powierzchni 300 mkw. w cenie 10 USD za metr niekiedy wystarczy typowa powierzchnia magazynowo-biurowa, w dodatku mniejsza, ale za to właściwie wykorzystana i tańsza. I odwrotnie: jeżeli firma ma archiwum, to nie ma sensu lokować go w drogiej powierzchni biurowej, skoro można wynająć dom i sensownie wykorzystać suterenę.
Krok piąty - tuż przed decyzją
Klient weryfikuje otrzymane oferty, wybiera te, które go najbardziej interesują. Ma prawo oczekiwać od agenta odpowiedzi na wszelkie pytania dotyczące stanu nieruchomości. No i oczywiście obejrzeć je. Na tym etapie ważne są już szczegóły dotyczące użytkowania obiektu. Czy na pewno potrzebnych będzie aż dziesięć miejsc parkingowych? Czy drogi dojazdowe są wystarczająco szerokie i mocne, że tiry bez problemu nimi przejadą? Czy plac manewrowy, za którego użytkowanie trzeba będzie płacić, jest odpowiednio duży? Czy warto wynajmować powierzchnię biurową z toaletami, kuchnią i salą konferencyjną, skoro na miejscu jest bufet, ogólnodostępne urządzenia sanitarne w budynku są na wysokim poziomie, a narady z dużą liczbą uczestników odbywają się raz na kilka tygodni?
Gdy wszystkie problemy zostaną rozwiązane, pozostaje...
...krok szósty
Podpisanie umowy.
Bardzo często szef zleca sekretarce zorientowanie się w ofertach. Ona nie ma najmniejszego pojęcia o tym, czego szukać, żąda od nas przesłania propozycji, ale nie jest w stanie odpowiedzieć na żadne pytania dotyczące potrzeb firmy.
Najlepiej zatem, jeżeli kontaktują się z nami szefowie firm lub osoby odpowiedzialne za znalezienie odpowiedniego obiektu. To ułatwia współpracę i spełnienie ich oczekiwań. Idealnym rozwiązaniem jest informacja: "jesteśmy firmą z branży x, potrzebujemy obiektu y; przeznaczamy na to budżet w wysokości z, zależy nam na przeprowadzce w ciągu, powiedzmy, miesiąca". Taki zestaw informacji pozwala przedstawicielowi biura przebrać oferty i wyselekcjonować te potencjalnie odpowiadające klientowi.
Wiadomo, że jeśli mamy do czynienia z agencją reklamową czy PR, to będzie ona potrzebowała ciekawie zaaranżowanej i urządzonej powierzchni biurowej lub domu z dużymi, przestronnymi pomieszczeniami. Z kolei kancelaria prawna musi dysponować kilkoma osobnymi gabinetami, miejscem na recepcję i poczekalnię. Jeszcze inne wymagania mają firmy handlowe - jednym potrzebne są tzw. open spaces, duże powierzchnie, innym zależy na wielu mniejszych itd.
Ważne jest też, ile osób zatrudniają i czy zamierzają zwiększyć zatrudnienie; wtedy szukamy obiektów rozwojowych, takich, w których można dobrać powierzchnię lub łatwo przystosować ją do zmieniających się potrzeb.
Krok drugi - bliższe poznanie
Najlepiej spotkać się w dotychczasowej siedzibie firmy. To pozwala pośrednikowi zorientować się w dotychczasowych preferencjach, przyzwyczajeniach pracowników, elementach, bez których trudno się będzie obyć w nowym miejscu. Ważne jest nie tylko to, czy na miejscu są pomieszczenia socjalne i czemu mają służyć, ale też na przykład to, czy firma często przyjmuje gości, czy też jej pracownicy jeżdżą do klientów. W pierwszym wypadku, na przykład agencji, firm handlowych itp., niezbędne będzie szukanie obiektów w tak zwanej pierwszej linii zabudowy, z dużą liczbą miejsc parkingowych, w drugim - gdy mamy do czynienia na przykład z biurem architektonicznym, gdzie potrzeba spokoju, ciszy i dużo światła - będziemy szukać pomieszczeń bardziej w głębi zabudowy, za to z dużymi oknami, także w suficie.
Rozróżnienia dotyczą magazynów. Firmy farmaceutyczne potrzebują pomieszczeń niekoniecznie wysokich, za to czystych, suchych, z bezpyłową podłogą. Inaczej musi wyglądać magazyn części samochodowych, produktów żywnościowych itp. Doświadczony specjalista potrafi dokładnie dopasować specyfikę obiektu do branży danej firmy.
Krok trzeci - przechodzimy do konkretów
Tu pada pytanie o wysokość budżetu na koszty korzystania z nowego obiektu. Trzeba określić, na co firma może sobie pozwolić. To zaoszczędzi czasu agentowi, a przedsiębiorcę uchroni przed niespodziankami. Informacja musi być jasna i precyzyjna. Czy mowa jest o kwocie brutto czy netto? Czy ma ona zawierać wszelkie opłaty, czy też koszty dodatkowe (korzystanie z sieci internetowej, miejsc parkingowych, pracy służb sprzątających, recepcji ogólnej) zamierzamy płacić osobno?
Najgorzej jest współpracować z kimś, kto mówi, że cena nie gra roli. Może to świadczyć, że albo kompletnie nie panuje nad finansami, albo też, że może być nieuczciwy. Tu przydaje się doświadczenie pośrednika, który powinien wiedzieć, że firmy niektórych branż nie mogą sobie pozwolić na płacenie 20 dolarów za metr kwadratowy i deklaracje ich szefów są zwykle ich pobożnym życzeniem. Sam przedsiębiorca powinien pamiętać, że może rozporządzać pieniędzmi, które się ma, a nie tymi, które można będzie zarobić. Zawsze przyda się też margines błędu.
Kolejna rzecz to sprecyzowanie lokalizacji. Występująca w imieniu szefa sekretarka zwykle nie wie nie tylko, jaki rodzaj ogrzewania jest najbardziej ekonomiczny, ale nie ma też pojęcia o tym, czy właściciel firmy nie ma przypadkiem dobrych kontaktów w którymś z urzędów skarbowych i biuro musi znajdować się na jego terenie, że ceny wynajmu w centrum są w prawdzie niższe, ale występuje wiele kosztów ukrytych (np. parkowanie) i tak dalej. Agent dysponujący wszystkimi tymi informacjami może teraz przystąpić do przygotowywania oferty.
Krok czwarty - nie tylko prezentacje
Podstawowe zadanie to znalezienie odpowiednich lokalizacji. Z reguły po dwóch, trzech dniach są one przedstawiane. O profesjonalizmie agencji świadczy to, że wprawdzie przysyła kilka ofert zamiast kilkudziesięciu, ale za to odpowiadają one potrzebom.
Agent może też zoptymalizować zapotrzebowanie, dopasować oczekiwania do możliwości finansowych. To jest korzystne dla obu stron. Klient uświadamia sobie, na co może sobie pozwolić, a dzięki temu rosną szanse na to, że transakcja dojdzie do skutku. Często doradzam zastanowienie się nad tym, czy potrzeby są zgodne ze stanem faktycznym. Zamiast domu o powierzchni 300 mkw. w cenie 10 USD za metr niekiedy wystarczy typowa powierzchnia magazynowo-biurowa, w dodatku mniejsza, ale za to właściwie wykorzystana i tańsza. I odwrotnie: jeżeli firma ma archiwum, to nie ma sensu lokować go w drogiej powierzchni biurowej, skoro można wynająć dom i sensownie wykorzystać suterenę.
Krok piąty - tuż przed decyzją
Klient weryfikuje otrzymane oferty, wybiera te, które go najbardziej interesują. Ma prawo oczekiwać od agenta odpowiedzi na wszelkie pytania dotyczące stanu nieruchomości. No i oczywiście obejrzeć je. Na tym etapie ważne są już szczegóły dotyczące użytkowania obiektu. Czy na pewno potrzebnych będzie aż dziesięć miejsc parkingowych? Czy drogi dojazdowe są wystarczająco szerokie i mocne, że tiry bez problemu nimi przejadą? Czy plac manewrowy, za którego użytkowanie trzeba będzie płacić, jest odpowiednio duży? Czy warto wynajmować powierzchnię biurową z toaletami, kuchnią i salą konferencyjną, skoro na miejscu jest bufet, ogólnodostępne urządzenia sanitarne w budynku są na wysokim poziomie, a narady z dużą liczbą uczestników odbywają się raz na kilka tygodni?
Gdy wszystkie problemy zostaną rozwiązane, pozostaje...
...krok szósty
Podpisanie umowy.